Tecnología para el Consejo de Administración

10 Ventajas de empezar el proceso de digitalización de su empresa

Digitalización sí o digitalización no. Este es el dilema ante el que se encuentran multitud de empresas hoy en día. Todas aquellas que optan por la segunda tienden a pensar que como el negocio funciona, ¿para qué invertir en algo que parece que no se necesita? Pues bien, lo cierto es que sí es necesario por diversos motivos que pasamos a explicarle mediante las principales ventajas de arrancar el proceso de digitalización de su empresa.

Tanto si es Consejero como Secretario del Consejo de Administración, quédese a leerlas porque esta información es de suma importancia e interés.

¿Dudas sobre el proceso de digitalización de su empresa?¡A digitalizar se ha dicho!

Según el Informe Anual de Gobierno Corporativo para 2017, la digitalización es una necesidad cada vez más evidente. Principalmente, en las sociedades empresariales, donde los beneficios sobran y van mucho más allá de la agilización y la disminución de riesgos.

Así que, sin más dilación, le contamos cuáles son las ventajas más importantes y atractivas del proceso de digitalización de su empresa, para que se introduzca y asiente en el siglo XXI:

  1. Eliminar el papel

Lo digital, ¿dónde está? En todas partes y en ninguna al mismo tiempo. Por tanto, no ocupa espacio físico o no tanto como las clásicas cajas repletas de documentos.

Así que, sí, poner en marcha el proceso de digitalización de su empresa trae consigo una caída drástica del desperdicio de papel. Y no será lo único que descenderá, puesto que eliminar el papel lleva aparejada una importante reducción de costes, además de que otorgará al negocio una gran imagen desde el punto de vista de cuidado del medioambiente y la responsabilidad social corporativa.

También es importante mencionar que la eliminación de papel provoca una agilización completa de los procesos de la empresa y de los del Consejo de Administración. Aproveche la digitalización para que el envío de toda su documentación sea más ágil y seguro.

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La digitalización, con un portal propio para el Consejo de Administración, permite que la documentación se pueda acceder desde diferentes dispositivos (PC, portátiles, móviles, iPads…). De este modo, es mucho más sencillo y seguro estar al día de toda la documentación referente al negocio.

Pues bien, todo esto, que no es más que incrementar la eficiencia, solo es posible si inicia el proceso de digitalización de su empresa.

Mediante la digitalización, podrá mantener a sus socios y a los consejeros informados de cada paso de la empresa, lo que, de forma indudable, agiliza los acuerdos. Asimismo, con ella, podrá mejorar la invitación a reuniones y sesiones, además de tener un control de asistencia y procurar que, a los encuentros, todas las partes lleguen con la información leída.

  1. Facilidad de archivar los materiales

Otro beneficio de la digitalización es hacerse con un sistema que le permita proteger su información de la mejor manera.

Para ello, consiga una que le permita almacenar documentos de manera ilimitada para que todos sus colaboradores puedan guardar la información requerida y acceder más tarde a los documentos necesarios con agilidad. Esto también promueve la mejora en la toma de decisiones y en dar respuesta a las posibles situaciones de crisis.

Y, esencial, asegúrese de que la herramienta que escoja sea fácil de usar y toda su empresa esté capacitada para sacarle el partido a la herramienta.

  1. Evita distracciones en las reuniones

A menudo, los consejeros dejan de prestar atención a lo que se está tratando en las reuniones de los Consejos de Administración debido a que en vez de discutir los temas ya leídos, deben repasar la información en la reunión. Con el componente digital, las reuniones serán más rápidas y ágiles, lo que resulta la mejor solución contra el aburrimiento que desencadena la pérdida de atención. Di adiós al tedioso trámite de leer informes, ya que el proceso digital le deja enviarlos para que sean leídos antes de las reuniones.

Procure, eso sí, implementar mecanismos que le aseguren que, durante los encuentros, los consejeros solo están accediendo a la información requerida y tomando las decisiones relevantes.

  1. Proteger los datos confidenciales

La protección de datos es tan importante como la facilidad de usar el sistema y contar con espacio suficiente en la nube.

Por tanto, resulta esencial que la herramienta que escoja dentro del proceso de digitalización de su empresa le asegure la tan ansiada y recomendable protección de datos, una información, por cierto, mucho más segura en el universo digital que apilada en hojas de papel difíciles de localizar.

  1. Comunicación segura

Digitalmente, todas las conversaciones quedarán grabadas para la seguridad en la toma de sus decisiones.

Dentro del campo de la seguridad, siempre son de agradecer los llamados filtros de seguridad, aquellos mecanismos que le protejan de flujos de información que puedan poner en riesgo su empresa.

  1. Facilidad de editar los documentos

Si usted o sus colaboradores deben editar documentos, la digitalización es su mejor aliada. De hecho, la facilidad para acceder a la información, desde el móvil o cualquier otro dispositivo, es una de las mejores ventajas asociadas al proceso de digitalización de su empresa.

Por tanto, sáquele provecho invitando a sus colaboradores a tener la documentación actualizada siempre, para la mejor toma de decisiones.

  1. Restringir acceso a ciertas informaciones

De la mano de la seguridad de la documentación, viene la facilidad de controlar quién lee qué, algo a su alcance solo si apuesta por la digitalización.

Además, saber a ciencia cierta qué lee cada persona le permitirá controlar el número de consejeros/empleados que tienen acceso a todos los documentos que usted haya compartido. Si envía la información por correo electrónico, no puede tener la certeza de que esa información no se reenvía. En cambio, si se la envía a los consejeros a través de un portal para el Consejo de Administración puede determinar qué personas tienen acceso a qué documentos, y limitar los permisos para compartir o reenviar los documentos confidenciales.

  1. Evitar los desplazamientos de los consejeros

Hoy en día, los miembros del Consejo de Administración pueden encontrarse en cualquier lugar del mundo. Digitalizar los procesos del Consejo de Administración permite evitar que los consejeros se desplacen para realizar un voto o firmar las actas de la reunión anterior.

Al mismo tiempo, contar con esta flexibilidad permite que sea mucho más sencillo reunir a todos los miembros y encontrar fechas para las reuniones del Consejo de Administración.

  1. Aumento de la colaboración

Y, por último, pero no menos importante, iniciar el proceso de digitalización de su empresa es el mejor mecanismo para lograr una mayor colaboración e implicación de los consejeros. Herramientas como Diligent Boards permiten que los consejeros puedan comentar en los documentos (con una o varias personas) e intercambiar opiniones sobre los documentos presentados.

Además, las herramientas digitales son mucho más sencillas y rápidas de manejar que las analógicas, algo que incentiva y motiva, de forma muy sustancial, a toda la plantilla.

Sin embargo, nos gustaría aconsejarle que no deje en manos inexpertas el proceso de digitalización de su empresa, puesto que escoger las herramientas adecuadas marca la diferencia, en forma de mayor productividad, ahorro de tiempo y costes, y un aumento en la ciberseguridad.

¡No espere más y dedique este nuevo año a llevar su empresa al siglo XXI, es decir, a asegurar su existencia futura!

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