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Pourquoi et comment améliorer la communication interne au conseil d’administration grâce à des outils digitaux ?

La transformation digitale est source de multiples opportunités au sein même des entreprises. Pour améliorer la communication interne au conseil d’administration, le numérique représente une perspective véritablement concrète. Il est en mesure de générer des bénéfices notables pour les sociétés. Il importe néanmoins que sa mise en place soit faite selon des axes clés pour booster réellement l’efficacité et la performance de leur conseil.

 

Pourquoi est-ce important d’améliorer la communication interne ?

 

Améliorer la communication interne est indispensable à toute entreprise, en particulier au niveau de son conseil d’administration. Cela présente de nombreux avantages qui, in fine, sont bénéfiques à l’activité toute entière de l’entreprise et à sa performance sur les marchés.

Tout d’abord, communiquer de façon sécurisée en interne permet une diffusion des informations et une circulation de la connaissance. Ainsi, tous disposent du même niveau d’information et enrichissent leur approche professionnelle. Les membres du conseil d’administration peuvent ainsi bénéficier de toute la documentation et de toutes les données nécessaires à l’exercice de leur fonction. Améliorer la communication interne au niveau du conseil est un levier fondamental pour l’élaboration de bonnes délibérations en fournissant tous les paramètres indispensables. Les administrateurs ont alors toutes les données pour analyser, comprendre et se forger un avis.

De plus, améliorer la communication interne est un levier fondamental pour faciliter le partage de compétences entre les membres du conseil. Si les échanges et la collaboration sont favorisés, les administrateurs peuvent bénéficier des compétences de leur collègue. Comme dans un conseil chaque administrateur apporte son expertise spécifique, la communication entre membres favorise la montée en compétence de l’ensemble du groupe. C’est alors une excellente façon de miser sur l’intelligence collective du conseil d’administration. Là encore, ce sont les résolutions du conseil qui vont devenir plus pertinentes, pour une stratégie d’entreprise plus performante.

Enfin, certains cas de figure précis exigent un excellent niveau de communication interne. Par exemple, lors d’une gestion de crise, les besoins d’échange et de partage d’informations sont exacerbés par l’urgence et la gravité du moment. Il est nécessaire de fournir une réponse en temps réel pour garantir que l’événement puisse être circonscrit et réglé rapidement. Il en est de même pour des projets d’importance pour la société (tels que les fusions-acquisitions) qui requièrent beaucoup de diligence et d’efficacité dans les échanges.

 

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Comment y parvenir avec succès ?

 

Toute société qui souhaite améliorer la communication interne doit véritablement s’engager dans une démarche volontaire et réfléchie si elle ne veut pas que son but reste un vœu pieux. De multiples actions peuvent être entreprises à cet effet. Pour vous aider à vous organiser, voici 3 directions majeures à mettre en mouvement.

Avant toute chose, il faut bien comprendre qu’il faut commencer par capitaliser sur les outils utilisés au quotidien par les administrateurs. Rien ne sert de partir dans un grand projet d’acquisitions de solutions à tour de bras. Il faut en premier lieu chercher à optimiser l’utilisation actuelle des ressources mises à la disposition des membres du conseil. La majorité des outils digitaux recèle de fonctionnalités diverses, dont certaines sont peu employées. Il faut donc veiller à ce que les membres du conseil optimisent l’utilisation des outils existants pour améliorer la communication interne. Pour ce faire, une parfaite maîtrise de ces solutions doit être accompagnée par la formation des administrateurs, par exemple.

Ensuite, il faut s’assurer que les communications se fassent dans un cadre parfaitement sécurisé. Les informations dont disposent les administrateurs sont ultra confidentielles, voire stratégiques pour leur société. Il est impératif qu’elles ne tombent pas dans de mauvaises mains. Aussi il faut maîtriser les échanges à travers des portails sécurisés plutôt que des applications de communication personnelle. Faites la chasse au cloud et aux messageries non professionnelles qui n’ont pas le niveau de protection suffisant. Il est impératif de mettre à la disposition des membres du conseil d’administration les solutions les plus sûres et les plus faciles à adopter. Des formations sont là encore à penser pour garantir la pleine maitrise des outils digitaux. Cet indispensable accompagnement des administrateurs dans leur digitalisation permet d’éviter toute procédure de contournement qui mettrait en difficulté la sécurisation de la société.

Enfin, la dernière voie pour améliorer la communication interne concerne la prise en compte des problèmes spécifiques et risques divers qui pèsent sur les sociétés. À l’heure du numérique, les exigences de réactivité face aux crises diverses qui peuvent survenir sont tellement prégnantes. Par exemple, il est indispensable à toute société de proposer une ligne d’alerte professionnelle (ou whistleblowing) pour permettre les signalements de problèmes comptable, financier ou de corruption. Or, selon le panorama de la gouvernance 2018 publié par le cabinet d’audit EY, un tiers des sociétés cotées en France n’ont pas de ligne d’alerte professionnelle.

 

Améliorer la communication interne au sein du conseil d’administration d’une société revient à favoriser l’échange d’informations et de compétences et à anticiper toute crise. Cela permet de booster les sources d’enrichissement réciproques entre administrateurs et d’insuffler un climat de bonne entente entre tous. Finalement, l’entreprise est bénéficiaire de toutes ces avancées grâce à une meilleure stratégie et des décisions plus impactantes.

 

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