Tecnología para el Consejo de Administración

Las ventajas de la digitalización de documentos del Consejo de Administración

Como sabe, los consejos de administración son los órganos que manejan la información más sensible de las empresas. Por ello, resulta de vital importancia que los consejeros cuenten en su labor con mecanismos que aseguren la seguridad de los datos que manejan. Uno de los productos que existe en el mercado y ofrece los mejores resultados son los portales. Los portales para el Consejo de Administración desempeñan un papel fundamental para que la información de las empresas se desenvuelva en un entorno seguro. De hecho, el informe de Forrester “La brecha digital en los Consejos de Administración” ha desvelado que más de la mitad de las comunicaciones internas confidenciales de los consejos de administración del mundo se realizan a través del correo electrónico personal de los consejeros. Esto pone en riesgo dichas comunicaciones y la información confidencial de la empresa. Sin duda, demuestra que la digitalización de documentos no puede tomarse a la ligera.

Los portales contribuyen a que la salvaguarda de los documentos, de carácter confidencial que tenga una empresa, se tutele de manera efectiva y evitan que se produzcan fugas de información. Por consiguiente, es muy importante que las empresas apuesten por soluciones digitales que ofrezcan todas las ventajas de la digitalización de documentos, es decir que permitan la colaboración, reduzcan los riesgos cibernéticos, y faciliten la entrega de documentos.

Los portales ayudan a tejer una red segura y a asegurar que el acceso a la información de los consejos de administración se realice en un entorno efectivo y seguro. Los avances tecnológicos permiten que los portales ofrezcan buenas soluciones para que las empresas aseguren sus datos. Por ello, en este artículo, cuando hablemos de las ventajas de la digitalización de documentos hablaremos de las ventajas de usar un portal para el Consejo de Administración como Diligent Boards.

Ventajas de la digitalización de documentos: blindarse contra la ciberdelincuencia

Según el informe de Forrester ya mencionado, el 41% de los consejos de administración se muestra muy preocupado por su capacidad para proteger sus comunicaciones y los datos del consejo. El entorno digital en el que se desenvuelven en la actualidad todos los sectores ha favorecido a que la ciberdelincuencia sea una de las principales amenazas que existen para las empresas, ya que se trata de una práctica que se encuentra en constante evolución. La mayoría de los Consejos de Administración carece de la tecnología necesaria para evitar los ataques cibernéticos y cumplir con los requisitos normativos. Los portales para el consejo de administración son una buena manera de asegurar que los consejos de administración gozan de unos buenos niveles de ciberseguridad.

Un buen portal para el Consejo de Administración debe realizar, de forma constante, pruebas de seguridad con las que podrán detectar anomalías, fallos o cuestiones que se deban mejorar si perciben algún avance significativo entre los ciberdelincuentes.

Estas pruebas de seguridad no solo las pueden realizar los propios portales de forma periódica, autónoma y automática, sino que los portales pueden permitir que sean los mismos consejeros los que lleven a cabo pruebas de seguridad de forma independiente. Cuantas más pruebas se realicen, y por más profesionales, más sencillo será detectar los problemas de seguridad de la herramienta.

Ventajas de la digitalización de documentos: Diferentes niveles de seguridad

Cada empresa requiere unos niveles de seguridad particulares que vendrán determinados por las características y perfil que tenga su Consejo de Administración. Por ello, es importante que los portales tengan la capacidad de ajustarse a las necesidades de cada compañía.

Por ejemplo, es interesante cuando los portales permiten a los consejeros tener contraseñas con diferentes niveles de seguridad, así como permitir la opción de que algunos usuarios puedan imprimir o exportar los documentos de uso interno del consejo desde una sección  concreta del propio portal y otros usuarios no cuenten con dicha opción.

Ventajas de la digitalización de documentos: fácil acceso a la información

Es también habitual que, en la composición que presentan los consejos en la actualidad, sus integrantes se encuentren repartidos por varios puntos del mundo. Esto implica que el acceso a este portal debe permitir el acceso desde diferentes dispositivos: ordenadores, portátiles, teléfonos móviles o tabletas. Lo ideal es que la experiencia del usuario del portal desde cualquiera de estos dispositivos sea muy parecida e igual de intuitiva.

Por último, el portal debe permitir un acceso seguro a la información con o sin conexión a internet. De este modo, el consejero podrá leer y repasar los documentos para la siguiente reunión del Consejo en el avión a pesar de no contar con conexión.

Ventajas de la digitalización de documentos: mayor colaboración entre los miembros del Consejo

El 42% de los consejeros entrevistados en el estudio de Forrester admitieron que la colaboración entre miembros del Consejo de Administración sigue siendo un reto. Entre las ventajas de la digitalización de documentos del Consejo de Administración en un portal para el Consejo se encuentra la posibilidad de compartir comentarios con otros consejeros para colaborar en la revisión de un documento.

Por último, la digitalización de documentos y el recibir los documentos para las reuniones con tiempo permiten que los consejeros puedan optimizar el tiempo de reunión del Consejo de Administración. Muchos de los Consejos mantienen reuniones de manera trimestral, y la mayoría de los consejeros considera que el 56% de los informes que se les presentaron durante estas reuniones habrían sido más útiles si los hubieran recibido con antelación. Por ello, un portal para el Consejo de Administración permite optimizar el tiempo de reunión e impulsar la colaboración entre los miembros del Consejo.

Descubra más sobre los problemas de los Consejos de Administración de todo el mundo en el informe de Forrester, y descubra las ventajas de la digitalización de documentos y del uso de herramientas desarrolladas para el Consejo de Administración.

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