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3 pratiques pour animer une réunion à distance qui peuvent mettre en danger votre conseil d’administration

En raison de l’épidémie de coronavirus Covid-19, de nombreux organismes ont dû prévoir d’animer une réunion à distance à la place d’une séance en présentiel du conseil d’administration. Il a fallu adapter les processus et les modes de fonctionnement rapidement pour rester actif et efficace malgré les circonstances exceptionnelles. Or, certaines pratiques mises en place durant cette période ne sont pas adaptées aux besoins de cet organe hautement stratégique.

 

1. Envoyer des textos pour animer une réunion à distance du conseil

Certains conseils d’administration ont choisi de proposer aux administrateurs de faire parvenir leurs questions par texto pour les séances à distance plutôt que par oral, afin de fluidifier la séance. Ils ont souvent cru, de cette manière, établir une méthode pour plus d’efficacité et de sécurité informatique. Ils ont considéré que le chat intégré à leur plateforme de gestion du conseil d’administration n’était pas suffisamment protégé pour les visioconférences.

Il est vrai que le chat n’est pas sécurisé, mais les textos (notamment Whatsapp), non plus. Ces moyens de communication, s’ils ne sont pas conçus dans le cadre d’outils professionnels dédiés à l’organisation à distance des réunions de gouvernance, ne présentent pas des niveaux de sécurisation adéquats. La solution proposée par ces entreprises pour animer une réunion à distance ne permet donc pas de protéger les données des administrateurs.

Or, il est fondamental que tous les échanges dans le cadre des séances en ligne du conseil d’administration soient parfaitement à l’abri des pirates informatiques ainsi que des erreurs humaines. Les questions que les membres du conseil peuvent poser font partie sans équivoque des données à protéger, de par leur nature stratégique. Elles concernent les points à l’ordre du jour d’une réunion virtuelle et donc en reprennent le sujet.

Les séances du conseil d’administration traitent de thématiques confidentielles, et même souvent sensibles pour la société. Impactant le devenir de l’organisme, elles exigent des niveaux de confidentialité des informations extrêmement élevés. La divulgation de données dans les médias et le vol d’informations par un hacker sont en mesure d’avoir des conséquences extrêmes. Il est, de ce fait, impératif de pouvoir protéger tous les contenus évoqués à l’occasion d’une visioconférence en ligne du conseil.

Si vous souhaitez opter pour les textos pour animer une réunion à distance, privilégiez les messageries sécurisées, telles que Diligent Messenger. Il s’agit d’une méthode de communication parfaitement adaptée au caractère confidentiel des échanges nécessaires au conseil d’administration, avec une préautorisation des utilisateurs et des politiques de rappel des messages flexible. Cet outil a été développé pour répondre aux besoins particuliers des membres du conseil et de la direction dans leurs échanges sécurisés.

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2. Utiliser l’email pour envoyer les documents des séances virtuelles

Certaines sociétés utilisent les emails pour animer une réunion à distance et, en particulier, transmettre les documents nécessaires à sa tenue. Or, cette solution ne présente pas non plus des niveaux de protection adéquats.

Un email peut être intercepté, piraté, envoyé au mauvais destinataire (notamment, si vous avez des homonymes dans l’entreprise)… Des cybercriminels sont en mesure d’intercepter ces emails et ainsi de recevoir les éléments pour la réunion en ligne du conseil d’administration. Ils ont, de cette manière, accès à des documents confidentiels qui peuvent mettre en péril votre organisme.

Les messageries peuvent être piratées. Les techniques, telles que le whaling (ou BEC – « business email compromise »), se développent de plus en plus. Elles sont en mesure d’avoir des répercussions notables pour une entreprise, au niveau financier ou réputationnel notamment.

De plus, des erreurs peuvent facilement être commises avec l’email et il n’est pas possible d’annuler un envoi a posteriori. Avec les messageries, il est si facile d’oublier une information indispensable, de noter le mauvais destinataire ou encore de se tromper dans les pièces jointes. De multiples erreurs peuvent se glisser à chaque envoi pour une visioconférence.

Pour transmettre des documents pour une séance à distance du conseil d’administration, privilégiez des solutions sécurisées, telles que Secure File Sharing de Diligent. Elle vous permet de préparer vos brouillons de réunion virtuelle, mais également d’échanger des fichiers en toute confidentialité. Il s’agit d’un outil très intuitif qui est rapidement pris en main par tout un chacun pour animer une réunion à distance en toute sécurité.

 

3. Envoyer les invitations à la visioconférence par email

La sécurité physique des réunions est souvent maitrisée, qu’en est-il de la sécurité informatique des réunions virtuelles ? Un email pour animer une réunion à distance est toujours très facile à intercepter. C’est pourquoi ce n’est pas le bon moyen pour transmettre les invitations à une séance virtuelle.

Il est bon de savoir que le piratage d’un email n’est pas nécessairement évident à identifier. Les hackers peuvent être difficiles à détecter, s’ils s’invitent à la réunion à distance qui est organisée. Cependant, les conséquences peuvent être particulièrement néfastes pour l’organisme en question.

Les médias font régulièrement état de répercussions désastreuses de ces intrusions de pirates. Par exemple, des images inappropriées ont été diffusées en direct pendant une réunion en ligne de députés en Afrique du Sud. La visioconférence utilisant l’application très en vogue Zoom s’est vu interrompre par « des images pornographiques et des insultes contre la présidente de l’Assemblée nationale sud-africaine, Thandi Modise ».

Ce type de dysfonctionnements, et même peut-on dire de débâcles, dans l’organisation d’une réunion en ligne se produit très régulièrement, d’autant plus depuis que des mesures liées au coronavirus Covid-19 ont été prises partout dans le monde. De nombreuses affaires ont ainsi été rapportées au Royaume-Uni et en France notamment.

Pour animer une réunion à distance de façon sereine, il est préférable de ne pas utiliser ces applications grand public qui sont très faciles à pirater, comme le recommandent de plus en plus d’organismes dans le monde, tels que la Croix-Rouge. Les hackers ont pris l’habitude de s’inviter à ces séances en ligne avec des images pornographiques ou des propos menaçants du fait du faible niveau de protection.

 

Pour freiner la pandémie de Covid-19 en France et dans le monde, de nombreuses mesures particulières et nouvelles sont mises en place pour animer une réunion à distance. Dans un souci évident d’efficacité et sous la contrainte de l’urgence de la situation, toutes les protections n’ont pas toujours été respectées par les organismes organisant des séances virtuelles du conseil d’administration. Or, compte tenu de leurs enjeux spécifiques, il est vital qu’elles bénéficient du meilleur niveau de sécurité informatique. Aussi, texto et email doivent être proscrits au profit de solutions métiers hautement sécurisées, telles que le propose Diligent.

 

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