Technologie

Construisez votre tableau de bord juridique avec Diligent Corporation

Dans un monde en constante évolution, la mise en place d’une gouvernance moderne permet aux entreprises de rester compétitives sur leur marché et de continuer à prospérer. Pour ce faire, il est important de bénéficier d’outils adaptés, souvent digitaux et intégrés à une infrastructure technologique solide et fiable. En tant que directeur juridique, différents logiciels du Governance Cloud de Diligent Corporation peuvent vous aider à acquérir un avantage concurrentiel déterminant. Mais à quoi ressemble une gouvernance moderne ?

 

1.     Suivez votre conformité à l’international avec Entities de Diligent Corporation

 

Diligent Entities est une solution digitale hautement sécurisée qui permet aux sociétés de centraliser leurs données juridiques et de conformité en « une source unique et fiable ». Ainsi, les équipes en charge pourront simplifier les procédures juridiques et financières de votre entreprise et garantir sa conformité aux législations nationales et internationales.

Le principal intérêt à vous doter d’un tel outil numérique est de stocker et de conserver de manière sécurisée toutes les informations liées à vos différentes filiales dans un endroit connu de toutes les parties prenantes. Vous pourrez par ailleurs mettre en place des processus et des procédures qui vont garantir la précision, l’exactitude et la rapidité de la gestion de la conformité.

Le logiciel de gestion des entités de Diligent Corporation est indispensable tant les différents contextes législatifs et réglementaires ainsi que leurs évolutions peuvent représenter des contraintes pour vos équipes. Grâce à cet outil, vous établissez facilement le suivi et le contrôle de vos objectifs en matière de gouvernance, de risques et de conformité juridique.

Pour en assurer une complète efficacité dans toutes les entreprises et leurs filiales à travers le monde, nous avons doté notre logiciel des fonctionnalités les plus adaptées, comme la signature éléctronique, ou l’envoi de documents aux autorités compétentes directement depuis la plateforme, ou encore des options d’organigrammes poussées. Ainsi, vous serez réellement bien accompagné dans le développement et la gestion de votre structure juridique.

Le logiciel dédié aux entités de Diligent Corporation permet un niveau de protection optimal des données juridiques. À travers une bibliothèque de données, un archivage de fichiers peut être réalisé en toute confiance. Comme pour chacun de nos outils, notre groupe a pris soin de doter celui-ci de tous les usages idoines pour votre structure.

 

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2.     Simplifiez la gestion de la vie du Conseil d’Administration avec Diligent Boards et ses différents modules

 

Diligent Boards est le logiciel phare de Diligent Corporation. Son module dédié aux conflits d’intérêts est également particulièrement apprécié des administrateurs et gestionnaires du conseil.

Diligent Boards est le logiciel phare de la suite d’outils du Governance Cloud. Il représente une aide précieuse pour sécuriser vos données en toute simplicité tout en améliorant et simplifiant la gestion de votre conseil. Cet outil métier, créé par et pour les parties prenantes de conseils d’administration, permet de digitaliser l’ensemble des réunions du Conseil, depuis le partage des documents à la collaboration entre administrateurs, aux votes en ligne et aux résolutions.

Intuitif et sécurisé, le logiciel est facile à prendre en main. Il dispose d’un service d’assistance disponible en permanence et dans de multiples langues. Adopté par plus de 16 000 organisations dans le monde, c’est l’outil leader préféré des gestionnaires et membres du conseil d’administration. Les gestionnaires du conseil gagnent grâce à lui un temps considérable.

La plateforme web tout-en-un de Diligent Corporation vous permet de gérer facilement les ordres du jour des réunions du conseil, les annotations privées et commentaires partagées, les documents afférents aux séances, les discussions des réunions et les procès-verbaux. Si les documents de travail sont mis à jour, les administrateurs en sont automatiquement informés en temps réel.

Ce logiciel du groupe Diligent transcende les contraintes temporelles et géographiques. Il aide véritablement les administrateurs à être complètement concentrés sur la réalisation de leur mission. Ainsi, sur une simple tablette ou un smartphone, ils peuvent consulter partout dans le monde et à toutes heures tous les documents relatifs à une séance du conseil, même hors ligne.

Pour accompagner la gestion de la vie du conseil d’administration, le module complémentaire de gestion de conflits d’intérêts est très utile. Intuitif, il permet aux assistants et gestionnaires du conseil de pré-remplir les réponses pour faire gagner du temps aux administrateurs, ou encore de copier les réponses de l’année précédente pour être plus productif.

Cette solution de gouvernance moderne de Diligent Corporation permet de réaliser très facilement cette tâche rébarbative et parfois désagréable qu’il est pourtant essentiel d’accomplir.

Dans le cadre de l’écosystème Governance Cloud, il vous est alors possible de personnaliser, transmettre et compiler les questionnaires de conflit d’intérêt avec facilité. Tout le processus est géré en ligne. De ce fait, il prend moins de temps à vos collaborateurs, mais aussi aux membres du conseil.

Les formulaires de déclaration sont remplis simplement sur leur appareil électronique par les destinataires, limitant de ce fait les risques d’erreurs. Leur rapport est directement et automatiquement transmis à vos équipes en temps réel. Toutes les données relatives à ce processus sont conservées dans un espace hautement sécurisé, certifié ISO, TRUSTe et FIPS.

 

3.     Collaborez et partagez en dehors des réunions du conseil de Diligent Corporation

 

En outre, les outils du groupe Diligent permettent de collaborer et partager des documents et informations au-delà des réunions du conseil d’administration et avec vos partenaires de confiance :  avocats externes, auditeurs, cabinets de conseil en gouvernance ou stratégie… Pour ce faire, plusieurs formats de salles de données virtuelles vous sont proposés.

Secure File Sharing, associé à Secure Meeting Workflow, vous permet de partager vos documents confidentiels facilement. Il est idéal pour préparer vos réunions du conseil par exemple en transmettant à toutes les parties prenantes les formats de documents ou brouillons. Avec une sécurité informatique renforcée, il facilite la collaboration en toute sérénité. Il permet également à vos équipes de travailler en mode projet et de collaborer en toute sécurité, lors du développement d’un produit, d’une acquisition d’actif, d’une M&A, ou tout projet stratégique et/ou confidentiel.

Intégré à la plateforme de Diligent, cet outil permet des échanges sécurisés en toute simplicité. Vos documents sensibles sont échangés à la fois avec vos partenaires internes à votre entreprise et externes. Il remplace avec un niveau de sécurité bien plus performant les serveurs partagés ou les solutions cloud prêtes à l’emploi. Ainsi, il évite toute fuite de données ou gestion inappropriée qui pourrait être très préjudiciable à votre organisme en matière d’image comme financièrement.

Pour les directions juridiques. Les salles de données de Diligent Corporation permet d’assurer la confidentialité des dossiers traités, notamment grâce à l’étanchéité des solutions avec le département informatique.

Les salles de données virtuelles de Diligent Corporation permettent ainsi à votre équipe juridique de créer rapidement et simplement une ou plusieurs data room virtuelle en fonction de ses besoins. Ces espaces de collaboration totalement sécurisés font partie des vecteurs de bonne gouvernance qui vont vous aider à gérer en toute efficacité et sécurité les projets qui impliquent plusieurs parties prenantes.

Très polyvalente, une salle de données virtuelle est l’outil d’excellence pour un projet de fusion et acquisition, gestion de crise, R&D (Recherche et développement), protection des brevets, développement de nouveaux produits, questions juridiques…

Cet outil de Diligent Corporation est conçu pour garantir l’optimisation de la gouvernance en permettant de collecter, protéger et exploiter les informations sensibles des sociétés. Il est d’une grande aide pour les dirigeants qui vont ainsi pouvoir contrôler les accès aux informations en toute sécurité.

Le contrôle n’empêche pas, bien au contraire, la qualité de la collaboration entre les parties prenantes, dûment autorisées. Une grande transparence et une forte flexibilité vont de mise dans cet environnement avec cette sécurisation. Aussi, la salle de données virtuelle permet d’avoir accès facilement à une grande quantité de données indexée automatiquement.

 

Leader mondial du marché de la gouvernance moderne, Diligent Corporation offre des solutions technologiques parfaitement adaptées à votre direction juridique. Les différents outils de la suite cloud aident les instances dirigeantes à développer et améliorer leur processus en faisant un bon usage du numérique. Plaçant la sécurité au cœur de notre écosystème, nous vous garantissons professionnalisme, écoute et exigence.

 

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