Gouvernance

Booster la digitalisation des instances de gouvernance

Entre la sécurisation des échanges, la nécessité de mieux collaborer à distance et celle de sécuriser les informations numérisées, vous êtes convaincus de l’opportunité que représente la digitalisation de vos instances de gouvernance. Reste à identifier les pistes les plus pertinentes pour installer la transformation numérique comme la transformation digitale (NDR : inclure lien une fois article publié) au sein des comités de direction et du conseil d’administration. Voici quelques pistes éprouvées pour conserver les acquis digitaux dus à la pandémie de coronavirus, et vous assurer du succès global de la digitalisation de vos équipes dirigeantes.

La digitalisation des instances de gouvernance : une installation lente

Un récent article des Echos sur la digitalisation des conseils d’administration relaie de nombreux chiffres parlants quant aux avancées dans ce domaine. Il s’appuie sur une étude menée en 2018 auprès de 2800 entreprises européennes, qui révèle de belles avancées :

  • 80% des administrateurs utilisaient une tablette ou un smartphone ;
  • 64% avaient un ordinateur portable ;
  • ¾ passaient par un portail numérique et 90% en étaient satisfaits.

La digitalisation des instances de gouvernance, et particulièrement ici des CA, reste cependant encore à la traîne dans certains domaines :

  • 92% des administrateurs et administratrices continuaient à pratiquer les réunions en face à face ;
  • 33% seulement passaient par la vidéoconférence ;
  • 13% utilisaient le vote en ligne.

Si les confinements qu’a imposés la pandémie de COVID-19 ont nécessairement fait grossir ces chiffres, reste à œuvrer pour que le top management ne reprenne pas ses anciennes habitudes :

  • parapheurs, ordres du jour et procès-verbaux papier. Une façon de faire peu écologique et génératrice de tâches chronophages, comme le déplore la secrétaire de CA Olga Weck dans cet amusant témoignage ;
  • mails et messageries instantanées grand public, sans cryptage des messages ;
  • utilisation de clouds grand public pour stocker et archiver les documents confidentiels.

Évaluer les besoins pour mieux rassurer

Pour garantir que la digitalisation des comités de directions et de conseil d’administration ne fasse pas marche arrière une fois l’épidémie derrière nous, il convient d’appliquer quelques techniques efficaces. La première consiste à aider chaque membre des instances de gouvernance à entrevoir le bénéfice de la transformation digitale des process :

  • Listez toutes les informations sensibles manipulées lors des réunions du top management. Cette démarche sert à visibiliser les risques et leur criticité. Manipulez-vous des données de clients et/ou du personnel ? Des salaires ? Des contrats ? Des informations financières ? Le top management se sent-il capable de garantir l’intégrité et la protection de ces données ?
  • Faites une estimation de la quantité de documents papier mobilisée par la préparation des séances et par le suivi des décisions.
  • Mesurez, en heure, le temps passé en aller-retour de parapheurs, quand une solution de gestion documentaire en ligne permettrait de les actualiser en temps réel.
  • Posez à tous cette question : combien de membres du CA, du CODIR ou du COMEX ont déjà perdu leurs téléphones ou leurs ordinateurs portables ?

Reste ensuite à nommer le ou la responsable qui va s’assurer de la digitalisation du top management, et du choix des bons logiciels de dématérialisation des procédures. Il peut s’agir du secrétaire du conseil d’administration, dont le quotidien professionnel profite particulièrement de la digitalisation. Selon les structures, cette tâche peut aussi revenir à une ou un administrateur expert du numérique, ou à un ou une responsable de la Direction des Systèmes d’Information (DSI).

Cette personne travaille au maintien du consensus autour de la transformation digitale, par exemple en cherchant les formations les plus adaptées aux besoins de l’équipe dirigeante. Il peut s’agir d’une formation aux vulnérabilités humaines ou à la protection informatiques des données sensibles. C’est aussi cette personne qui se charge du choix du portail digital le plus adapté aux profils de la direction, notamment en termes d’intuitivité et d’ergonomie du logiciel.

La digitalisation des instances de gouvernance s’appuie sur différents facteurs de réussite. Un rapport de la Cour des Comptes daté de 2020 a particulièrement exploré deux d’entre eux : l’implication du COMEX et l’identification des compétences clés. Nous avions résumé le propos dans un article consacré aux enseignements de la Cour des Comptes sur la transformation digitale.

Choisir la bonne solution pour digitaliser ses instances

Du succès de la solution digitale choisie dépend aussi celui de la digitalisation des activités de votre top management. Dans cette optique, voici nos quelques conseils.

Détaillez les besoins des équipes dirigeantes

Définissez précisément avec chacune des instances de pouvoir les fonctionnalités dont elle a besoin :

  • S’agit-il de dématérialiser les documents préparatoires aux séances ? Les procès-verbaux de réunions ?
  • Le travail à distance commence-t-il à imposer le recours au vote en ligne ?
  • Avez-vous besoin de sécuriser les communications formelles et informelles entre membres des comités de direction et du conseil d’administration grâce à une messagerie instantanée cryptée ?
  • Avez-vous besoin d’un outil qui renforce votre sécurité juridique et optimise votre conformité ?
  • Voulez-vous améliorer la composition de vos instances de pouvoir avec un logiciel dédié à leur diversité ?
  • Les déplacements de vos dirigeants réclament-ils un outil collaboratif sécurisé en ligne, type salle de donnée virtuelle ?

Assurez-vous de l’adhésion des utilisateurs

L’adhésion des équipes dirigeantes dépend de la pertinence de la solution choisie, mais aussi de sa simplicité d’utilisation. La digitalisation n’a effectivement de valeur que si elle améliore le quotidien des collaborateurs.

Veillez donc à choisir un logiciel de digitalisation de vos instances de gouvernance à la fois intuitif et ergonomique. La formation à la prise en main de l’outil ne doit pas être trop longue. Le service client doit également se montrer très disponible pour accompagner vos utilisateurs.

Vérifiez en outre que la solution affiche bien les garanties de cybersécurité nécessaires à ce type de prestations :

  • une certification ISO 27001;
  • un environnement inviolable, si possible avec des clés de chiffrement côté client ;
  • des audits annuels et des tests de vulnérabilité réguliers ;
  • des centres d’hébergement géographiquement proches de votre siège ;
  • une conformité avec le Privacy Shield TRUSTe ;
  • certaines options intéressantes pour vous, comme la granularisation des accès, la complexification des mots de passe, les filigranes etc.

Établissez également en amont de l’achat une échelle budgétaire acceptable. Pensez, dans ce cadre, à anticiper l’éventuel déploiement du logiciel de gestion de vos instances de direction à vos différentes filiales.

À ce stade de la lecture, vous vous demandez peut-être quel logiciel de digitalisation de la gouvernance doit retenir votre attention. Diligent Boards est une solution qui coche toutes les cases énumérées ci-dessus. Nous sommes aussi réputés pour la qualité de notre service client, disponible 24h/24, et ce en plusieurs langues. Nos formations ne durent par ailleurs que 20 minutes en moyenne. Pour en avoir le cœur net, assistez à une courte démonstration de la plateforme de Gouvernance Moderne de Diligent.

 

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