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CA et logiciel de gestion des documents : le couple gagnant

Tant pour les secrétaires de conseil d’administration que pour les administrateurs et administratrices, la gestion documentaire représente une tâche chronophage. Elle peut aussi constituer un véritable frein quand les documents s’échangent au format papier. Le travail de chacun dépend dans ce cas d’envois postaux, et souffre des difficultés de manipulation du papier. Quels sont les problèmes liés à la gestion documentaire des conseils d’administration en 2021 ? Comment un logiciel de gestion des documents peut venir soutenir la performance des membres du conseil, et donc aussi la pertinence des débats en séance ?

Les difficultés documentaires des conseils d’administration

Pour mener à bien leurs missions et s’assurer de la réussite de l’entreprise à travers leurs prises de décisions, les membres du conseil d’administration consultent une série de documents. De nombreux recueils documentaires au format papier ou numérique leur parviennent ainsi quotidiennement. Ceux-ci doivent servir à préparer les réunions du CA efficacement. Leurs envois massifs ne correspondent pourtant pas toujours au planning des séances.

Des membres du conseil en difficulté face à la quantité de documents

La quantité de documents que reçoivent les administrateurs et administratrices recoupent plusieurs problématiques :

  • Leurs envois ne se plient pas nécessairement au rythme des séances, et se perdent donc dans la masse documentaire mobilisée par chaque membre du CA ;
  • Quand ils sont au format papier, ils encombrent et compliquent la tâche d’administrateurs pourtant souvent en déplacement ;
  • Ils se parcourent difficilement étant donné leurs volumes ;
  • Les administrateurs et administratrices peinent à les annoter ;
  • Ces supports ne laissent généralement que peu de moyens de partager des commentaires entre membres du conseil ;
  • Certains formats n’autorisent pas à réaliser de mises à jour.

Les administrateurs ont pourtant besoin de formats d’échanges qui permettent de consulter de nombreux documents de façon instantanée, y compris lors des déplacements.

C’est notamment vrai si votre conseil comprend des membres étrangers, ou résidant loin du siège de l’entreprise. Ils doivent pouvoir identifier rapidement les informations prioritaires. Ils doivent aussi être en mesure d’y faire des recherches facilement, et de s’y retrouver efficacement. C’est là un prérequis indispensable pour qu’ils puissent s’appuyer sur un corpus documentaire fiable pendant la séance.

Les supports documentaires du CA dès qu’ils existent encore aujourd’hui ne répondent donc pas à l’ensemble des besoins des administrateurs et des administratrices. Difficiles à transporter quand ils sont au format papier, ils peuvent également représenter un risque de perte ou de fuite d’information. Ils menacent donc la sécurité des données confidentielles de l’entreprise.

Si votre conseil d’administration mobilise encore des supports de ce type, il est donc urgent de changer de stratégie. C’est d’autant plus vrai si certains des membres du CA sont indépendants. Le fonctionnement du conseil doit leur donner une image positive de l’entreprise, de sa gestion et de la sécurité de ses informations sensibles. D’où l’intérêt des logiciels de gestion documentaire.

Des secrétaires de conseil esclaves de la moindre réimpression

Les gestionnaires et secrétaires de conseil d’administration souffrent également de la gestion papier des séances. La moindre modification documentaire implique une réimpression et le remplacement de la page dans le parapheur. Si les documents porteurs de l’éventuelle erreur avaient déjà été envoyés aux administrateurs et aux administratrices, il faut relancer tout le processus de coursiers et d’envois de courrier.

Chez Diligent, nous considérons qu’un gestionnaire de conseil qui prend plus de 2h à préparer les documents d’une séance a besoin d’un logiciel de gestion électronique de documents. Celui-ci lui fait gagner du temps et lui permet de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Pour en savoir plus, nous vous conseillons l’article 10 signes qui montrent que vous avez besoin d’une solution de gestion documentaire numérique pour le CA.

Fatigué·e de devoir faire des modifications de dernière minute avant la séance du conseil ? Grâce à un logiciel de gestion des documents comme Diligent Boards, les secrétaires de rédaction divisent en moyenne leur temps de gestion documentaire par 6. Les corrections et remplacements s’effectuent en un clic. La solution facilite aussi l’enregistrement des annotations des membres du conseil, même quand une page de rapport est supprimée.

Élaborer une stratégie de collaboration efficace avec le CA

Les difficultés de gestion documentaire que rencontrent les administrateurs et administratrices s’expliquent par les défauts de certains formats, mais pas seulement. La quantité de documents échangés cause aussi des difficultés à identifier les informations prioritaires. Cette surcharge informationnelle peut impacter négativement l’engagement professionnel des membres du conseil. Pour la combattre, il convient donc de réfléchir de façon collaborative à une véritable éthique de l’information.

Pour que les membres du CA gèrent leur temps plus efficacement, mais aussi pour qu’ils collaborent de façon plus stratégique, plusieurs pistes sont envisageables :

  • Inclure le problème de la gestion documentaire et du temps passé sur les supports échangés à l’ordre du jour d’une des séances ;
  • Si vous êtes secrétaire de conseil, mobiliser un corpus documentaire pour étayer votre souhait de réfléchir à de nouvelles pistes de gestion documentaire ;
  • Inviter chaque administrateur et administratrice à mesurer le poids de la documentation qu’il transfère à ses collègues pour éviter de les noyer ;
  • Se donner pour objectif de simplifier et d’alléger les communications ;
  • Organiser l’envoi des documents en fonction des priorités et des urgences thématiques ;
  • Rationaliser les processus informationnels du CA grâce à un logiciel de gestion documentaire.

Ces différents conseils sont issus d’un article partenaire sur le bruit numérique, le “digital noise”, auquel sont soumis les membres du CA.

Un logiciel de gestion des documents pour allier sécurité et praticité

Les solutions de gestion documentaire représentent une série d’avantages pour les membres du CA et les secrétaires de conseil, dont elles facilitent le travail quotidien :

  • Elles s’adaptent aux smartphones, tablettes et ordinateurs portables pour faciliter la consultation des documents, même en déplacements ;
  • Ce type d’applications de gestion documentaire permet aux administrateurs de mobiliser des milliers de pages en quelques clics, et de s’y déplacer efficacement ;
  • Sécurisées, elles chiffrent et cryptent les informations confidentielles, en plus de n’être accessibles qu’à un nombre réduit d’utilisateurs autorisés ;
  • Les membres du conseil peuvent y éditer des documents, les annoter et discuter à leur propos depuis la solution, en toute sécurité ;
  • Côté gestionnaire de conseil, ces logiciels de gestion de documents fluidifient leur préparation dans le cadre des séances. Ils permettent d’actualiser les informations pour que les administrateurs et administratrices ne réfléchissent que sur des données pertinentes ;
  • Les secrétaires de conseil réalisent facilement les modifications de dernière minute sur le logiciel de gestion documentaire. Ils modifient le document en quelques clics et l’incorporent à l’espace personnel des membres du CA par simple glisser-déposer. Cette manœuvre notifie automatiquement les administrateurs et administratrices d’un changement.

Est-ce que mon conseil d’administration a vraiment besoin d’une solution de gestion documentaire ?

 

Chez Diligent, nous considérons qu’un conseil qui se réunit au moins 3 fois par an a tout intérêt à opter pour un logiciel de gestion de documents. Celui-ci facilite le travail de préparation documentaire des secrétaires du conseil. Ce type de solution va aussi accélérer le travail des membres du conseil, qui gagnent en temps et en pertinence dans leurs interventions lors de la séance. Si toutefois vous hésitez encore, nous vous aidons à estimer les économies et le coût que peut représenter un logiciel de gestion documentaire pour le CA. Faites le test du ROI d’un portail digital pour CA.

Conseils pour bien utiliser un système de gestion documentaire

La numérisation de la documentation des conseils d’administration représente des avantages en termes de sécurité et de fluidité du travail des administrateurs, des administratrices et des gestionnaires de conseil. En termes de fonctionnalités, comment cela se traduit-il ?

Utiliser les bonnes fonctionnalités

Les logiciels de gestion électronique des documents recoupent différentes options qui simplifient le quotidien des conseils d’administration :

  • Créer un modèle d’ordre du jour et de procès-verbal réutilisable et reconfigurable en quelques clics ;
  • Autoriser l’approbation des procès-verbaux en ligne ;
  • Passer par une messagerie instantanée sécurisée et cryptée pour éviter les risques liés aux modules de chat grand public ;
  • Digitaliser les votes ;
  • S’appuyer sur un système d’autorisation granulaire pour encadrer le travail des différents comités et s’assurer d’envoyer des emails aux bonnes personnes, sans erreur de destinataire ;
  • Opter pour une solution sans limite de taille de fichiers ;
  • Utiliser l’annotation et le partage de commentaires autour des documents échangés.

Éviter les pièges de la numérisation

Dans un précédent article sur comment réussir une réunion de conseil d’administration, nous rappelions que si la transformation numérique de la gestion du conseil permet d’envoyer plus de documents, cela ne doit pas servir d’excuse pour en envoyer trop. En multipliant le volume des supports d’information, le conseil prend le risque de noyer ses membres sous les données.

Il faut que la solution de gestion des documents pour laquelle vous optez soit au service d’une meilleure efficacité du travail des administrateurs. Elle doit donc aider à différencier les informations urgentes des éléments plus anecdotiques.

Parmi nos clients, plusieurs entreprises ont ainsi d’ores et déjà pris le parti de limiter la taille des documents échangés dans le cadre de l’ordre du jour à 100 pages. Cette stratégie permet de concentrer les échanges sur les priorités stratégiques de l’entreprise. Le dossier d’une réunion se limite ainsi à quelques documents indispensables :

  • Ordre du jour ;
  • Procès-verbaux de la séance précédente ;
  • Rapport financier ;
  • Mémo de la ou du Président Directeur Général (PDG) ;
  • Documents indispensables pour comprendre et alimenter les discussions sur les sujets à l’ordre du jour ;
  • Documents des comités spécialisés.

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