Gouvernance

La structure idéale d’un conseil en gouvernance selon le code Afep-Medef

Le code de gouvernement d’entreprise des sociétés cotées, édité conjointement par l’Afep et le Medef, décrit les modalités de mise en œuvre d’un conseil en gouvernance. Il détaille un éventail de recommandations pour parfaire l’organisation et le fonctionnement des sociétés en France. Le code souligne néanmoins qu’il est impossible de normer des « modes d’organisation et de fonctionnement formalisés et identiques » pour toutes les sociétés cotées tant elles sont diverses. Pour autant, en matière de structure du conseil d’administration, de très nombreux aspects font l’objet de préconisations applicables à toutes les sociétés.

La composition recommandée d’un conseil en gouvernance

Pour un fonctionnement en gouvernance, le code Afep-Medef développe plusieurs recommandations concernant la composition du conseil d’administration d’une société.

Les administrateurs indépendants

Le code Afep-Medef affirme qu’un conseil en gouvernance n’est pas qu’un certain pourcentage d’administrateurs indépendants. Il insiste sur les qualités que doivent posséder ces derniers, à savoir, « intègres, compétents, actifs, présents et impliqués ».

Néanmoins, les administrateurs indépendants doivent être bien représentés au sein du conseil pour répondre aux attentes des professionnels et aider à produire des délibérations 100 % qualitatives. Ils doivent représenter un tiers ou la moitié des membres du conseil, selon le type d’entreprises.

Un administrateur est qualifié d’indépendant lorsqu’il n’a aucun lien spécifique avec la société. C’est au comité des nominations d’attribuer la qualité d’indépendant au regard de différents critères identifiés. Ces derniers sont, par exemple, de « ne pas avoir été au cours des cinq années précédentes salarié ou dirigeant mandataire social exécutif de la société », « ne pas être client, fournisseur, banquier d’affaires, banquier de financement, conseil significatif » ou encore « ne pas être administrateur de la société depuis plus de douze ans ».

Les actionnaires salariés et les salariés

La présence d’actionnaires salariés et de salariés au sein des conseils d’administration est décrite dans les articles L.225-23, L.225-23 et L.225-27-1 du code du commerce. Comme tout autre administrateur, ils participent au vote et peuvent être membres des comités. Ils « disposent des mêmes droits, sont soumis aux mêmes obligations, notamment en matière de confidentialité ». Pour un conseil en gouvernance, ils se réfèrent au code Afep-Medef comme n’importe quel autre administrateur.

L’administrateur référent

Selon le code de gouvernement d’entreprise, il est possible de désigner un administrateur référent, en particulier lorsque les sociétés ont décidé de l’unicité des fonctions de président et de directeur général. Il est choisi par le conseil d’administration au sein des administrateurs indépendants.

Cet administrateur référent se voit confier des missions spécifiques concourant à consolider le conseil en gouvernance, notamment en favorisant les relations entre les actionnaires et le conseil. Ses attributions sont détaillées dans le règlement intérieur. Sa rémunération peut alors comprendre des jetons de présence supplémentaires.

Les critères de diversité et de non discrimination

Dès son premier point, le code Afep-Medef met en avant la nécessité de mettre en place une politique de diversité et de non discrimination au sein des conseils d’administration. Il y est notamment mentionné l’équilibre hommes – femmes au sein des instances dirigeantes.

Le code précise également qu’un conseil en gouvernance doit se questionner sur « l’équilibre souhaitable de sa composition et de celle des comités ». Des critères de diversité sont alors énumérés : « représentation des femmes et des hommes, nationalités, âge, qualifications et expériences professionnelles, … ». Le rapport sur le gouvernement d’entreprise doit à ce titre intégrer la présentation de la politique de diversité avec ses objectifs, ses modalités et ses résultats annuels.

L’organisation générale des conseils d’administration en gouvernance

Outre la composition du conseil d’administration, le code Afep-Medef précise plusieurs aspects primordiaux relatifs à l’organisation générale des conseils.

Les séances du conseil et les réunions des comités

Les séances du conseil, comme les réunions de ses comités, doivent être suffisamment longues et fréquentes pour un parfait examen et des discussions approfondies de tous les points. Le rapport sur le gouvernement d’entreprise indique le nombre de réunions du conseil et de ses comités en mentionnant également la participation de chaque membre.

Le conseil en gouvernance doit également prévoir une réunion annuelle sans la présence des dirigeants mandataires sociaux exécutifs. « Les délibérations doivent être claires ». Un procès-verbal de séance doit être rédigé à l’issue de chaque séance. Il « résume les débats et les questions soulevées, mentionne les décisions prises et les réserves émises ».

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Les mandats des membres du conseil d’administration

Pour un conseil en gouvernance, il est nécessaire de chaque membre « consacre à ses fonctions le temps et l’attention nécessaires ». Le code Afep-Medef définit ensuite plusieurs règles concernant le cumul des mandats des administrateurs. Ainsi le dirigeant mandataire social exécutif ne peut détenir plus de deux autres mandats d’administrateur. Pour le dirigeant mandataire social non exécutif, c’est au conseil de se prononcer. Enfin, le code recommande qu’un administrateur exerce jusqu’à cinq mandats au maximum. Tous les administrateurs sont tenus d’informer le conseil des autres mandats qu’ils détiennent.

La durée des mandats des administrateurs

Plus restrictif que la législation française qui fixe la durée des fonctions d’administrateurs à six ans maximum, le code de gouvernement d’entreprise recommande que le mandat d’administrateur ne dépasse pas les quatre ans. Il indique qu’un conseil en gouvernance doit prévoir un renouvellement étalé dans le temps de ses membres.

Les dates de début et de fin de tous les mandats doivent être reprises dans le rapport sur le gouvernement d’entreprise. Pour chaque administrateur, y figurent également tous les autres mandats exercés, la nationalité du membre, son âge, sa principale fonction et ses participations dans les comités du conseil. Lors de la nomination ou du renouvellement d’un membre du conseil, les actionnaires reçoivent pour l’assemblée générale « une notice biographique décrivant les grandes lignes de son curriculum vitae ainsi que les raisons pour lesquelles sa candidature est proposée à l’assemblée générale », en plus des impératifs réglementaires.

Les comités d’un conseil en gouvernance

Un conseil d’administration crée plusieurs comités dont le nombre et la structure sont variables. Outre le comité d’audit aux prérogatives définies par la loi, le code Afep-Medef mentionne deux autres comités en charge des nominations et des rémunérations pour un conseil en gouvernance.

Les comités spécialisés sont complémentaires au conseil d’administration. Ils « ne doivent pas, en effet, se substituer au conseil mais en être une émanation qui facilite le travail de ce dernier ». Aussi, l’information doit parfaitement circuler entre les comités et le conseil. De plus, chaque comité dispose d’un règlement, validé par le conseil, définissant ses missions et son fonctionnement.

Malgré la diversité des sociétés et de leur mode d’organisation, le code de gouvernement d’entreprise des sociétés cotées offre un ensemble détaillé et abouti de recommandations en la matière. Ces différentes normes sont d’un précieux recours pour accompagner toute société vers un modèle optimisé de gouvernance.

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