Mejores prácticas

Por qué el director jurídico necesita soluciones de gobierno, riesgo y cumplimiento

Los últimos años se han caracterizado por la continua evolución de las organizaciones hacia un entorno digital. Y, para conseguirlo, estas han seguido un proceso de adaptación que ha consistido en capacitar a los equipos y estabilizar su gobierno, riesgo y cumplimiento, antes de adoptar nuevas tecnologías, dando paso a la creación de una cultura GRC.

Sin embargo, dicha evolución gradual ha sido considerablemente impulsada este último año a causa del Covid-19, que ha conseguido que la digitalización esperada para los próximos años se haya producido en tan solo unos meses.

Y este considerable impulso, aunque ha acelerado la digitalización, ha incrementado la preocupación de las organizaciones y directores jurídicos, que ven, por un lado, la necesidad de adaptarse a este nuevo periodo y, por otro, la incapacidad de sus organizaciones para hacerlo. Como señala el informe “Future Ready Lawyer: Performance Drivers”, al 76% de los abogados les preocupa la importancia creciente de la tecnología jurídica. Sin embargo, solo el 28% considera que su organización está preparada para implementarla.

3 señales que indican al director jurídico la necesidad de implementar una estrategia digital

Como señala este mismo informe, el 47% de los departamentos jurídicos de Europa ya ha establecido una estrategia digital, y otro 20% está considerando la posibilidad de hacerlo, lo que evidencia la escasa percepción de las organizaciones acerca de la importancia de implementar una estrategia digital. Adicionalmente, tan solo el 33% de las estrategias digitales cuenta con unos objetivos específicos y un calendario para cumplirlo.

A continuación, repasamos 3 de las señales que indican al director jurídico la necesidad de implementar una estrategia digital.

1.       Crecimiento del departamento jurídico

Probablemente la estrategia implementada años atrás ya no se ajuste a las necesidades del departamento jurídico. En este caso, conviene evaluar si las soluciones de gobierno, riesgo y cumplimiento utilizadas en el momento se adecuan a las actuales necesidades y trayectoria de la compañía. En este sentido, el director jurídico necesita una tecnología escalable que pueda expandirse al mismo tiempo que lo hace su departamento.

2.       Diferencias en la organización de la información

Generalmente cada miembro del departamento utiliza una forma diferente de organizar la información y completar las tareas, lo que dificulta saber quién se responsabiliza de qué, así como determinar el estado de la información jurídica. Adicionalmente, algunos procesos como la aprobación de contratos, que suelen hacerse de forma manual, pueden llevar días.

Por el contrario, utilizar una solución de gobierno, riesgo y cumplimiento permite que los miembros del departamento jurídico organicen de la misma forma la información y que procesos más largos como la aprobación de contratos puedan llevarse a cabo de forma mucho más rápida.

3.       El departamento no dispone de un presupuesto tecnológico

No disponer de un presupuesto tecnológico solo puede suponer dos escenarios muy distintos. O bien la empresa realizó un importante esfuerzo para la incorporación de herramientas tecnológicas, motivo por el cual el departamento jurídico no tiene presupuesto alguno. O bien el departamento jurídico trabaja con hojas de cálculo y un software genérico, que deben actualizarse de forma manual.

Vistas estas estas 3 señales que indican la necesidad de implementar una estrategia digital, destacamos que las inversiones en tecnología solo corresponden a una parte del todo. Antes de empezar a diseñar la estrategia digital, es necesario conocer el punto de partida de la compañía y el departamento, así como lo puntos débiles a resolver. Y, por supuesto, a la creación de la estrategia en tecnología le debe acompañar la implementación de una solución de gobierno, riesgo y cumplimiento.

Importancia de seleccionar las herramientas adecuadas

A estas alturas, las organizaciones que todavía no han invertido en la implementación de herramientas que presten apoyo a esta nueva forma de trabajar (en la que prima el teletrabajo y la ciberseguridad), se encuentran ante una situación de urgencia. Sin embargo, no por ello se debe caer en el error de invertir en tecnología sin meditarlo profundamente.

En este sentido, es fundamental valorar detenidamente cada herramienta y analizar a fondo su impacto como solución de gobierno, riesgo y cumplimiento. A continuación, destacamos algunos de los motivos por los que los directores jurídicos escogen las herramientas de Diligent:

  • El 50% de las empresas que pertenecen a la lista Fortune 1000 utilizan las herramientas de Diligent, siendo la tasa de retención de clientes del 98%.
  • Más de 300 clientes de la competencia decidieron cambiarse a las soluciones ofrecidas por Diligent.
  • Diligent ofrece los más elevados estándares de seguridad.
  • Diligent ofrece una formación ilimitada y un soporte líder en la industria, lo que incluye un soporte para empleados (nivel de conserjería) de 24 horas al día, los 7 días de la semana, los 365 días del año.

Soluciones de Diligent

Governance Cloud es la solución de gobierno corporativo moderno en la que confían más de 700.000 directivos en todo el mundo. Veamos por qué:

1.       Diligent Boards

Es el portal para el Consejo de Administración que permite optimizar el gobierno corporativo. Destaca fundamentalmente por las siguientes características:

  • Permite una comunicación segura para el Consejo de Administración dentro del propio portal.
  • Crea una colaboración sencilla, en tanto que los consejeros pueden realizar anotaciones en los documentos, compartir notas con otros consejeros en incluso recibir notificaciones de los últimos cambios en la documentación.
  • Permite llevar a cabo votaciones y llevar un control de los resultados.
  • Facilita el acceso al portal desde cualquier dispositivo, las 24 horas del día.

2.       Diligent Entities

Permite centralizar los datos de la empresa de cientos, e incluso miles de subsidiarias globales, simplificando así los procesos legales y financieros y garantizando el cumplimiento de la legislación local e internacional.

3.       Diligent Compliance

Ayuda a las empresas a gestionar el cumplimiento de sus obligaciones internas y externas, así como a identificar brechas al tiempo que sugiere la realización de taras correctivas que puedan impulsar la mejora continua y continuidad del negocio.

4.       Diligent Secure File Sharing y Diligent Secure Meeting Workflow

Son las soluciones seguras de colaboración y preparación de las reuniones del Consejo. Gracias a estas, los consejeros pueden mejorar su colaboración a la hora de crear, compartir y colaborar en los documentos. Además, permiten que toda comunicación se encuentre libre de riesgos.

5.       Diligent Messenger

Permite la comunicación segura entre los miembros del Consejo de Administración. Recordamos que herramientas como el correo electrónico o el WhatsApp facilitan considerablemente a los ciberdelincuentes el acceso a la información privada de la compañía, lo que conlleva pérdidas económicas y reputacionales irreversibles.

A modo de conclusión, recordamos que, aunque las organizaciones se puedan encontrar en una situación de urgencia, estas no deben caer en el error de invertir en tecnología sin antes meditarlo en profundidad, comparando las diferentes alternativas disponibles y escogiendo aquella que mejor se adapta a las necesidades y debilidades actuales de la compañía.

BLOGS DESTACADOS