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Quelles sont les 3 fonctionnalités de Diligent Boards préférées des gestionnaires du conseil d’administration ?

Diligent Boards est le portail digital pour la gestion des conseils d’administration le plus utilisé au monde. Ce logiciel permet de fluidifier, accélérer et simplifier la préparation des séances en accompagnant le gestionnaire dans ses tâches. C’est une solution qui offre des bénéfices notables, ce qui explique l’attachement de nos clients à cet outil. Quelles sont les fonctionnalités préférées des gestionnaires des conseils ?

 

1.     Téléchargement des documents par dossiers entiers avec Diligent Boards

 

Un des avantages les plus importants du portail pour conseil d’administration de Diligent est le gain de temps. À ce titre, les équipes d’administration du conseil nous disent souvent apprécier particulièrement de pouvoir transférer tous les documents, peu importe le volume et leur format en un unique clic.

Grâce à la plateforme digitale, il vous suffit, en effet, de glisser-déposer un dossier entier avec plusieurs fichiers pour partager les éléments nécessaires à une réunion des administrateurs. Le logiciel accepte de multiples formats pour tous ces documents : Word, Excel, PPT, PDF, etc. Il va charger tous ces fichiers dans l’ordre et les convertir automatiquement dans un unique format lisible par tous.

Cette fonctionnalité de Diligent Boards constitue un réel avantage pour les secrétaires du conseil. Elle leur permet de ne plus s’embarrasser de toutes les micro-tâches chronophages, auparavant nécessaires à la transmission des dossiers des conseils.

Avec un fonctionnement en 100 % papier, il est épuisant de préparer la documentation du conseil d’administration. Il faut organiser toute une chaîne d’actions qui prennent beaucoup de temps : impression, photocopie, agrafage, mise sous pli, affranchissement, envoi…

Sans compter que la démarche est consommatrice d’une grande quantité de papier et d’encre, néfaste pour la protection de l’environnement. Mais par-dessus tout, les documents papier ne sont pas pratiques pour les administrateurs, qui doivent les transporter et peuvent les perdre. Tendre vers le zéro papier avec la dématérialisation est bien plus intéressant.

Aussi, avoir accès à la dématérialisation des fichiers est un atout notable pour la bonne gouvernance du conseil d’administration. Le secrétaire du conseil est alors hautement performant avec ce transfert d’une grande simplicité pour tout le dossier d’une réunion, et peut se concentrer sur le reste de ses missions à plus forte valeur ajoutée.

 

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2. Collaboration autour des procès-verbaux et leur approbation en temps réel

 

Grâce à Diligent Boards, il devient très simple de procéder à la validation des procès-verbaux (PV) des conseils d’administration. L’ordre du jour est extrait automatiquement des livres du conseil. Aussi, le compte-rendu est rapidement produit.

L’atout le plus intéressant pour les secrétariats du conseil d’administration est de pouvoir collaborer directement via la solution logicielle. Ainsi, la phase de correction-approbation s’accélère. Les délais sont raccourcis, car tout se réalise en temps réel.

Une fois rédigé, le procès-verbal du conseil d’administration est transmis en un clic à tous les administrateurs. Ces derniers sont notifiés de ce nouvel élément. Ensuite, les commentaires et modifications arrivent en temps réel. Il est très simple de pouvoir communiquer et approuver les PV de cette manière.

Avec le logiciel du Governance Cloud de Diligent, il n’y a plus besoin de faire de nombreux allers-retours entre les administrateurs et les gestionnaires. Chaque demande de correction ne nécessite plus l’ensemble de tâches chronophages, comme lors d’une gestion d’un document papier ou par email. La lourdeur administrative de ce type d’action disparaît totalement.

Pour les secrétaires, l’utilisation de Diligent Boards est source de performance également pour les procès-verbaux permet de limiter le risque d’erreur humaine avec la gestion des versions. Elle permet de toujours travailler sur la bonne version du texte, en temps réel, tout en ayant accès à toutes les versions du document. Il n’y a plus besoin de jongler entre des documents présentant des dates différentes.

 

3. Agenda Builder, intégré au sein de Diligent Boards

 

Le portail pour conseil d’administration de Diligent dispose d’une fonctionnalité intelligente de création d’ordres du jour. Celle-ci est très appréciée des gestionnaires du conseil qui gagnent un temps important avec cet outil.

Agenda Builder de Diligent vous exempte de créer vous-même votre propre ordre du jour. Le logiciel le crée de lui-même en fonction de la structure de vos documents du conseil. Il fait alors une proposition d’ordre du jour que le secrétaire n’a plus qu’à reprendre pour le reste de ses démarches.

C’est une solution adéquate et idéale pour gagner beaucoup de temps. Le gestionnaire se retrouve alors réellement accompagné par la technologie. Cette dernière est capable de lui suggérer l’ordre du jour à partir des documents transférés. Ainsi, l’intuitivité de la solution devient un allié précieux pour la préparation des réunions du conseil.

Il ne reste plus au secrétaire qu’à compléter les dates et horaires de chaque session pour finaliser le document. Pour le reste, l’ordre du jour est mis à jour automatiquement avec Diligent Boards. C’est absolument bénéfique pour l’équipe administrative.

 

Pour résumer, Diligent Boards est le logiciel de gestion des conseils d’administration qui facilite la vie des secrétaires, et qui est adopté par près de 17 000 entreprises et organisations à travers le monde. Les gestionnaires du conseil apprécient tout particulièrement de transférer instantanément tous les documents du conseil, de gérer facilement la validation des procès-verbaux et de se voir proposer un ordre du jour. Ces fonctionnalités sont des atouts déterminants dans la gestion des réunions. Ils permettent d’alléger le travail administratif pour plus d’efficacité.

 

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