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3 bonnes raisons d’investir dans un système de stockage de documents en ligne pour votre CA, même en période trouble

 

Les périodes de crise sont souvent les moins propices aux investissements et aux dépenses dans les entreprises. À l’inverse, les situations de croissance économique sont bien plus porteuses. Néanmoins, pour faire face et prendre de bonnes décisions durant les situations délicates, il est important de donner aux administrateurs les bons outils. Les temps de crise ne font qu’accentuer le besoin d’un espace centralisé sécurisé et accessible à tout moment. Quelles sont les 3 bonnes raisons de doter le conseil d’administration d’un système de stockage de documents en ligne ?

 

1. L’instantanéité de l’accès à l’information avec le stockage de documents en ligne

 

En dotant votre conseil d’administration d’un stockage virtuel, vous allez pouvoir disposer d’un accès à l’information plus rapide et en temps réel. De cette manière, les administrateurs auront plus facilement la possibilité de parcourir les informations mises à leur disposition durant cette période tendue.

Les données sauvegardées en ligne peuvent être obtenues en quelques clics. Il n’est pas nécessaire de conserver de lourds, volumineux et encombrants dossiers papier sur soi (à la maison ou au bureau). Certaines solutions métiers peuvent également offrir davantage de sécurité.

Les membres du conseil d’administration ont accès immédiatement aux documents des séances grâce à n’importe quel appareil électronique accédant au stockage de documents en ligne. Que ce soit une tablette, un ordinateur ou un smartphone, il permet la connexion au cloud hébergeant les informations sensibles et délicates de votre société durant la crise sanitaire.

Dans la perspective d’une prochaine séance du conseil ou pour la préparation d’une réunion d’un comité spécialisé, les administrateurs ont en permanence accès aux documents stockés à distance. Il suffit au gestionnaire du conseil d’administration de glisser-déposer les éléments en ligne et les administrateurs peuvent instantanément les lire.

La gestion et la maintenance du cloud ne sont pas de la responsabilité de votre organisme. Aussi, vous pouvez concentrer vos ressources informatiques sur les missions qui importent le plus pour le développement de votre entreprise durant cette situation délicate. Le prestataire s’occupe de tout afin que les membres du conseil et le top management aient en permanence accès aux données.

Le stockage de documents en ligne représente une solution efficace et performante pour que les administrateurs soient à la pointe de l’information. Il est, en effet, très facile pour les personnels administratifs de placer tous les documents en ligne pour qu’ils soient lus par les administrateurs.

Cette facilité d’accès à l’information est un vecteur de bonne gouvernance du conseil. Des administrateurs mieux informés prennent de meilleures décisions pour l’avenir de leur firme, ce qui représente un enjeu encore plus prégnant en période de crise.

 

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2. Le dépassement des contraintes géographiques en sauvegardant les données dans un cloud sécurisé

 

Une autre bonne raison de se doter d’un système de stockage de documents en ligne lors d’une crise est de pouvoir dépasser la diversité de localisations géographiques des membres du conseil d’administration. Dans des situations comme celles vécues lors de la crise du COVID-19, il est encore plus fondamental de continuer à collaborer et à communiquer constamment. C’est bien quand l’entreprise en a le plus besoin que ce type de solution est indispensable, et la raison pour laquelle une telle solution doit être implémentée au plus tôt durant la crise si elle n’est pas déjà existante.

Stocker vos données à distance va permettre aux administrateurs d’y avoir accès où qu’ils se trouvent. Aussi, même s’ils sont dans un pays différent de celui de l’entreprise ou même confiné chez eux, ils peuvent parcourir les informations mises à leur disposition sur le stockage de documents en ligne. Dès lors, les contraintes géographiques des uns et des autres ne pèsent plus sur le fonctionnement du conseil.

Bien souvent dans les entreprises, les administrateurs ne résident pas tous à proximité du siège de l’organisme. Ils peuvent même habiter à l’étranger. La recherche de davantage de diversité au sein des conseils a d’ailleurs contribué à l’augmentation de la présence d’administrateurs étrangers au sein de ces instances.

De plus, un certain nombre de membres ont des mandats dans diverses sociétés, multipliant de ce fait les besoins de déplacement et les impératifs de localisation géographique. Enfin, la direction de l’entreprise et les services en charge de la gestion du conseil doivent eux aussi dépasser les contraintes géographiques qui s’imposent à eux pour le bon fonctionnement de la gouvernance. De ce fait, le stockage de documents en ligne est une solution idéale. Il permet de dépasser ces contraintes inhérentes aux entreprises.

Or, lors d’une période tendue, il est encore plus nécessaire que les administrateurs soient très impliqués et actifs. Ils doivent rapidement s’enquérir de nouveaux sujets d’actualité pour alimenter leur réflexion. Les conseils doivent être très réactifs face à d’éventuelles annonces gouvernementales ou des faits conjoncturels significatifs.

 

3. La sécurité des communications avec une solution de stockage de données à distance

 

La troisième bonne raison d’investir dans un stockage de documents en ligne durant une période trouble est d’assurer la sécurité des communications. Il s’agit d’un impératif d’autant plus significatif que, de nos jours, les hackers sont à l’affût et les cyberattaques se multiplient.

Le contexte délicat d’une période complexe renforce les exigences de protection des données transmises aux administrateurs. Parce que le climat est incertain, de multiples informations sont nécessaires aboutissant à des réflexions très variées. Cependant, toutes ces données doivent rester confidentielles au moyen de solutions de cryptage de données et de fichiers. Il s’agit de renseignements sensibles, d’analyses prospectives ou encore de scénarios envisagés qui ne doivent en aucun cas être communiqués.

Une période de crise sanitaire et économique oblige les entreprises à être réactives face aux événements. Aussi, différentes situations doivent être anticipées. Néanmoins, ce sont des réflexions internes qui ne doivent pas sortir en dehors de la société.

De plus, pour s’adapter à la situation changeante imposée par des nouvelles législations ou des événements, il est indispensable que les membres du conseil d’administration aient accès à de nombreux documents parfaitement protégés. Ils doivent être au fait de la situation présente sans avoir à s’inquiéter de la sécurité des outils mis à leur disposition.

C’est pourquoi un stockage de documents en ligne est une option parfaite pour les conseils d’administration volontaires, actifs et impliqués. Le prestataire se charge de toute la sécurisation de la solution et les administrateurs vaquent à leurs missions sereinement. Pouvoir s’appuyer sur des technologies sûres et solides est alors la meilleure des façons de continuer à remplir sérieusement leur mandat.

 

Pour conclure, si le stockage de documents en ligne pour les administrateurs représente un outil aussi indispensable, il importe de choisir la meilleure solution. Chez Diligent, nous offrons un panel de solutions intuitives et ergonomiques avec le stockage à distance, tout en garantissant la meilleure sécurisation qui soit. Les diverses certifications et normes témoignent de notre engagement à protéger vos données les plus précieuses.

 

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