Meilleures pratiques

Comment rédiger de meilleurs procès-verbaux des réunions de conseil

Un débat sur les meilleures pratiques de gouvernance d’entreprise et sur la façon la plus efficace de tenir une réunion de conseil ne serait pas complet s’il n’abordait pas les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. Ils sont si importants que le National Council of Nonprofits (Conseil National américain des Associations à but non lucratif) a inclus la tenue des procès-verbaux des réunions de conseil d’administration dans sa liste des 5 bonnes pratiques de gouvernance essentielles.

Mais il ne suffit pas de reconnaître la valeur des procès-verbaux des réunions de conseil. Maîtriser cet aspect du processus des réunions ne se limite pas à prendre des notes complètes et précises. Pour améliorer la rédaction des procès-verbaux des réunions de conseil d’administration, les entreprises doivent respecter de nombreuses règles, de la planification anticipée à la sélection des informations à enregistrer, en passant par la mise en œuvre d’une stratégie de partage des informations obtenues.

Pour être en mesure de rédiger de meilleurs procès-verbaux de réunions de conseil et d’optimiser ces réunions globalement, évaluez et affinez la procédure, en commençant par ces trois étapes distinctes, mais tout aussi importantes.

Étudier l’ordre du jour des réunions de conseil d’administration

Le chemin menant vers une réunion constructive commence par l’ordre du jour des réunions de conseil. L’ordre du jour doit refléter les objectifs de la réunion du conseil convenus pour l’entreprise, préciser les problèmes à aborder et faire référence aux documents des réunions de conseil, tout en restant relativement concis. Comme le souligne l’entreprise, n’oubliez pas d’inclure les procès-verbaux de la réunion de conseil précédente, pour leur approbation mais aussi pour permettre aux membres du conseil « d’ajouter des points qui ont été oubliés ». En fait, l’ordre du jour est un guide destiné à aider les membres du conseil à piloter la réunion de manière efficace et productive. Mais l’ordre du jour d’une réunion de conseil d’administration ne peut remplir cette mission que si les membres du conseil ont pu en prendre connaissance. Ce n’est pas toujours le cas.

On peut comprendre aisément que ceci peut avoir des répercussions négatives sur la réunion et sur toutes les personnes impliquées. Si les membres du conseil d’administration ne sont pas suffisamment préparés à prendre les problèmes à bras-le corps, la réunion peut être une occasion manquée. En plus de préparer et de distribuer l’ordre du jour à l’avance, la direction peut mettre toutes les chances de son côté en accordant la priorité aux problèmes les plus importants, qu’il s’agisse de questions de vente et de marketing, de finances et juridiques, de ressources humaines ou de recherche et développement.

Découvrez ici comment Diligent Minutes, un outil intégré à Diligent Boards™, peut vous aider rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration.

Retenir ce qui est important

Quelle que soit leur capacité de mémorisation, les membres du conseil d’administration et les cadres dirigeants peuvent tirer parti d’un récapitulatif détaillé de chaque réunion de conseil auxquelles ils participent.

Les procès-verbaux des réunions de conseil doivent comporter toutes les actions envisagées par le conseil, les motions qui ont été présentées et indiquer si ces dernières ont été approuvées ou non. Les observations personnelles et citations n’ont pas leur place dans les procès-verbaux de réunion, contrairement aux événements importants tels que les retards et les sorties anticipées. À quoi ressemble réellement un document de ce type ? Dans un autre article sur la façon de rédiger des procès-verbaux de réunions du conseil, le cabinet d’expertise comptable et de conseil DeLeon & Stang a recommandé l’adoption par les conseils d’administration du format suivant :

  • Le rapport des présences, qui peut se limiter à noter les présents et les absents et faire signer une feuille à tous les invités
  • L’approbation des procès-verbaux des réunions précédentes et des états financiers du mois précédent
  • Le passage en revue des « vieilles affaires » : tout ce qui a pu être discuté lors d’une réunion précédente et qui n’a pas encore été résolu
  • Les « nouvelles affaires » à l’ordre du jour : nouveaux éléments qui nécessitent l’attention du conseil. Les entreprises peuvent également utiliser un modèle de procès-verbaux de réunion de conseil pour simplifier la procédure, comme nous l’avons remarqué chez Diligent, afin de réduire le stress et d’optimiser l’efficacité de la réunion.

Une autre bonne pratique consiste à faire signer les notes par le secrétaire du conseil une fois terminées. La conservation des procès-verbaux est particulièrement importante à une époque où les réunions de conseil d’administration sont souvent enregistrées avec des smartphones et autres appareils. S’il y a une divergence d’opinion sur une décision prise pendant une réunion, les procès-verbaux deviendront la source de référence de l’entreprise à des fins de confirmation. Sans les procès-verbaux des réunions, une entreprise n’a aucune preuve des décisions prises dans une salle de conseil.

Distribution des procès-verbaux

La tâche de rédaction de meilleurs procès-verbaux de réunion ne prend pas fin avec la réunion. Les entreprises doivent remettre ces procès-verbaux aux membres du conseil d’administration dans les 24 heures suivant la réunion. Cela permet de garantir que les idées et les décisions sont encore claires dans les esprits. Plus vite vous communiquez ces procès-verbaux, plus grandes seront les chances que les participants à la réunion (qui ont déjà repris le cours trépidant de leur vie) s’acquitteront des tâches ou des recherches qui leur ont été attribuées, et qu’ils arriveront à la prochaine réunion avec un rapport d’avancement positif.

Agir vite après la réunion permettra également aux membres de votre conseil d’exprimer toutes les craintes éventuelles qu’ils pourraient avoir à propos du contenu des procès-verbaux. Même les secrétaires généraux les plus qualifiés font des erreurs et, les membres de conseil d’administration ont l’obligation de lire attentivement les procès-verbaux de chaque réunion pour en vérifier l’exactitude. Cela implique notamment d’apporter les corrections et de faire les commentaires et objections nécessaires. Pour éviter toute confusion, précisez que les procès-verbaux révisés remplacent le précédent document.

Grâce au logiciel de portail pour conseils d’administration, ce processus, tout comme la rédaction et la distribution des procès-verbaux, devrait être beaucoup plus facile. L’utilisation de ces logiciels offre différents avantages comme la sécurité (les procès-verbaux des réunions de conseils et autres documents sensibles peuvent être stockés sur une plateforme sécurisée) et la convivialité (il est possible de partager facilement les procès-verbaux avec les membres du conseil dans le monde entier).

Dans le monde aux multiples facettes de la gestion des conseils, les procès-verbaux peuvent paraître d’importance minime, mais ils sont essentiels à la réussite des réunions du conseil.

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