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Quels catalyseurs internes et externes conduisent à l’automatisation de la gestion d’entités

Partenaire de Diligent, Legadex est un prestataire international de services juridiques basé à Amsterdam dont les prestations portent essentiellement sur la gestion d’entités, la révision et la gestion du cycle de vie des contrats, le risque et la conformité. Nous avons demandé à Luc van Daele, co-fondateur de la société, de nous faire part de ses réflexions sur ce qui incite les équipes internes de juristes et le secrétariat général de l’entreprise à se tourner vers l’automatisation et l’intégration des systèmes.  

Les équipes juridiques et de gouvernance d’entreprise sont aujourd’hui tenues de gérer une charge croissante de travail, souvent avec moins de ressources et il est vite devenu évident que la fonction de conformité devait être rationalisée. Dans de nombreuses entreprises, elle était devenue chaotique, avec trop ou trop peu de personnes impliquées et une masse de données disparates et désorganisées, traitées de manière incohérente.   

Les entreprises s’aperçoivent de plus en plus que l’automatisation des tâches récurrentes et répétitives permettra à leurs équipes de gouvernance de gérer des volumes de travail plus importants avec plus de précision et elles pourront également consacrer plus de temps à des initiatives stratégiques : où rationaliser les entités, s’installer dans de nouvelles juridictions, des fusions et acquisitions potentielles, ou encore décider quand lancer un premier appel public à l’épargne (APE). 

Ce sont là quelques-uns des principaux facteurs qui ont accéléré le passage à une automatisation de la gestion d’entités accrue pour les équipes internes (équipes juridiques et de conformité), dans les entreprises avec lesquelles nous travaillons. 

Un meilleur contrôle des coûts 

Pour faire face à une charge de travail croissante, certains de nos clients ont choisi d’augmenter les effectifs de leurs équipes de gouvernance d’entreprise, mais ce n’est là qu’une solution temporaire à un problème durable. Il est souvent moins coûteux d’automatiser les tâches répétitives. Cela ne signifie pas nécessairement qu’il faudra moins de personnel, mais que l’équipe sera plus disponible pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.  

L’automatisation de la gestion d’entités permet également de rendre les coûts plus prévisibles. Les aspects juridiques s’apparentent quelque peu à un trou noir : les coûts et les charges de travail des projets s’avèrent souvent beaucoup plus élevés que prévu et les erreurs humaines peuvent entraîner encore plus de travail et augmenter les dépenses. Une utilisation judicieuse de l’automatisation accélérera les processus, améliorera la cohérence et la précision tout en permettant de mieux contrôler les coûts. 

Une vision plus claire des travaux en cours 

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, la charge de travail dans les domaines de la gouvernance et de la conformité tend à augmenter proportionnellement. L’entreprise au sens large ne reconnaît pas toujours l’impact que cela peut avoir sur ses équipes centrales juridiques et de gouvernance. Inévitablement, elles seront plus dispersées et pourront seulement travailler de manière réactive et couvrir l’essentiel.  

Ce manque de visibilité peut entraîner des inefficacités, du stress bien sûr, et de bas niveaux d’implication, qui à leur tour conduisent à une rotation plus élevée du personnel occupant ces fonctions. Cela entraînera une baisse d’efficacité et donc un cycle très négatif.  

Moins de travail réactif pour les équipes de gouvernance 

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, les fonctions liées à l’activité telles que la fiscalité et la finance dépendent de plus en plus des données gérées par la fonction de gouvernance.  

Le service financier aura besoin de renseignements sur le directeur, le nom et l’adresse des entités et les services fiscaux auront besoin de renseignements leur permettant d’évaluer les moyens les plus appropriés pour la tarification des transferts. Pour les obtenir, ils feront généralement appel à l’équipe de gouvernance au cas par cas et la convertiront en gestionnaire de messages entrants.  

Ironiquement, l’intensification de la pression peut conduire les équipes juridiques et de gouvernance à travailler elles-mêmes en silo. 

L’intégration de systèmes de données dans une plateforme centralisée de gestion d’entités vous permettra de disposer d’une seule et unique source de vérité à propos de l’ensemble de votre entreprise. Les acteurs clés des autres services pourront alors accéder à ce pool de données en libre-service et disposeront d’autorisations définies en fonction de leur niveau de pouvoir. Ainsi, les secrétaires généraux des entreprises et leurs collègues auront plus de temps pour planifier leur propre emploi du temps et travailler de manière plus productive.  

Une gestion d’entités plus rapide des changements de données 

À l’heure actuelle, les données des entreprises changent à un rythme alarmant et se dégradent généralement de 25 % par an, selon Opus. Cette rapidité du changement est gérable pour une société ayant un petit registre d’entreprise, mais au fur et à mesure qu’elle se développera, il lui sera de plus en plus difficile de maintenir ses données à jour. Pourtant, des informations économiques actualisées et fiables sont vitales pour créer des rapports précis et assurer la conformité. 

Une approche mixte 

Nous observons aujourd’hui des approches de la gestion d’entités qui vont de la décentralisation complète et désordonnée à la centralisation totale, efficace et intégrée. Pour beaucoup de sociétés qui sont présentes dans diverses juridictions, chacune avec ses exigences et des configurations différentes des entités, une approche mixte sera la plus adaptée. Néanmoins, d’après notre expérience, plus la gestion d’entités d’une société sera efficace et rationalisée, mieux cela vaudra.  Découvrez Diligent Entities, la meilleur solution pour l’automatisation de la gestion d’entités et pour assurer la conformité à l’international. 

Stimuler la croissance stratégique grâce à un registre d’entreprise centralisé

Assurer une collecte et une communication cohérentes des données entre les entités renforce la confiance dans les informations partagées en les regroupant au même endroit, ce qui évite de recourir à des systèmes et processus redondants. Lisez-en plus ici pour savoir comment stimuler la croissance de votre entreprise grâce à un registre d’entreprise centralisé.

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