Gouvernance

Digitalisation de l’administration : Peut-on faire confiance à Diligent Boards ?

Parmi les nombreux bénéfices qu’elle procure à l’ensemble de votre société, la digitalisation de l’administration du conseil d’administration est un vecteur formidable d’efficacité et de performance pour tous les utilisateurs. Elle va véritablement servir les travaux de cet organe majeur de votre entreprise. La solution digitale Diligent Boards apporte bien des bienfaits pour les membres du CA en particulier. Un administrateur va ainsi bénéficier d’un gain de temps remarquable et de meilleures décisions.

 

1/ Gain de temps grâce à la digitalisation de l’administration du CA

 

En guise de premier argument marquant, il est possible d’affirmer que les membres du conseil d’administration qui utilisent Diligent Boards profitent d’un gain de temps conséquent grâce à l’outil. En effet, cette digitalisation de l’administration est une source notable de rapidité d’exécution des tâches pour les personnes en charge de la préparation des dossiers du CA.

Les documents nécessaires à une séance du conseil n’ont plus besoin d’être imprimés, photocopiés et transmis par voie postale ou de coursier. C’est un gain de temps énorme ! Les administrateurs peuvent recevoir petit à petit les documents, dès qu’ils sont prêts. Ainsi tout ce délai est purement et simplement supprimé. Il est juste nécessaire de transférer un document validé sur l’interface des administrateurs en à peine quelques clics.

De cette manière, les administrateurs savent où trouver toutes les informations liées à la gouvernance et aux réunions du conseil. Ils disposent de toutes les données utiles grâce à la solution digitale. Les agendas, les documents, les évaluations, etc. sont à leur disposition, bien rangés, et facilement accessibles en quelques clics.

Les membres du conseil d’administration qui ont des emplois du temps extrêmement chargés ne perdent ainsi plus leur temps, si précieux, à chercher les éléments documentaires nécessaires à une réunion. Grâce à la digitalisation de l’administration, personne n’a besoin de chercher le document le plus à jour dans une boite email qui déborde. Il n’est plus nécessaire de prendre le temps de classer et ranger diverses versions de documents reçus à différentes dates.

Les membres du CA n’ont plus besoin non plus d’attendre une nouvelle livraison de coursier pour un changement de page. Il n’est donc plus nécessaire de se questionner sur la réception de tous les documents, d’organiser la reconstitution de dossiers complets pour une séance du conseil, … Avec un outil digitalisé, tout est ainsi beaucoup plus simple.

La digitalisation de l’administration facilite la gestion et le suivi des informations pour les administrateurs. Il ne leur est plus nécessaire d’investir du temps dans l’organisation de leurs fichiers et de leur messagerie, entre des versions papier et numériques, entre des dates de réception diverses, … Diligent Boards exécute pour eux cette organisation documentaire en un seul et même espace.

Comment digitaliser votre conseil d’administration

Email, portail interne, solution sur mesure, espace partagé… les options pour accompagner votre conseil d’administration à l’air du numérique sont nombreuses, mais ne se valent pas toutes. Comment choisir la meilleure solution pour votre CA, en tenant compte de vos spécificités, budget et contraintes internes ? Découvrez les réponses à toutes vos questions dans notre livre blanc.

 

2/ Prise de meilleures décisions grâce à la transformation digitale du conseil d’administration

 

Outre le gain de temps qu’elle procure, la digitalisation de l’administration est source de meilleures décisions des membres du conseil d’administration. En effet, par les nombreux bénéfices qu’elle leur apporte, elle leur permet de développer une réflexion plus approfondie et mieux informée qui va améliorer la qualité des délibérations du CA et, in fine, de la stratégie d’entreprise.

Grâce à Diligent Boards, les administrateurs ont les documents du conseil plus rapidement. Ils disposent des dernières versions à jour en temps réel. Ils n’ont pas d’attente pour la réception de quelconque information. Leur documentation est parfaitement à jour et classée dans un ressource center.

Aussi, les membres du conseil disposent de tous leurs documents sans délai d’impression, de photocopie et de livraison. Ils disposent ainsi de plus de temps de préparation pour la réunion du CA. Leur ressource center leur offre toute la documentation à portée de main. Ils ont ainsi un accès à de très nombreux documents, bien plus qu’ils ne pouvaient en disposer lorsque la gestion du conseil était sous format papier. De cette manière, leur réflexion sur les délibérations à venir du conseil est plus éclairée, construite et aboutie.

De plus, les membres du conseil d’administration peuvent interagir avant les réunions. Pour construire leur avis sur les points à l’ordre du jour, ils peuvent non seulement parcourir toute la documentation fournie, mais également échanger avec d’autres administrateurs. Ainsi, ils enrichissent leur réflexion d’autres analyses. Governance Cloud propose un écosystème totalement sécurisé qui leur permet de dialoguer sans crainte de piratage ou de fuite d’informations.

Par ailleurs, diverses fonctionnalités du portail numérique vont permettre aux membres du conseil d’affiner leurs analyses pour un avis plus affirmé. Par exemple, ils peuvent conserver et aller voir leurs notes des précédents documents afin de vérifier une information. Le groupe Diligent a pris soin de concevoir un outil véritablement intuitif et simple en tenant compte des feedbacks de notre clientèle.

Grâce à la digitalisation de l’administration, cette meilleure préparation des administrateurs aux réunions va permettre des conversations plus riches. Ils sont mieux informés, documentés, préparés pour débattre des sujets à l’ordre du jour. Leur opinion est plus étayée et affirmée, permettant de meilleures décisions du conseil d’administration.

 

Grâce à Diligent Boards, la digitalisation de l’administration génère un gain de temps profitable pour tous les administrateurs. Leurs documents à jour sont facilement accessibles en temps réel. Ils sont donc mieux informés et plus rapidement. Ils disposent de plus de temps de préparation, d’échange et de réflexion. Au final, les débats des séances du conseil d’administration sont plus riches pour de meilleures décisions.

 

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