Gouvernance

Automatisation des documents juridiques : quel bénéfice ?

230, c’est le nombre de legaltechs – ou technologies juridiques – sur le marché en France. Un foisonnement qui répond à un besoin criant des juristes. Confrontés à des rythmes de travail effrénés, doublés d’un manque fréquent d’effectifs, les directions juridiques ont besoin d’aide. Les éditeurs de logiciels métier ont flairé l’opportunité, d’où la multiplication des solutions d’automatisation des documents juridiques.

Le bénéfice est clair : ces legaltechs représentent un gain de temps indéniable. Elles dématérialisent les tâches répétitives, pour aider les juristes et avocats à dédier leurs plannings aux missions importantes. Encore faut-il choisir l’outil d’automatisation le plus adapté à l’objectif de l’entreprise et de la direction juridique.

Un gain de temps précieux dans un contexte d’hyper-sollicitation des services juridiques

Cela fait quelques années maintenant que les juristes en entreprises se voient contraints de travailler toujours plus et plus vite. Plusieurs raisons à cela.

Dans les entreprises en croissance, comme les startups de la French Tech sur laquelle se penche l’étude Leeway 2020, la croissance est telle que les juristes doivent constamment augmenter leur rythme de travail. Dans les startups françaises, l’absorption de la charge de travail due à l’hyper-croissance de l’entreprise représente ainsi le plus gros défi identifié par les personnes interrogées.

L’étude Leeway met aussi le doigt sur une autre problématique structurelle des directions des affaires juridiques (DAJ) : le manque d’effectifs. Rarement concernées par les recrutements qui soutiennent le lancement des startups, les services juridiques fonctionnent souvent autour d’une équipe incomplète, ce qui nuit à leur productivité.

Dernier point, entre le RGPD et les ajustements réglementaires constants qu’ont impliqué les diverses crises de l’année 2020, les juristes d’entreprise se retrouvent en situation d’apprentissage constant. Le temps passé à s’approprier les nouveaux textes pour les appliquer va croissant, et remplace celui traditionnellement dédié à l’accompagnement des clients internes.

Il ressort de tout cela que le manque de temps apparaît comme la première difficulté vécue par les juristes et avocats d’entreprises dans leur travail, juste devant le manque de moyens humains. L’automatisation des documents juridiques doit donc venir pallier cette difficulté centrale. La digitalisation permet effectivement de se décharger des tâches les plus répétitives, pour se rendre disponible aux missions à forte valeur ajoutée.

Parmi celles-ci, l’étude Leeway présente les nouveaux défis stratégiques auxquels les juristes et avocats d’entreprises aimeraient dédier du temps :

  • réussir à inculquer une culture juridique d’entreprise, par exemple grâce à de nouveaux métiers comme le Legal Ops ;
  • avoir plus de poids dans les décisions de la direction générale.

Assurer sa conformité à l’international

Les départements juridiques sont au cœur de la performance et de la compétitivité de la société. Une situation particulièrement tangible dans le cas des entreprises internationales, dont la gestion de la conformité entre filiales est indispensable au développement d’un mode de gouvernance innovant. Pour une gouvernance moderne, téléchargez notre livre blanc.

Quelle stratégie derrière l’automatisation des documents juridiques ?

La digitalisation de la fonction juridique ne questionne plus les entreprises. 39% des services juridiques de la French Tech envisagent ainsi de dématérialiser leurs processus métiers d’ici à 2021. Dans quels objectifs ?

Beaucoup d’espoirs derrière la transformation numérique du juridique

Selon l’étude Leeway, les DAJ souhaitent se digitaliser selon l’ordre de priorité suivant :

  • automatisation intelligente des contrats ;
  • développement du corporate ;
  • veille juridique ;
  • secrétariat juridique ;
  • rédaction des actes ;
  • gestion de projet.

Les juristes interviewés par Leeway identifient également plusieurs objectifs transversaux à cette digitalisation, qui ne se limitent pas à l’automatisation des documents juridiques :

  • abandonner les tâches manuelles, un but pour 75% des répondants ;
  • visualiser plus facilement le travail en cours à l’aide de dashboards ;
  • dématérialiser la documentation ;
  • travailler à distance.

Les juristes d’entreprise espèrent donc des résultats très concrets à l’automatisation des documents juridiques. Ces objectifs relèvent cependant de différents types de missions, sans nécessairement rejoindre un axe stratégique commun. Interrogé par le magazine Décideurs sur l’automatisation des directions juridiques, Arthur Sauzé, consultant Legaltech, met en garde face aux projets de digitalisation sans plan d’ensemble.

La nécessité d’une stratégie transversale derrière l’automatisation

Bien que le gain de temps soit certes l’intérêt principal de l’automatisation des documents juridiques, A. Sauzé rejette l’idée d’une automatisation comme fin en soi. Il affirme effectivement que pour être profitable à l’entreprise sur le long terme, la digitalisation doit s’inscrire dans sa stratégie globale.

Sauzé insiste ainsi notamment pour que toute l’équipe juridique soit incluse dans le choix de la legaltech à adopter. Il considère qu’il s’agit là d’un préalable indispensable pour que la dématérialisation soit au service d’une « uniformisation » bénéfique des pratiques de travail.

Sauzé va cependant encore plus loin. Selon lui, pour que la digitalisation serve vraiment la productivité des juristes, il faut que les legaltechs choisies croisent les besoins de la direction juridique et des opérationnels internes. Ces logiciels juridiques doivent donc dépasser les seuls intérêts de la DAJ.

En ce sens, un outil comme Diligent a une vraie pertinence. En plus d’automatiser les tâches les plus répétitives – comme la rédaction des procès-verbaux ou les échanges de documents confidentiels -, il encadre aussi la conformité internationale des processus dématérialisés :

  • Une fonctionnalité comme Entities de Diligent Corporation permet de centraliser les documents des différentes antennes de la société au sein d’un resources center sécurisé, garant de leur conformité et de la gestion des risques à l’international ;
  • Un logiciel comme Diligent Boards donne un cadre sécurisé aux échanges confidentiels, en permettant à chaque partie prenante de partager des documents, de les annoter et d’être informée en temps réel des modifications, le tout au sein d’un espace crypté et donc inviolable ;
  • Notre outil Secure File Sharing associé à Secure Meeting Workflow permet aussi de collaborer en ligne et en toute confidentialité avec les acteurs externes de l’entreprise : les avocats, les auditeurs et autres cabinets de conseil ;
  • Diligent Corporation facilite la génération des ordres du jour des réunions ;
  • Pour automatiser la rédaction des procès-verbaux, c’est à Diligent Minutes qu’il faut s’intéresser.

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