Gouvernance

Comment la digitalisation de l’entreprise peut-elle améliorer la gouvernance des conseils d’administration ?

Passer du papier au numérique au sein des conseils d’administration est évidemment une transition nécessaire, même si elle requiert un accompagnement et une conduite du changement structurants. Cette digitalisation de l’entreprise est fondamentale pour toute société qui souhaite optimiser sa bonne gouvernance et l’efficacité de son conseil d’administration. Elle va soutenir, accompagner et optimiser le travail des administrateurs en leur offrant un outil efficace et performant. Le portail digital de gestion du conseil d’administration va apporter plusieurs avantages notables à l’entreprise.

 

La digitalisation de l’entreprise avec le bon portail permet de réduire les risques

En décidant de passer du papier au numérique et d’adopter un portail digital, la sécurité des informations du conseil d’administration va être améliorée. À condition, bien sûr, d’opter pour un outil hautement sécurisé comme Diligent Boards, qui offre aux administrateurs une solution premium qui va protéger leurs données.

Alors que les documents papier se perdent ou s’oublient facilement sans protection, un portail digital s’emporte partout sans avoir rien à faire. Aussi, les données confidentielles du conseil d’administration sont parfaitement à l’abri de toute perte comme de tout vol. Cette digitalisation de l’entreprise permet à chaque administrateur où qu’il soit de consulter les informations qui lui sont remises sur le portail. Même s’il perd ses appareils électroniques, les données ne seront pas perdues ou dérobées pour autant : l’accès au terminal comme l’effacement des données peuvent être réalisés à distance.

Par ailleurs, une digitalisation d’entreprise bien menée reçoit souvent l’assentiment de tous. Cela passe par un accompagnement dans la prise en main des nouveaux outils, mais également des nouveaux modes de pensées nécessaires au changement. Une digitalisation réussie permet d’avoir un niveau d’utilisation maximal des outils en place et ainsi d’éviter les manipulations de contournement. Ces dernières augmentent drastiquement les risques pour la société et limitent les bénéfices de l’investissement. Ainsi, bénéficier d’un portail numérique à l’interface intuitive, agréable et accessible à tous n’est plus une option, mais bien une nécessité pour assurer le succès de la transition numérique.

Parfaitement protégé par de multiples dispositifs (chiffrement, audits indépendants, tests d’intrusion et de vulnérabilité, mises à jour régulières…), le portail digital ne laisse aucune faille dans laquelle un pirate informatique pourrait s’engouffrer. Plusieurs techniques de protection expertes sont intégrées à un portail premium tel que Diligent Boards. Ainsi, le meilleur niveau de protection est garanti au conseil d’administration en permanence.

DILIGENT BOARDS

Découvrez comment Diligent Boards peut, dans une démarche de digitalisation de l’entreprise, améliorer les réunions du conseil d’administration, optimiser la gestion des documents du conseil, et sécuriser les données les plus sensibles. Il vous suffit de compléter ce formulaire et nous vous recontacterons dans les minutes qui suivent pour planifier une démonstration.

Le portail digital pour passer du papier au numérique automatise les fonctions de gestion de la conformité

Mettre en place un portail numérique lors de la digitalisation de l’entreprise, permet d’améliorer la conformité aux règles de bonne gestion du conseil. Les conseils d’administration et leur séances sont soumis à un certain nombre de procédures réglementaires prévues dans les lois, les codes de gouvernances et les statuts de la société. Il est fondamental de parfaitement respecter ces règles pour faire valoir la validité des décisions prises.

En prenant en charge l’intégralité des différentes tâches de gestion d’un conseil, le portail digital va accompagner, fluidifier et archiver tout le flux de travail. Ce passage du papier au numérique va permettre de disposer automatiquement de toutes les références nécessaires à la conformité des procédures. Il n’y a alors plus aucun risque d’oublier un envoi, de manquer une étape ou d’omettre une tâche.

Les administrateurs vont pouvoir disposer de toute la documentation nécessaire au conseil, parfaitement actualisée. Ils auront sous les yeux l’ordre du jour de la réunion, la convocation, le procès verbal du dernier conseil. Dès qu’un document est élaboré, il peut être mis en ligne et lu, corrigé et actualisé en un temps record par les personnes adéquates.

Grâce à la digitalisation de l’entreprise, les membres du conseil vont pouvoir exercer leur droit de vote via le portail digital. Ils peuvent alors suivre les résultats en temps réel. Ainsi les conseils d’administration atteignent plus aisément leur quorum et les délibérations peuvent progresser plus vite.

Enfin, cette numérisation du conseil est aussi un vrai accélérateur des procédures. Le conseil fonctionne avec davantage de fluidité et de célérité pour une gouvernance améliorée. Par exemple, il est possible de valider un PV directement en ligne.

 

La digitalisation de l’entreprise via un portail digital permet d’améliorer l’interactivité autour des réunions

L’utilisation d’un portail numérique dans le cadre d’une stratégie de digitalisation de l’entreprise est un vecteur de meilleure interactivité entre les administrateurs et les dirigeants. L’outil regorge de fonctionnalités très intéressantes pour booster la gouvernance des conseils d’administration.

Alors que les versions papier s’avèrent d’une rigidité hors d’âge, le numérique est évolutif et constamment à jour. Les documents peuvent être modifiés en ligne et différentes versions apparaissent en toute simplicité. Des corrections peuvent être apportées aux divers rapports sans aucune lourdeur, ni surcroît de travail. De simples notifications informent les administrateurs de ces mises à jour.

Les administrateurs peuvent facilement collaborer entre eux grâce à la digitalisation de l’entreprise. Ils ont la possibilité d’échanger par messagerie instantanée sécurisée. Bien que géographiquement souvent dispersés, ils vont pouvoir travailler avec une certaine proximité, favorisée et accompagnée par l’outil. Un véritable travail d’équipe est alors possible au plus grand bénéfice de la société.

Passer du papier au numérique, c’est aussi s’offrir des possibilités nouvelles, difficilement réalisables sans cet outil. Ainsi, il est possible d’effectuer des enquêtes en amont et en aval des réunions, de réaliser des auto-évaluations de performances ou des procurements de vote.

Les bienfaits de la digitalisation de l’entreprise s’observent grandement au niveau des conseils d’administration, qui peuvent alors mener par l’exemple. Disposer d’un portail digital pour gérer un conseil d’administration permet de réduire les risques, de facilement respecter la conformité et de bénéficier de l’interactivité du numérique. Ce sont tous ces avantages qui expliquent que la solution Diligent Boards est leader sur son marché.

LIVRE BLANC

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