Gestión de crisis

Las ventajas de contar con tecnología al servicio del cumplimiento legal y normativo

El cumplimiento legal y normativo es una de las tareas que más tiempo y esfuerzo requieren a las organizaciones y empleados, independientemente de si se trabaja en un rol de cumplimiento, riesgo, como director jurídico o como secretario del Consejo.

Adicionalmente, el cumplimiento es cada vez más estricto y complejo, como se puede ver reflejado en el incremento del número de sanciones por incumplimiento y su severidad. Según ha informado Business Insider, a nivel mundial, las instituciones financieras han tenido que enfrentarse a multas por incumplimiento por valor de 30.000 millones de euros desde la crisis financiera del 2008.

Y todo ello justifica que las empresas estén, a día de hoy, más centradas que nunca en cumplir y supervisar sus obligaciones de cumplimiento normativo. Eso sí, fomentar un espíritu de cumplimiento como pilar del buen gobierno corporativo no es una tarea sencilla, especialmente, cuando las empresas no ponen a disposición de los trabajadores las soluciones de cumplimiento legal y normativo disponibles, como las que Diligent pone a su disposición.

Importancia de adoptar un enfoque tecnológico de cumplimiento

Como señalamos, las empresas conocen la relevancia del cumplimiento legal y normativo. Sin embargo, muchas veces sus acciones no están alineadas con sus preocupaciones, especialmente en épocas de recorte como la actual, en la que algunas empresas deciden renunciar a incorporar herramientas tecnológicas destinadas a este fin.

No obstante, para muchas empresas, la solución sí es confiar en la tecnología, en vistas a aplicar rigor a sus procesos operativos, agilizar los procesos de revisión y aprobación de sus materiales de marketing y comunicación y crear un camino de auditoría sólido para evidenciar su enfoque.

¿Qué justifica que las empresas introduzcan tecnología al servicio del cumplimiento legal y normativo?

Los desafíos de cumplimiento legal y normativo a los que se enfrentan las empresas y empleados son muy similares, independientemente de si analizamos las preocupaciones en esta materia del director de riesgos, del secretario del Consejo, especialista en el cumplimiento, del director jurídico o del auditor interno. En definitiva, los principales desafíos son:

  • Gestión de documentos y activos digitales: para muchas organizaciones no es una tarea sencilla la gestión de documentos y activos, a consecuencia de los problemas derivados del control de versiones y el acceso digital seguro.
  • Transparencia y responsabilidad de los datos: uno de los obstáculos más frecuentes, en las organizaciones que operan como departamentos aislados, cada uno con sus propios sistemas y procesos, es la dificultad para evaluar el riesgo, establecer la responsabilidad y obtener una imagen clara del cumplimiento.
  • Constantes modificaciones en las obligaciones: el tercero de los desafíos más recurrentes a los que se enfrentan las organizaciones es el constante cambio que sufre el panorama normativo, lo que dificulta la tarea de mantener al día los requisitos legales o políticas internas. Adicionalmente, los trámites burocráticos no dejan de incrementarse, y no parece que vayan a dejar de hacerlo.

Ante esta perspectiva, es incluso mayor la necesidad de incorporar soluciones de cumplimiento. De hecho, cada vez son más las empresas que deciden apostar por la tecnología, no solo para poder afrontar los 3 obstáculos mencionados anteriormente, sino en vistas a obtener el resto de ventajas que vemos a continuación:

Beneficios resultantes de la implementación de soluciones de cumplimiento

Una buena solución de cumplimiento legal y normativo ha de ser capaz de agregar transparencia, mejorar el rigor y reducir el riesgo de cometer una infracción de cumplimiento normativo. Partiendo de esta base, los principales beneficios resultantes de incorporar una herramienta de cumplimiento son su capacidad para:

  • Reducir el coste de la gestión de riesgos y cumplimiento: como consecuencia del ahorro de tiempo derivado del eficiente proceso de cumplimiento. Adicionalmente, una solución de cumplimiento permite minimizar el riesgo de acometer una infracción que conlleve una multa, interrupción del negocio o coste indirecto del daño a la reputación. Por último, elimina las deficiencias resultantes de realizar a mano todo el proceso.
  • Asignar las obligaciones a los controles de cumplimiento: los paneles de control a tiempo real brindan una información imprescindible sobre su enfoque y efectividad en toda la empresa.
  • Identificar mejoras: una solución de cumplimiento como la ofrecida por Diligent convierte las evaluaciones de riesgos en acciones correctivas. De esta forma, los gerentes pueden no solo identificar brechas normativas, sino solucionarlas con rapidez.
  • Realizar un seguimiento de las acciones llevadas a cabo: a la rápida asignación de tareas le acompaña una definición clara y medible de la responsabilidad.
  • Automatizar las notificaciones y recordatorios: de forma que pueda asegurarse de que se cumplen los plazos establecidos.
  • Mostrar una vista a tiempo real del cumplimiento: una solución de cumplimiento debe ser capaz de generar informes instantáneos, en base a información a tiempo real.
  • Controlar los informes: la responsabilidad es cada vez mayor, y, como hemos visto, las multas por incumplimientos también lo son. En este sentido, supervisar el cumplimiento por medio de informes se está convirtiendo en una prioridad. La solución ofrecida por Diligent simplifica y acelera la recopilación e intercambio de datos, por medio de informes fáciles de exportar y de utilizar.
  • Asignar los enfoques adecuados: los procesos integrados facilitan que las decisiones estén alineadas con el marco de cumplimiento legal y normativo que las empresas deben cumplir. En este sentido, los procedimientos garantizan la reducción de riesgos por medio de la implementación de las mejores prácticas.
  • Crear de un recorrido de auditoría compatible: el cumplimiento de las obligaciones se documenta automáticamente. De esta forma, se garantiza un mantenimiento de los registros sólido y listo para la auditoría.
  • Mejorar la seguridad: los sistemas se actualizan frecuentemente con el fin de garantizar la máxima protección de la información frente a los ciberdelincuentes.

En definitiva, analice los beneficios de las soluciones de cumplimiento legal y normativo

La introducción de una solución de cumplimiento legal y normativo puede suponer la mejora drástica e inmediata de la gestión de riesgos y auditoría interna de una empresa. Como acabamos de mencionar, son muchas las ventajas asociadas a una solución como la ofrecida por Diligent.

Y, por último, cabe destacar que la automatización mejora no solo los informes de cumplimiento, sino también la eficacia de toda la estrategia de cumplimiento de una organización.

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