Gouvernance

Comment améliorer la bonne gouvernance d’entreprise en 2019 ?

Un grand nombre de conseils d’administration à travers le monde utilisent la messagerie personnelle pour la communication entre ses membres. C’est l’une des conclusions les plus marquantes du rapport mondial établi par Forrester, à la demande de Diligent, daté d’octobre 2018. Cette étude de grande envergure démontre la fracture numérique qui existe chez les administrateurs. En cette fin d’année, traçons ensemble 10 recommandations pour une bonne gouvernance d’entreprise, à travers les principaux enseignements issus de cette étude.

Conseil 1 # Mieux gérer les conseils en situation de crise pour une bonne gouvernance d’entreprise

Lorsqu’une situation de crise intervient dans une entreprise, il est important que la société puisse bien réagir. Ces crises sont de divers ordres, tels que des difficultés de relations publiques, des soucis juridiques ou encore des problèmes touchant la sécurité des données. Le rapport Forrester précise que 30 % des conseils sondés ont déjà vécu une situation de crise au cours des deux années précédentes. Dans ces situations bien particulières, une technologie de Gestion de la gouvernance d’entreprise (GGE) est fondamentale pour une réponse adaptée.

Conseil 2 # Disposer d’un outil facilitant pour véritablement aider la GGE

Pour une bonne gouvernance d’entreprise, il est nécessaire de se faire aider et seconder véritablement par une solution digitale performante. Trop souvent, comme le précise le rapport mondial Forrester, les logiciels de GGE se sont révélés être des obstacles ou ils n’apportaient aucune aide. En Europe, les points de difficultés principalement mentionnés par les conseils d’administration concernent l’examen des politiques ou des plans ainsi que la réception d’informations de la part de leurs juristes.

Découvrez ici les outils que la plupart des membres du conseil d’administration, ainsi que les cadres et les dirigeants responsables de la gouvernance utilisent pour améliorer leur gouvernance d’entreprise et sécuriser les données confidentiels. 

Conseil 3 # Améliorer la communication interne pour une bonne gouvernance d’entreprise

Une bonne communication interne entre les membres du conseil est très bénéfique à la gouvernance d’entreprise. Elle doit être améliorée et surtout sécurisée afin que les administrateurs puissent échanger avec facilité. Des connections efficaces et rapides entre les membres sont vecteurs d’une collaboration renforcée. Ainsi de meilleures décisions pour l’avenir de l’entreprise peuvent être prises.

Conseil 4 # Être particulièrement réactif et précis

La réactivité et la précision sont des qualités importantes pour une bonne gouvernance d’entreprise. Il est crucial pour toute société de fluidifier les relations entre les dirigeants afin d’y parvenir. Les situations de crise exigent d’autant plus des prises de décisions rapides et des actions promptes pour éviter tout dommage supplémentaire. Le rapport Forrester explique qu’un outil de GGE doit servir à fournir une réponse dans les délais prescrits et communiquer de façon sécurisée entre administrateurs. Or, il annonce que 40 % des conseils concernés par une crise au cours des deux années précédentes n’ont pas obtenu d’aide, ni même d’informations de la part de leurs juristes à cause de leur logiciel de gestion du conseil.

Conseil 5 # Prioriser les performances environnementales, sociales et de gouvernance (ESG)

Mettre en avant les bonnes pratiques ESG présente de multiples bénéfices pour les entreprises : attirer les meilleurs talents, améliorer la performance financière à long terme, … Pour y parvenir, il est nécessaire, comme l’explique Forrester, que le conseil d’administration utilise une « technologie qui permette de comparer, voire de suivre et de promouvoir en temps réel les efforts ESG ». Ainsi 28 % des conseils interrogés ont assuré que le fait d’utiliser un outil leur permettant d’atteindre leurs objectifs ESG a le plus d’impact sur leur conseil. Néanmoins, les conseils d’administration sont les « moins satisfaits de leur visibilité sur les questions liées à la durabilité et aux progrès ESG ».

Conseil 6 # Se doter d’un outil de suivi des progrès d’ESG

Outre la nécessité d’accorder de l’importance aux pratiques ESG au sein de la société, il est nécessaire pour une bonne gouvernance d’entreprise de pouvoir connaître et faire valoir ses progrès en la matière. Aussi un outil fournissant un tableau de bord des questions ESG est fondamental. Or, selon Forrester, seulement 20 % des conseils d’administration en Europe possèdent un logiciel établissant des tableaux de bord des catégories de gouvernance clés.

Conseil 7 # Utiliser plus efficacement le temps pour une bonne gouvernance d’entreprise

Alors qu’un grand nombre de conseils d’administration ne se réunissent qu’une fois par trimestre, optimiser la durée de ces réunions du conseil est crucial. En effet, les ordres du jour des séances regorgent de sujets complexes et centraux, auxquels il est nécessaire de répondre. Or, le rapport international Forrester souligne la difficulté des conseils à utiliser efficacement leur temps.

Conseil 8 # Utiliser des documents récents pour les séances du conseil d’administration

Pour une bonne gouvernance d’entreprise, il est nécessaire de porter des améliorations à la gestion des documents transmis aux administrateurs. En effet, le rapport de Forrester explique que le peu de temps des réunions du conseil « ne doit pas être gaspillé dans la réutilisation d’anciens rapports ou données ». Il a calculé que 71 % des rapports écrits reçus avant une séance du conseil datent d’au moins une semaine. Ce chiffre atteint même les 76 % dans les conseils d’administration européens.

Conseil 9 # Fournir des documents écrits à l’avance aux administrateurs

Les membres du conseil étant extrêmement occupés, il est nécessaire de les aider à optimiser leur temps. Pour ce faire, leur transmettre les documents des séances à l’avance et par écrit est une solution qu’ils ont eux-mêmes mentionnée dans le rapport Forrester. En effet, 56 % d’entre eux estiment que les séances seraient plus efficaces de cette façon. Pour une bonne gouvernance d’entreprise, une meilleure organisation de la planification des ordres du jour des réunions du conseil est nécessaire. 46 % des réunions du conseil sont consacrées à l’examen de rapports ou de présentations.

Conseil 10 # Appliquer des règles de sécurité strictes

Un conseil d’administration gère des informations confidentielles, voire même critiques pour l’avenir de leur société. Aussi il importe pour la bonne gouvernance d’entreprise que les règles les plus strictes de sécurité soient observées. On l’a vu dans l’étude de Forrester qu’un grand nombre de membres de conseil sont concernés par la perte de téléphones mobiles ou de documents papier, comme par les tentatives de vols de pirates informatiques. Cependant, l’application de règles de sécurité est une façon se retrouver moins souvent en situation de crise.

Sans être la panacée universelle, un logiciel de gestion de conseil représente un excellent outil pour résoudre certaines difficultés et enjeux de la gouvernance des sociétés. Une solution intégrée, telle que Diligent Board, est un véritable levier de bonne gouvernance et donc d’amélioration des décisions stratégiques des membres des conseils.

EN SAVOIR PLUS

Découvrez ici Diligent Boards, le meilleur portail pour le conseil d’administration. Et si vous voulez planifier une démonstration pour avoir information plus personalisée, vous pouvez la demandez ici

BLOGS À NE PAS MANQUER