Gouvernance

S’adapter à un monde hybride : l’avenir des réunions du conseil d’administration

Comment dirigeriez-vous les activités de votre conseil d’administration si chacun de ses membres vivait dans une ville différente, voire un pays différent ? Même si de nombreuses organisations ont prospéré en tenant des réunions virtuelles pendant la COVID-19, les conseils d’administration ont toujours besoin de se retrouver en présentiel.

Ana Plaza, administratrice indépendante et présidente de comité d’audit, Yiannis Petrides, administrateur et président du comité d’audit et de conformité de PUIG, et Eileen Kamerick, membre du conseil d’administration de plusieurs organisations, se sont réunis en 2021, lors de l’événement de Diligent « Modern Governance Europe », pour s’entretenir du changement dû à la COVID-19 dans les réunions du conseil d’administration et dans quelle mesure leur avenir restera virtuel.

Les changements dus à la COVID-19 dans les réunions du conseil d’administration sont positifs.

La COVID-19 a obligé les conseils d’administration à adopter rapidement un modèle virtuel. A. Plaza affirme que ses sociétés se réunissaient plus souvent pour résoudre les problèmes qu’elles n’avaient pas prévus. « Au 1er janvier […], il y a eu énormément de nouveautés qui n’avaient pas été envisagées. Nous avons donc dû trouver du temps dans nos emplois du temps pour nous réunir. Les réunions étaient très fréquentes, très courtes et très dynamiques », ajoute A. Plaza.

Parce que leurs entreprises tenaient plus fréquemment des réunions, A. Plaza et Y. Petrides s’accordent à dire que la COVID-19 a accéléré leur entrée dans le monde numérique. « Il n’y a rien de tel qu’une crise pour vous aider à vous transformer. Et ce que j’ai vu avec la COVID, c’est qu’un nouveau cadre de gouvernance est en train d’émerger au sein du conseil d’administration », déclare Y. Petrides. « Je suis persuadé que ce nouveau modèle de gouvernance entraînera une amélioration de l’efficacité du conseil d’administration. »

Des conseils d’administration plus agiles que jamais

Selon Y. Petrides, ce nouveau cadre comporte une utilisation accrue de la technologie, un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée et un renouveau des besoins en matière de cybersécurité. Il est convaincu que ces facteurs ne peuvent que renforcer l’efficacité des conseils d’administration. « Nous avons plus de réunions et les conseils d’administration ont été bien plus rapides à traiter les problèmes en temps réel qu’avant la COVID, quand on se contentait de cinq, six ou sept réunions du conseil par an, au plus », explique Y. Petrides. Globalement, j’en conclus donc que ce que nous vivons à l’heure actuelle entraînera une meilleure efficacité des conseils d’administration. »

Selon E. Kamerick, les visioconférences ont également encouragé les conseils d’administration à traiter leurs principales priorités à chaque appel, une approche qui a elle aussi renforcé l’efficacité. « Je pense qu’il s’agit d’une nouvelle définition des priorités et d’une orientation qui […] aidera vraiment la gouvernance de l’entreprise. Elles en amélioreront l’efficacité et recentreront les administrateurs sur le plus important et sur les besoins impératifs », déclare E. Kamerick.

L’avenir des réunions du conseil d’administration : une combinaison de virtuel et de présentiel

Selon A. Plaza, beaucoup d’organisations sont maintenant plus ouvertes à un modèle hybride qu’elles ne l’auraient été autrement. Les réunions virtuelles et présentielles ont désormais toutes les deux leur place. « Je crois qu’il est très important de se rencontrer personnellement de temps en temps et de garder ces réunions physiques pour les grands débats qui doivent avoir lieu dans un conseil d’administration, par exemple la stratégie », ajoute A. Plaza. « Mais il y en a d’autres qui sont routinières et dont nous avons l’habitude. Nous savons parfaitement quels sont les thèmes à traiter et il suffit de se mettre à jour. Et pour cela, le mode virtuel est extraordinaire. »

Bien qu’E. Kamerick pense que d’autres conseils d’administration adopteront un modèle hybride, elle convient, tout comme A. Plaza, que l’interaction physique reste un élément vital dans tous les conseils d’administration. « Je crois que nous ne devons pas oublier que les conseils d’administration sont des entités humaines et que l’interaction entre les personnes est importante », poursuit-elle.

La COVID-19 a obligé les conseils d’administration à entrer dans le monde numérique, mais leur évolution réelle vient juste de commencer. Regardez la session complète pour en savoir plus sur le futur des réunions du conseil d’administration dans un monde virtuel.

 

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