Consejo de Administración

Las ventajas de la digitalización de los Consejos de las empresas familiares

La aparición de la tecnología ha supuesto un cambio generacional en lo que a la forma de trabajar se refiere. La gran mayoría de empresas han digitalizado sus negocios y aquellas que todavía no lo han hecho, salvo en sectores muy concretos, pronto serán sustituidas por empresas competidoras.

Sin embargo, el proceso de digitalización no se basa en la compra de más ordenadores, sino que, por el contrario, es necesario remodelar la forma de trabajar en todos los procesos e integrar todos estos en uno, más eficiente y ventajoso.

Si lo aplicamos a las empresas familiares, la digitalización de los Consejos se ha convertido en factor clave. Esto se justifica en base a tres ventajas principales; la eficiencia de los consejos, el incremento de la seguridad y la reducción de costes de impresión y envío de la documentación, las cuáles veremos más en profundidad a continuación.

Ventajas principales de la digitalización de los Consejos

En este apartado vamos a explicar las ventajas principales de la digitalización, constatando que estas no son las únicas, pero remarcando su importancia en todos los procesos de las empresas familiares.

Incremento en la eficiencia de los Consejos

Para las reuniones del Consejo, es clave entregar la documentación a los miembros con la suficiente antelación como para que estos puedas revisarla con anterioridad a dichas reuniones.

Si consideramos como en muchas ocasiones que esta información no se entrega en los plazos debidos, la digitalización de la documentación se presume como un recurso clave que permite aumentar la eficiencia de las reuniones, incrementando, por ende, la de los Consejos.

De esta manera, es posible acceder a la información de forma eficiente, en tanto que los miembros pueden hacerlo de una manera rápida, completa y precisa. Por otro lado, la actualización de la documentación se realiza de un modo mucho más sencillo también.

Adicionalmente, son los propios miembros los encargados de gestionar la tarea de revisar toda la documentación previamente a cada reunión.

Mayor seguridad

Las ventajas de la digitalización relacionadas con la seguridad son notablemente conocidas, pero también necesarias. A medida que una empresa crece, la cantidad de información que almacena también lo hace, y la seguridad puede verse afectada.

Por este motivo, los miembros de los Consejos renuncian en muchas ocasiones al papel y escogen otras herramientas como el correo electrónico. Sin embargo, adjuntar la información en PDF, Google Drive o herramientas similares incrementa el riesgo de sufrir un ciberataque, debido a piratas informáticos o ciberdelincuentes, capaces de recopilar esta información enviada a través del email.

Por estos motivos, es necesario priorizar la seguridad corporativa, y gracias a las herramientas de gestión existentes en la actualidad la digitalización se convierte en un recurso con el que evitar la intercepción de información.

Reducción de costes

La elección de los sistemas digitales supone ahorrar cantidades considerables de papel, aunque, por supuesto, esto depende de la magnitud de cada empresa. Este ahorro se justifica en base a la eliminación de los costes de impresión.

Otra ventaja, para los empleados en este caso, es la eliminación de todo el papeleo, rentabilizando su tiempo y disminuyendo su carga de trabajo. Debe también tener en cuenta la posibilidad de sufrir errores con la documentación, con su consiguiente gasto adicional en tiempo y dinero.

En tercer lugar, señalamos que la mayoría de empresas españolas siguen utilizando el papel como vía para la documentación de sus consejeros, contribuyendo de esta manera, a la deforestación de multitud de hectáreas cada año, lo que contribuye a un deterioro considerable de la vegetación.

A estas tres ventajas que incrementan la necesidad de digitalizar los Consejos, debemos añadirle que, en la mayoría de empresas, las exigencias del gobierno corporativa y el incremento de la responsabilidad asociada a los consejos, provoca un aumento en el número de reuniones, siendo aún más necesaria esta transformación digital.

Y, por último, destacamos que esta transformación favorece la colaboración entre los diferentes miembros, contribuye a la captación de talento y consigue una mayor implicación de todas las partes.

Qué herramientas utilizar

Los ya conocidos y utilizados “portales de Consejo” son herramientas especializadas en la gestión y administración de los Consejos, pudiendo las empresas digitalizarse por media de la utilización de estas herramientas.

Los objetivos de estos portales se basan en ofrecer seguridad y eficacia a un coste reducido, pudiendo solventar de esta manera, las tres principales desventajas resultantes de la no digitalización de los consejos, y eliminando los sistemas tradicionales para la transmisión de la documentación a los miembros del Consejo.

Entre las compañías que ofrecen este servicio, Diligent, portal en el que confían más de 650.000 directivos de todo el mundo, se encarga no solo de gestionar y facilitar la resolución de estas tareas, sino que incentiva la colaboración en las empresas, como puede comprobar si “solicita una demostración”.

Adicionalmente, destacamos que Diligent muestra un índice de fidelización del 98%, al tiempo que es utilizado por más del 50% de las empresas del Fortune 1000.

A modo de conclusión, destacamos de nuevo la importancia de digitalizar los Consejos de las empresas familiares, para así poder hacer frente a este nuevo paradigma que tanta importancia ofrece a esta transformación digital, creando nuevas oportunidades de mejora tanto en los procesos internos como de cara a terceros.

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