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Avantage de la dématérialisation des réunions des conseils d’administration : on vous dit tout !

La transformation digitale est une réalité marquante dans toutes les entreprises quel que soit leur secteur d’activité. Elle permet l’organisation de séances du conseil d’administration avec zéro papier tout en boostant la gouvernance d’entreprise. Cette digitalisation est portée par les dirigeants des sociétés et les administrateurs en quête d’efficacité et de performance. Du fait de l’évolution de leur profil, ces membres du conseil reconnaissent amplement les bienfaits d’une telle démarche. Ainsi quatre clés majeures décrivent parfaitement l’avantage de la dématérialisation au niveau des conseils d’administration.

Avantage de la dématérialisation #1 – Améliorer la diffusion des informations

La dématérialisation des conseils d’administration est un levier d’amélioration de la diffusion de l’information auprès des administrateurs. En offrant l’opportunité de fonctionner sans papier, le portail internet dématérialisé met à disposition toutes les informations nécessaires. À partir d’un seul point d’accès, toute la documentation adéquate est proposée.

Le secrétaire met en ligne les documents les plus pertinents ou attendus dès qu’ils sont élaborés. Ainsi les ordres du jour, les comptes-rendus de séance, les avis, les échanges entre membres, … passent par une solution dématérialisée, telle que Diligent Board. Cela représente un immense avantage de la dématérialisation pour l’optimisation des réunions du conseil.

La diffusion d’une information par voie dématérialisée est d’autant plus pertinente puisqu’elle s’adresse à des personnes géographiquement dispersées qui sont régulièrement en déplacement. En effet, pour les membres des conseils d’administration, les documents papier sont très difficiles à employer, car leur déplacement rend les choses complexes. À l’inverse, la dématérialisation qui permet de tout avoir centralisé dans un simple smartphone ou tablette est réellement idéale pour les administrateurs.

Dans une interview en vidéo, Brian Stafford, CEO de Diligent Corporation rappelle que «le travail d’un membre du conseil est assez difficile». Aussi un outil digital est un levier d’efficacité ultra pertinent leur permettant d’améliorer leur productivité en ayant toute la documentation sous la main en temps réel.

 

Avantage de la dématérialisation #2 – Aider les administrateurs à poser les bonnes questions

Grâce à toute l’information mise à disposition, la dématérialisation du conseil d’administration offre la possibilité pour ses membres de poser de meilleures questions. Ils vont disposer de la documentation complète leur permettant de mieux analyser les problématiques et enjeux dans leur société. Ils auront ainsi un point de vue plus abouti sur les réflexions qui leur sont proposées.

De plus, il y a un autre avantage de la dématérialisation dans la possibilité de communiquer aisément les uns avec les autres. Les administrateurs étant souvent dispersés géographiquement, une solution dématérialisée est un outil de communication qui remplace en toute sécurité les messageries, peu sûres. De cette manière, les membres du conseil peuvent échanger entre eux, s’interroger et approfondir de manière collaborative leur connaissance d’un sujet.

Les fonctionnalités de la solution dématérialisée sont aussi propices à faciliter le travail des administrateurs. Un portail numérique est « une application simple et très intuitive aux membres du conseil qui leur permet de recevoir, commenter, annoter et collaborer sur leurs supports », comme le rappelle Brian Stafford, CEO de Diligent, dans une interview pour le magazine Décideurs. Ainsi ils ne sont plus seuls à réfléchir dans leur coin, mais peuvent mettre en commun, partager et communiquer pour, au final, prendre de meilleures décisions pour l’avenir de leur entreprise

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Avantage de la dématérialisation #3 – Accroître la sécurité

Alors que les documents papier peuvent être très facilement perdus ou volés, les meilleures solutions dématérialisées disposent de nombreux paramètres de sécurisation. Parce que les informations échangées par les administrateurs sont ultra confidentielles, la sécurité des données est une préoccupation majeure au sein des conseils d’administration.

De plus, les pirates informatiques essaient en permanence d’attaquer les entreprises pour espionner ou dérober des informations. La cybersécurité devient une problématique stratégique que la dématérialisation rassure. Garantir la sécurité de quantité de documents papier est impossible pour une entreprise, alors que protéger un portail web est une option valable.

Au niveau de l’application digitale, la protection des informations des conseils porte sur différents points : le chiffrement des données, l’authentification de l’utilisateur, les audits indépendants, les tests d’intrusion, la possibilité d’effacer un appareil électronique (tablette, smartphone ou ordinateur) à distance (en cas de perte ou de vol), les certification de sécurité, … Ainsi la confidentialité des informations mises à la disposition des membres des conseils d’administration représente un remarquable avantage de la dématérialisation.

 

Avantage de la dématérialisation #4 – Réduire les coûts

Un dernier avantage de la dématérialisation, et pas des moindres, est la réduction des coûts par la disparition du papier. En effet, les frais d’impression et d’expédition peuvent représenter des montants très importants. Les membres des conseils d’administration sont généralement dispersés géographiquement, ce qui augmente les frais.

Sans solution dématérialisée, il faut imprimer chaque document nécessaire aux administrateurs, en faire des photocopies, les expédier ou les remettre par messager. Cela représente des quantités importantes de papier, les besoins humains pour gérer tout ce travail, des frais de transport et d’énergie. Sans oublier qu’il y a aussi les coûts indirects liés à la perte de temps et de délais qui amenuisent l’efficacité du conseil.

Enfin, proposer une solution dématérialisée bénéficiant d’une excellente ergonomie permet d’être facilement adopté par l’ensemble des utilisateurs potentiels. De cette manière, elle représente un gain financier. Il appartient à chaque société se tournant vers la dématérialisation de s’assurer que l’outil choisi réponde complètement aux besoins et aspirations des administrateurs pour garantir une utilisation optimale.

 

En synthèse, l’avantage de la dématérialisation réside dans sa capacité à améliorer l’efficacité et la performance du travail des administrateurs dans un environnement sécurisé, tout en diminuant les coûts. Toutefois, pour arriver à un résultat maximal, il importe de faire le bon choix parmi les solutions digitales existantes sur le marché.

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