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Renta Corporación implementa Diligent Boards™ y obtiene excelentes resultados

La empresa española Renta Corporación, cuya actividad puede resumirse en la compra, rehabilitación y venta de edificios en las ciudades de Barcelona y Madrid, ha implementado el portal de Diligent como solución para optimizar el gobierno corporativo, incentivando la colaboración de sus miembros y obteniendo resultados muy positivos, según nos ha explicado la responsable del Departamento de Secretaría General Cristina Pijoan.

Renta Corporación decidió adoptar el portal para el Consejo de Diligent como consecuencia del positivo testimonio de uno de sus consejeros que ya lo utilizaba en otro Consejo. Al compartir su experiencia con el resto de miembros del Consejo de Administración, transmitió las ventajas y mejoras que la utilización de Diligent Boards estaba teniendo en la otra empresa.

RETO

La implementación del portal de Diligent en Renta Corporación fue muy sencilla, aunque anteriormente no contaban con ninguna otra herramienta de gestión de los materiales del Consejo de Administración y de las Comisiones de Auditoría y de Nombramientos y Retribuciones. Los miembros de esta compañía utilizaban el correo electrónico para el intercambio de información y el envío de documentación y luego lo imprimían para las reuniones.

Lejos de representar un desafío, el uso de Diligent Boards supuso una gran ventaja desde el inicio ya que solucionó instantáneamente la problemática de trabajar con el correo electrónico y el obstáculo de imprimir toda la documentacion cada vez que se realizaba cualquier modificación. Además, como parte del proceso de implementación, Diligent realizó una formación a todos los miembros del Consejo de manera individual y personalizada, lo que se tradujo  en el éxito de la adopción de la herramienta.

“Lo más destacable es el óptimo funcionamiento de la herramienta, y la capacidad de respuesta del responsable de nuestra cuenta, que siempre está disponible para resolver cualquier duda, y responde enseguida a nuestros emails y llamadas”.

ENFOQUE

Renta Corporación implementó el portal de Diligent el pasado mes de febrero, reemplazando así su anterior enfoque basado en la colaboración a través del correo electrónico y la impresión  costosa de toda la documentación con el consiguiente riesgo que esto representaba para la confidencialidad de una información tan sensible. La principal consecuencia de la digitalización de la gestión del Consejo ha sido que la compañía ha mejorado sus procesos, que con la herramienta son  considerablemente más rápidos, eficientes y seguros.

En cuanto a los miembros del Consejo de Administración, todos han aportado valoraciones positivas, recibiendo la herramienta una gran aceptación por parte de todos ellos. Según Cristina Pijoan: “Sí, (los consejeros) están encantados. Cuando acabó el primer Consejo hice un sondeo para conocer sus opiniones y la verdad es que estaban entusiasmados, “habían visto la luz” por el hecho de no tener que salir de la oficina con una carpeta llena de papeles que no sabían dónde guardar”.

También ha señalado que ve a los miembros “más aplicados y contentos, ya que todo está más organizado y digitalizado. Es todo más fácil. Todos utilizan Diligent”.

RESULTADOS

Es palpable no solo la aceptación de Diligent, sino el positivo impacto que esta herramienta ha tenido en Renta Corporación desde su implementación.

En cuanto a los resultados, Cristina Pijoan ha señalado que “la desaparición del papel es una mejora significativa, y la tranquilidad de saber que está toda la documentación definitiva guardada en Diligent. Además, cuando un consejero toma notas sobre los documentos, puede verlas el día de la reunión, aunque se modifique el documento desde la Secretaría, por lo que ya no tienen que hacerlas en papel. Además, pueden revisar y tomar notas desde cualquier dispositivo”. Según Cristina Pijoan, “el hecho de venir e irse de la reunión sin papeles ha sido primordial, además de poder consultar todos los documentos antiguos en cualquier momento. Por ejemplo, si quieres consultar los documentos de la reunión del Consejo de julio del 2019, solo tienes que ir a la aplicación y abrirlo, e incluso realizar una búsqueda rápida de un tema en concreto. En definitiva, estoy encantada. Yo también he visto la luz”.

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