Gobierno corporativo

5 maneras de conseguir reuniones del Consejo más eficientes

Los Consejos de Administración son unos de los órganos que más pueden beneficiarse de la actual transformación digital. Haciendo un uso adecuado de la mejor velocidad, agilidad y visibilidad de los procesos, las reuniones del Consejo de Administración serán mucho más efectivas y, sobre todo, eficientes.

Todas las partes involucradas en las reuniones del Consejo de Administración (asesor general, secretario, consejeros y ejecutivos) buscan optimizar el valor, la experiencia y los conocimientos que puede ofrecer el Consejo y no hay mejor forma de lograr este objetivo que empleando las nuevas tecnologías.

El trabajo no termina al salir de las reuniones del Consejo de Administración

El ritmo de trabajo en el seno de las empresas se ha acelerado de manera sustancial en los últimos años. Precisamente, por esto, en un futuro muy próximo, la típica reunión trimestral quedará obsoleta en todas aquellas empresas que trabajen siguiendo los ritmos acelerados del día a día.

Gracias a la tecnología, la forma de interactuar con los consejeros dejará de ser ocasional para convertirse en una dinámica continua con los ejecutivos.

Portal digital para la gestión de todos los trámites y archivos: esencial que los Los Consejos de Administración estén en contacto con la empresa

Si la compañía logra que los consejeros introduzcan el cambio indicado en el título y empiecen a utilizar las nuevas tecnologías para agilizar los procesos y comunicaciones, el éxito queda asegurado.

En este sentido, un portal digital ofrece la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, lo que puede incentivar la participación de todos e incluso fomentar la celebración de reuniones del Consejo de Administración desde cualquier parte.

Para ello, herramientas como Diligent Boards permiten a todos los miembros del Consejo comentar temas relacionados con este órgano corporativo de forma segura. De hecho, con Diligent Boards, los consejeros podrán votar, compartir documentos y seguir informándose de todos los trámites una vez finalizada la reunión.

Además, automatiza diversas tareas, como las evaluaciones o la aprobación de las actas, así como su digitalización.

La responsabilidad y el papel de los consejeros en las reuniones del Consejo de Administración

Otra forma de agilizar y mejorar las reuniones del Consejo de Administración es dejar muy claro desde el inicio cuál es el papel de cada consejero. Dicho de otra manera, cada miembro debe tener muy claras en qué consisten todas sus responsabilidades.

Automatizar ciertas tareas, como las evaluaciones o la aprobación de las actas, no debería hacerse durante las reuniones del Consejo de Administración, ya que retrasaría todo el proceso. Para agilizar y hacerlas más eficaces, lo más recomendable es utilizar herramientas digitales, siempre que sea posible.

Estas herramientas para las reuniones del Consejo de Administración contribuyen a mejorar el modo en el que se comparte la información con los consejeros. Por tanto, le invitamos a que no les bombardee ni les envíe información, dado que la suite de herramientas digitales adecuada controla la cantidad que manda en todo momento.

La seguridad en las comunicaciones, clave para la eficiencia de las reuniones del Consejo de Administración

Para finalizar, resulta imprescindible mencionar que al enviar la información se debe asegurar de que se hace utilizando un canal seguro. Con los problemas de seguridad cibernética a los que se han visto expuestos las grandes compañías en los últimos tiempos, es más importante que nunca utilizar canales seguros.

Las herramientas digitales para facilitar las reuniones del Consejo de Administración como Diligent Messenger ofrecen ese canal seguro para las comunicaciones del Consejo.

De todo ello se desprende que la transformación digital no solo supone cambios en las operaciones cotidianas de la empresa, sino que también modifica la forma de operar e interactuar del Consejo de Administración con la misma.

La citada transformación requiere la mejora de todos los procesos, incluidas las reuniones del Consejo de Administración, con el fin de adaptarlos a una plataforma digital y, en definitiva, la forma más simple de hacerlo es implementar un único ecosistema digital de gobierno corporativo.

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