Consejo de Administración

Las reuniones del consejo en 2021

La pandemia del COVID-19 ha proporcionado una prueba contundente de que las reuniones del Consejo se pueden celebrar en línea. La tecnología digital es esencial en la estrategia empresarial y es imprescindible para llevar a cabo las reuniones del Consejo. Muchos, de hecho, han comenzado ya su transformación digital. Y, si el suyo no lo ha hecho todavía, ¿cómo esperan poder garantizar la continuación de las reuniones del Consejo bajo cualquier circunstancia?

Como afirma el nuevo informe de PWC, “las empresas deben estar preparadas para celebrar las reuniones del Consejo y de las comisiones en remoto, ya sea por teléfono o videoconferencia, pero siempre de manera segura y contando con la información necesaria para tomar decisiones acertadas”. No obstante, para conseguirlo es necesaria la introducción de soluciones, como las ofrecidas por Diligent, que permitan digitalizar la gestión del Consejo y de sus comisiones sin poner en riesgo la seguridad de la información.

A continuación, repasaremos el panorama actual de las reuniones del Consejo, la forma de lograr que dichas reuniones sean efectivas este 2021 (afrontando la actual crisis) y las herramientas que Diligent pone a disposición de las empresas para lograr dicha digitalización.

Panorama actual de las reuniones del Consejo

La tecnología siempre se ha percibido como un campo técnico, lo que ha provocado que el Consejo haya sido, durante un largo periodo de tiempo, ajeno a la transformación digital. Sin embargo, esta ya no es una alternativa si se quiere conseguir una eficacia en las reuniones del Consejo este 2021. De ahí que se deba otorgar una mayor importancia a la digitalización.

Y esto es, precisamente, lo que está ocurriendo en el panorama actual: un creciente interés y preocupación por temas como la ciberseguridad o la implementación de soluciones para la digitalización.

No obstante, y como suele ocurrir habitualmente, la velocidad de los cambios suele ir por detrás de las necesidades del momento.

El papel de los consejeros

Como señalamos, la preocupación del Consejo, y por ende los consejeros, es cada vez mayor. Sin embargo, estos deben dejar a un lado la preocupación por estos temas desde una perspectiva “técnica”, y hacerlo desde el punto de vista “estratégico”.

Por ejemplo, las herramientas de Diligent permiten frenar la ciberdelincuencia. Sin embargo, más allá de ello, buscan lograr la digitalización del Consejo, alcanzar un gobierno corporativo moderno y permiten a las empresas adaptarse a la situación de crisis actual. Y, todo ello, puede culminar en una ventaja competitiva. De ahí la importancia de ver estas herramientas desde el punto de vista estratégico, más allá del técnico.

En definitiva, se trata de tomar decisiones de alto nivel, como es la inversión o gasto en nuevas tecnologías. Esta categoría, eso sí, se coloca actualmente como la más relevante (con diferencia). Siendo esta una prueba de la creciente preocupación por la transformación digital.

En la siguiente guía presentamos cuál es el papel de los consejeros para liderar la transformación digital de los órganos de gobierno. Descárguela aquí.

Cómo lograr que las reuniones del Consejo sean efectivas este 2021

Explicado el panorama actual, ¿cómo pueden las empresas lograr que sus reuniones del Consejo sean efectivas este 2021? Por “fortuna”, lograrlo es algo que está al alcance de todas las compañías, pues no se trata de soluciones complejas o difíciles de implementar. Más bien, todo lo contrario.

Para lograr la efectividad de las reuniones, las empresas deben implementar las soluciones adecuadas. Ahora bien, ¿qué se entiende por soluciones adecuadas? Son todas aquellas herramientas que cumplen las siguientes necesidades actuales:

  • Reunirse en remoto.
  • Recibir la información a tiempo y asegurar que los consejeros revisan la última versión.
  • Aprobar las actas por escrito y sin sesión.
  • Gestionar una crisis y validar un plan de crisis.
  • Garantizar la seguridad de la información más confidencial.

Hasta ahora era fundamental contar con un portal con el que gestionar el Consejo de Administración, pero la situación que vivimos en la actualidad requiere, además, el resto de herramientas.

Soluciones de Diligent

Las herramientas ofrecidas por Diligent son la solución para lograr un gobierno corporativo moderno, y tienen como objetivo dotar a la empresa (y órganos de gobierno) de la tecnología, datos y procesos necesarios para impulsar el buen gobierno corporativo, especialmente en este contexto de crisis en el que las compañías buscan no solo solventar los efectos de la crisis sino emerger más fuertes.

Algunas de estas soluciones, encargadas de garantizar la efectividad de las reuniones del Consejo este 2021, son:

Diligent Boards

El portal para el Consejo de Administración más seguro e intuitivo. A través de este, los Consejos y sus comisiones pueden distribuir con antelación y gestionar la documentación requerida para cada reunión, incrementar la participación de los consejeros o llevar a cabo votaciones y resoluciones. Además, permite a los consejeros anotar y subrayar los documentos como si revisaran la informacón en papel y compartir notas con otros consejeros.

Diligent Messenger

Diligent Messenger garantiza que la comunicación entre los miembros del Consejo de Administración, sus comisiones y los directivos sea segura. Además, permite enviar documentos confidenciales y mantenerlos en privado. Por último, cabe mencionar que es una solución tan intuitiva como Whatsapp, pero con unos estándares de seguridad mucho más altos.

Diligent Nominations

Esta tercera herramienta permite a las empresas obtener acceso a la información utilizada por proxy advisors y activistas, con lo que pueden comparar la composición de su Consejos de Administración con el de otras compañías y analizar los datos de gobierno corporativo con los de otras empresas del mismo sector. fomentando, Además, les permite buscar a consejeros para prepara su plan de sucesión y asegurarde de que logran un órgano de gobierno más diverso.

A modo de conclusión, señalamos que las reuniones remotas están amparadas por la LSE (Ley de Sociedades Española), y por las comunicaciones de la CNMV, por lo que la problemática no se reduce a la posibilidad de realizar dichas reuniones online, sino a la forma de celebrarlas, garantizando la participación de todos los asistentes, la seguridad de la información o la necesidad de gestionar eficazmente las reuniones.

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