Meilleures pratiques

Economisez de l’argent avec un portail pour conseils d’administration

Le savoir, c’est le pouvoir et le temps, c’est de l’argent. Pour les professionnels chargés de superviser la communication dans le conseil d’administration, ces deux expressions ne sont pas seulement accrocheuses, elles sont étroitement liées. Pour les administrateurs, il est essentiel de s’assurer que les membres du conseil d’administration sont bien informés par la distribution des informations et l’assurance d’une communication continue. Parallèlement, économiser de l’argent est tout aussi important pour la réussite d’un conseil d’administration. Dans le cadre des portails pour conseils d’administration, cependant, cette notion ne bénéficie pas toujours de l’attention qu’elle mérite. Les outils de gestion documentaire des réunions de conseils d’administration ou portails pour conseils d’administration sont connues pour leur capacité à améliorer la gouvernance de la société et pour le rôle critique qu’elles jouent dans l’élaboration et la tenue d’un conseil d’administration efficace. Mais leurs avantages ne s’arrêtent pas là. Ces outils de gestion documentaire peuvent réduire les coûts liés au conseil d’administration de diverses façons.

Examinons cela de plus près.

Sécurité sensible

Au cours des dernières années, le partage de documents en ligne, le stockage et les outils de gestion documentaire ont gagné en popularité dans les sociétés cherchant des solutions flexibles pour la collaboration interentreprises. En effet, lorsque les travailleurs se retrouvent en divers endroits du globe, les produits numériques sont incontournables. Il est logique que les sociétés puissent également se tourner vers ces outils. Mais lorsque les informations à partager sont des données confidentielles et très sensibles qui ne peuvent être divulguées sous aucun prétexte à la concurrence, cela vaut-il vraiment la peine d’utiliser une outil de gestion documentaire au rabais ?

La sécurité est la réponse. Les services de synchronisation « dans le nuage » ont une vulnérabilité inhérente de conception que les pirates informatiques peuvent utiliser pour accéder aux données. Tant les particuliers que les entreprises sont concernés par ces problèmes.

Il peut être tentant de recourir à des comptes de courriel ou des solutions de stockages gratuits mais en cas d’attaque, cela peut rapidement coûter cher. Combien une société doit-elle s’attendre à payer ? Les chiffres varient mais ils sont élevés et ils augmentent. Plutôt que d’investir dans de nouvelles mesures de sécurité après l’attaque, tout en tentant vainement de récupérer les données perdues et d’atténuer la perte de crédibilité en matière d’intelligence d’entreprise, il est dans l’intérêt de l’entreprise de choisir directement un portail pour conseils d’administration qui offre un chiffrement robuste et une sécurité de bout en bout.

La qualité compte

Il existe plusieurs outils de gestion documentaire, mais tous les portails pour conseils d’administration ne sont pas équivalentes. Les fournisseurs à faible coût peuvent répondre à certaines exigences des conseils d’administration mais sont certains de présenter des lacunes dans d’autres domaines. Est-il judicieux de payer plus pour un système plus complet ? Lorsque vous prenez en considération les économies d’argent supplémentaires offertes par la plus complète des outils de gestion documentaire, vous comprenez que c’est le choix qui s’impose.

Une solution complète de portail pour conseils d’administration peut leur offrir tout ce dont ils ont besoin, de l’accès intuitif aux ordres du jour, aux commentaires, au partage de notes et aux annotations ainsi qu’au vote avec signatures. Le tout étant conçu, pensé est basé sur le comportement des membres des conseils d’administration, qui peut être analysé pour savoir exactement ce qu’ils désirent et ce dont ils ont besoin.

Ces portails pour conseils d’administration de qualité supérieure offrent également des économies par rapport aux coûts des processus classiques de gestion de réunions de conseil d’administration. En choisissant une plate-forme dématérialisée, simplifiée mais complète, les entreprises peuvent réduire leur dépendance aux documents imprimés qui impliquent des frais d’impression et d’expédition sans parler des risques de perte. Cette solution permet également de réduire les frais de déplacement par avion des membres du conseil d’administration car les documents de réunion sont facilement disponibles en tout point du monde.

Comme toutes les informations sont communiquées sous forme numérique, elles sont toujours à jour et les utilisateurs peuvent accéder aux réunions, aux calendriers, aux documents archivés des réunions précédentes et à toute autre ressource de l’entreprise à tout moment.

La tranquillité d’esprit liée au choix d’un portail pour conseils d’administration n’a pas de prix lorsque ce portail tient non seulement ses promesses de simplicité et d’efficacité, mais également qu’il respecte les normes de sécurité les plus rigoureuses, grâce notamment à un service à la clientèle qualifié et disponible à tout moment. Avec le bon portail pour conseils d’administration, le savoir et les économies d’argent vont de pair.

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