Sécurité

L’importance d’une communication sécurisée avec Diligent Messenger dans la gestion de crise

Lorsqu’une crise surgit, une communication sécurisée doit être initiée sans tarder. La société doit se montrer pro-active, réactive et organisée pour gérer au mieux l’événement. L’ensemble de l’entreprise doit être mobilisée. Le conseil d’administration, voire un comité spécialisé, doit rapidement établir un plan d’action. Cependant, un plan robuste ne sera jamais efficace sans une parfaite communication, et ce avant, pendant et après la crise.

 

1/ Disposer d’une communication sécurisée en amont de la crise

 

Pour bien gérer une crise, il est avant toute chose indispensable de parfaitement anticiper ce type d’événement. Pour être apte à faire face à une crise, il est nécessaire de disposer des outils d’identification de la crise et d’alerte des parties prenantes. Parallèlement, un outil de communication sécurisée, comme Diligent Messenger, peut être mis en place pour pouvoir en un clic mettre l’ensemble des parties prenantes en alerte.

En amont d’une crise, cherchez à distinguer les activités les plus sensibles de la société. Il s’agit de celles qui doivent se poursuivre prioritairement quelles que soient les circonstances pour garantir la survie de l’entreprise. Il est ensuite nécessaire de cerner les points de vulnérabilité de ces activités.

De plus, la préparation d’une crise demande l’élaboration d’un ensemble documentaire de référence pour poursuivre l’activité de la société. Il s’agit à la fois de disposer des registres de toutes les parties prenantes de l’entreprise et de ses ressources matérielles, ainsi que des procédures à mettre en œuvre en cas de crise.

La mobilisation de l’ensemble du personnel de l’entreprise est également à anticiper. Pour ce faire, un plan de communication interne doit être établi. Il va permettre d’expliquer, de rassurer et d’informer les employés tout au long de la crise.

Enfin, la société doit être formée à la communication sécurisée de crise. Elle doit en maîtriser tous les aspects et les processus. Il faut aussi avoir défini un plan qui lui soit dédié. Les bonnes pratiques de la gestion de crise doivent être appliquées dès cette phase amont. Messenger est alors une solution utile pour diffuser l’information à toutes les parties prenantes.

 

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2/ Protéger ses échanges pendant la crise

 

Quand la crise survient, la société doit mettre en place une communication sécurisée qui permette d’avoir un espace d’échanges de confiance. Cela va favoriser le partage des informations critiques en interne et assurer un contact constant entre les équipes.

Durant la crise, il est nécessaire de commencer par comprendre et analyser l’événement. Il est utile de retracer son historique et ses parties prenantes. Il faut pouvoir en établir un diagnostic précis en cernant ses conséquences sur l’entreprise. Par ailleurs, avoir une longueur d’avance est toujours pertinent. Aussi il faut comprendre comment va évoluer la crise en fonction des réponses apportées par les différents acteurs concernés.

Dès qu’une crise apparaît, il est bon de pouvoir en évaluer les répercussions sur la société afin de fournir une communication adaptée et un plan d’action à la hauteur. Une crise peut perturber l’activité de la société, abîmer son image de marque ou encore détériorer ses résultats financiers. En fonction de son importance, les réactions de l’organisation ne seront pas les mêmes.

Pour bien gérer une crise, il va être nécessaire de développer une communication adaptée à l’événement. Aussi, il peut être utile de compléter les informations dont dispose l’entreprise en fonction de la dite crise. De plus, il faut que la société puisse s’incarner davantage dans son dirigeant dans un tel moment. Aussi, il est indispensable que le PDG s’implique de façon plus importante pour incarner la société et prendre les décisions exceptionnelles imposées par la crise.

Dans sa communication, l’entreprise doit transmettre des faits précis pour supprimer toute extrapolation ou exagération des propos tenus. Les messages élaborés doivent être vrais, cohérents et crédibles. Une communication sécurisée adaptée à la crise doit être établie à la fois au sein de l’entreprise, avec ses partenaires et avec les médias. En s’aidant d’un logiciel tel que Diligent Messenger la société peut en permanence établir et adapter des messages personnalisés selon ses interlocuteurs.

Pour parfaitement gérer sa communication sensible de crise, la société doit avoir mis en application un plan d’action élaboré dans la phase amont, puis adapté à l’événement actuel. Il doit viser prioritairement à défendre les intérêts de la société, sa stratégie, ses représentants ou son image de marque.

Par ailleurs, elle doit impérativement assurer un suivi de l’ensemble des mesures prises et de la communication transmise. Cela permet d’ajuster les messages et les actions afin de garantir la meilleure compréhension de tous et d’éviter toute atteinte à l’image de l’entreprise. Un système de suivi efficace permet de garantir une fin de crise la plus rapide possible.

Les responsables de la société peuvent s’appuyer sur un outil tel que Diligent Messenger afin de procéder à ce suivi et établir les adaptations adéquates. De plus, les dirigeants et administrateurs peuvent avoir besoin d’échanger en sécurité sur les évolutions probables de la crise et les meilleures actions à entreprendre. C’est une solution digitale idéale pour des échanges sécurisés des parties prenantes au cœur de la société.

 

3/ S’appuyer sur une communication sécurisée après la crise

 

Une fois la crise écartée, il est indispensable de continuer à sécuriser les communications. La société doit chercher à gérer cette sortie de crise comme elle a géré l’événement lorsqu’il était à son apogée.

Une première phase de cette fin de crise consiste à confirmer à tous la fin de l’évènement. C’est un élément important qui va également permettre de remercier les meilleurs soutiens de leur aide. Toutes les parties prenantes sont à intégrer, sans aucune omission : le personnel de la société, les administrateurs, les fournisseurs et prestataires, les clients, les médias…

Par ailleurs, après une crise, il est nécessaire d’en faire le bilan. Il faut pouvoir évaluer la pertinence des actions et communications mises en œuvre. Il est toujours profitable pour l’avenir de faire les adaptations nécessaires dans les plans d’urgence et de communiquer ces changements à toutes les parties prenantes. Des ajustements peuvent aussi concerner la prévention de ce type d’événement avec la mise à jour des dispositifs de veille. Diligent Messenger peut représenter un soutien pour les échanges de bilans entre les représentants de l’entreprise et tous les acteurs concernés.

Enfin, il est important de réaliser une communication sécurisée en interne et à l’attention des médias concernant les conséquences réelles de cette crise pour la société. Les salariés doivent être tenus informés des éventuelles répercutions pour la stratégie d’avenir de l’organisation. Le public doit comprendre que l’entreprise a parfaitement su mettre en œuvre toutes les actions nécessaires pour limiter l’impact de la crise et éviter toute réapparition ultérieure.

 

 

Face aux nombreux risques auxquels les sociétés sont soumises, une communication sécurisée est la meilleure garantie de pouvoir gérer une crise le plus efficacement possible. Pour en limiter les conséquences, le conseil d’administration de l’entreprise doit pouvoir s’appuyer sur des plans de prévention, d’actions et de communication à la hauteur de la menace encourue. En amont, pendant et en aval de la crise, elle doit bénéficier des outils les plus robustes et adaptés, tels que Diligent Messenger, pour assurer la sortie de crise avec des dégât minimum.

 

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