Meilleures pratiques

4 mesures pour améliorer les évaluations du conseil d’administration

Dans le monde si haletant des affaires d’aujourd’hui, les investisseurs et autres parties prenantes exigent de plus en plus des membres de leur conseil lors qu’ils font les évaluations du conseil d’administration qu’ils fassent preuve de nombreuses compétences, d’expérience et qu’ils proposent différents points de vue afin de faire face à cet univers dynamique.

Les entreprises peuvent, par exemple, répondre à cette pression croissante par des évaluations du conseil d’administration régulières et sincères, une pratique que les outils numériques, comme les portails, peuvent rendre moins pénible pour les membres du conseil, tout en facilitant l’évaluation des résultats.

Comment fonctionnent les évaluations du conseil d’administration ?

Les évaluations du conseil d’administration doivent interroger les membres du conseil sur l’utilisation du temps de pratique ainsi que sur la culture. Les évaluations doivent être formulées comme suit d’après l’article :

Le conseil d’administration passe-t-il suffisamment de temps à traiter les choses importantes ? Y a-t-il suffisamment d’informations pertinentes fournies aux réunions du conseil ? Y a-t-il suffisamment de temps pour consulter les documents et aborder les problèmes importants pendant la réunion de conseil ? Les intérêts de l’entreprise priment-ils sur ceux des membres du conseil ? Les conflits sont-ils résolus comme il se doit, en temps voulu ? Quels sont les rapports entre les membres du conseil et entre le conseil et les parties prenantes, la direction et les principaux conseillers ?

Une conception souple

Un module d’évaluation du conseil d’administration sophistiqué doit permettre au personnel de l’entreprise de personnaliser les questionnaires. Les administrateurs doivent pouvoir inclure, au besoin, des boutons radio « oui » ou « non », une échelle d’évaluation, des questions conditionnelles ou non.

Si par exemple un membre du conseil s’identifie comme membre du comité d’audit, il est possible soit de créer un questionnaire distinct de questions spécifiques au comité uniquement, soit d’intégrer au questionnaire des questions facultatives, liées au comité, mais qui peuvent être ignorées si elles ne concernent pas la personne évaluée.

« Nous savons bien que chaque entreprise a des besoins différents et des méthodes de travail différentes. Par conséquent, nous proposons dès le départ toutes les options et combinaisons possibles lors de l’élaboration de ces questionnaires », déclare Marco Morsella, vice-président de la conception produit de Diligent.

Les évaluations numériques permettent également aux administrateurs de produire des rapports analytiques à partir des questionnaires personnalisés qu’ils ont créés et d’exporter les résultats au format PDF avec des diagrammes circulaires, histogrammes ou en hachures, dans un ou deux rapports Excel disponibles : Pourcentages, sommes et moyennes.

Accès des tiers

La plupart des conseils d’entreprise effectuent leurs évaluations en interne, ce qui est possible lorsque le conseil d’administration fonctionne bien. Il arrive que certaines entreprises engagent un consultant externe indépendant, mais en général, uniquement lorsque les problèmes à régler dépassent la portée du bureau du secrétaire du conseil.

Selon un article publié par le forum de l’Université de droit de Harvard, les conseils d’administration « sont plus susceptibles d’engager un consultant lorsqu’il y a des problèmes plus importants à résoudre et que le conseil estime qu’il n’a pas les compétences pour effectuer l’évaluation ».

Les membres du conseil peuvent toutefois se sentir plus à l’aise et plus ouverts en présence d’un facilitateur interne. Un portail pour conseils d’administration peut aider le secrétariat du conseil à développer ses capacités à gérer davantage la facilitation en interne.

Simplicité d’utilisation

Les évaluations peuvent faire partie d’une solution pour conseils entièrement intégrée, ne nécessitant qu’une connexion unique donnant accès aux membres du conseil à une gamme complète d’outils de gouvernance d’entreprise. Sa conception intuitive permet aux membres du conseil de répondre facilement aux questions. La possibilité d’accéder au portail à partir de plusieurs appareils et d’apposer une signature électronique peut être très appréciée des membres du conseil.

Grâce aux évaluations numériques, les administrateurs peuvent vérifier quels membres du conseil ont ouvert, commencé et terminé l’évaluation. La capacité de stockage illimitée permet aux administrateurs d’enregistrer et d’archiver les questionnaires.

Contactez-nous pour obtenir de plus amples informations sur la façon dont nous pouvons vous aider à simplifier le processus d’évaluation de votre conseil.

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