Gouvernance

Quelles clés pour écrire un pv de conseil d’administration optimisé ?

Parmi les tâches indispensables des conseils d’administration, écrire un pv est sans doute l’une des plus nécessaires et engageantes pour la gouvernance et l’avenir de la société. Cet impérieux besoin de conserver le détail des décisions prises lors des séances du conseil naît de la portée des délibérations. Que dit la loi et le code Afep-Medef au sujet de la rédaction des PV ? Quelles guidelines peuvent vous aider à savoir comment rédiger un procès verbal idéal ?

 

Comment rédiger un procès verbal selon la réglementation en vigueur et le code de gouvernance ?

Comment écrire un procès verbal selon la législation française ?

Rappelons tout d’abord que la législation en vigueur, dans son article L.235-14 du code de commerce, impose d’écrire un pv, étant donné que son absence peut être sanctionnée par la nullité des délibérations prises. Ensuite, l’objet du PV est décrit comme étant de constater les délibérations d’un conseil d’administration dans l’article R.225-22 du code de commerce. Il est précisé également qu’un registre spécial recueille les procès-verbaux au niveau du siège social de la société.

La réglementation fournit ensuite des éléments précis pour savoir comment rédiger un procès verbal. La liste des membres du conseil présents et absents doit y être jointe. Le PV doit comporter 2 signatures au moins, dont celle du président de la séance et un administrateur. Les éventuelles difficultés techniques doivent être mentionnées.

 

Comment rédiger un procès verbal selon le code Afep-Medef ?

Le code sur le gouvernement d’entreprise des sociétés cotées établi par l’Afep et le Medef et actualisé en 2018 mentionne dans le point 10.4 la nécessité d’écrire un pv. À ce propos, il évoque l’impératif de parfaite clarté des délibérations. Il précise que « le procès-verbal de séance résume les débats et les questions soulevées, mentionne les décisions prises et les réserves émises ». Ensuite, il rappelle que son objet est de garder « la trace des diligences du conseil ».

 

Trois clés centrales pour mieux écrire un pv

Afin de répondre aux préconisations du code de gouvernance et aux impératifs légaux, nous vous proposons 3 lignes directrices capitales pour bien écrire un pv.

1) Écrire un pv parfaitement détaillé

Écrire un pv correspond à formaliser les décisions du conseil d’administration. Il s’agit d’intégrer de façon détaillée toutes des discussions structurantes de chaque séance du conseil d’administration. Pour savoir comment rédiger un procès verbal, il faut commencer par lister tous les sujets abordés lors de la réunion, puis en synthétiser les débats.

Le rôle du secrétaire de séance est alors prépondérant. Il va devoir tout noter et retranscrire dans le PV. Il est impératif alors qu’il comprenne parfaitement les débats et le sens des différentes interventions des membres du conseil. Sa capacité à être fidèle aux paroles tenues et objectif est primordiale.

Le procès-verbal doit être écrit de façon détaillée pour s’assurer qu’il soit conforme aux exigences réglementaire. Les PV disposent d’un cadre législatif qu’il convient de respecter. Les actions que souhaitent entamer la société peuvent être empêchées par des erreurs ou imprécisions de rédaction de PV, voire même entraîner des difficultés juridiques.

Le procès-verbal sert à consigner les sujets débattus. Il est essentiel pour la société que cette compilation soit complète et exhaustive afin d’en garder une trace, de tenir compte de la complexité des discussions et de pallier à l’inconvénient de l’espacement entre les réunions du conseil.

Écrire un pv exige de détailler avec clarté toutes les discussions. En évitant tout parti pris comme toute ambiguïté, le document doit intégrer toutes les informations pertinentes. Il doit cependant rester concentré sur l’essentiel en allant droit au but et en évitant toute digression.

 

2) Suivre un bon modèle de procès-verbal

Il est essentiel de faciliter la rédaction d’un procès-verbal en bonne et due forme avec l’aide d’un modèle adapté. Écrire un pv ne s’improvise pas. Il est nécessaire d’avoir de la méthode pour respecter toutes les contraintes, ne rien omettre et gagner du temps.

Certaines mentions sont obligatoires. Un modèle vous permettra de ne pas les omettre. En effet, chaque PV doit intégrer l’ordre du jour de la réunion du conseil, la date et l’heure de début et de fin de séance, le lieu de la séance, la validation du procès-verbal de la dernière réunion, les éventuelles allées et venues d’administrateurs en cours de séance, les principales discussions et les délibérations prises par le conseil. Aussi chaque document peut être établi de la même façon.

Par ailleurs, disposer d’un modèle normalisant et offrant une même mise en page et une même hiérarchie facilite la lecture. Ainsi les administrateurs pourront plus rapidement relire le document pour l’approuver à la séance suivante. Cette facilité de lecture est aussi profitable pour toute personne ayant besoin d’avoir accès à un PV lors de démarches entreprises par la société ou par un tiers.

 

3) Utiliser un logiciel comme Diligent Minutes

Pour pouvoir facilement écrire un pv, utiliser une solution digitale, telle que Diligent Minutes, est fantastique. Elle offre bien des avantages, comme des éléments pré-remplis ou une sécurisation optimale.

La solution numérique de rédaction des PV est très utile pour faciliter le travail du secrétaire de séance. Avant, pendant et après la réunion du conseil d’administration, il va accéder à une interface intuitive ultra simple. Il dispose d’un cadre et est guidé pour répondre aux exigences légales et contribuer à une bonne gouvernance.

Le logiciel est à même de faciliter la rédaction du compte-rendu en employant les informations déjà stockées. Certaines données peuvent être ajoutées automatiquement, telles que l’ordre du jour, les participants ou la date. La tâche du secrétaire est ainsi allégée.

Les procès-verbaux des sociétés regorgent d’informations confidentielles qu’il convient de protéger. Diligent Minutes offre toutes les garanties de protection de la suite Diligent Cloud à laquelle il est intégré. Il bénéficie notamment du chiffrement des données. Ainsi les contenus du PV sont à l’abri des pirates et autres indiscrets.

Enfin, l’utilisation d’un logiciel pour PV facilite sa diffusion. En toute simplicité, le document est téléchargeable en format texte.

Le procès-verbal d’une séance du conseil d’administration est un document réglementaire primordial pour toute entreprise qui recueille ses décisions. Aussi veiller à l’optimisation de sa rédaction est ultra pertinent pour stimuler l’efficacité du conseil et sa bonne gouvernance. Suivre les 3 lignes directrices suivantes permet d’écrire un pv idéal : être détaillé, avoir un modèle et utiliser un logiciel comme Diligent Minutes.

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