Política de privacidad

  1. Datos personales que tratamos
    • 1 Datos personales que recabamos directamente de usted
    • 2 Datos personales que recabamos de otras fuentes
    • 3 Otros datos personales que tratamos sobre usted
    • 4 Categorías especiales de datos personales
  2. ¿Cómo y con qué bases tratamos sus datos personales?
  3. Qué información recopilamos en nombre de nuestros clientes
  4. Sus derechos en relación con sus datos personales
  5. Intercambio de información
  6. Seguridad y conservación de sus datos personales
  7. Transferencias internacionales de datos
  8. Escudo de Privacidad UE-EE. UU.
  9. Enlaces a otras páginas web
  10. Póngase en contacto con nosotros
  11. Cambios a la presente Política

La presente Política de Privacidad es de aplicación a nuestras páginas web así como a nuestros servicios online de gestión del consejo de administración y de gobierno corporativo, incluyendo:

(conjuntamente, los «Servicios» y las «páginas web», respectivamente).

Las páginas web y los Servicios son propiedad de y están operados por Diligent Corporation y las entidades pertenecientes a su grupo empresarial que aparecen listadas encima (conjuntamente, «nosotros», «nos» o «nuestro»). La presente Política de Privacidad describe la manera en que recabamos, utilizamos, compartimos y protegemos los datos personales que usted proporciona a través de las páginas web o de los Servicios. También describe sus derechos en relación con la utilización, el acceso y la rectificación de sus datos personales. Los datos personales significan toda información, o combinación de diferentes categorías de información, que podrían permitir, de forma razonable, que le identifiquen. A efectos de claridad, la presente Política de Privacidad no reemplaza ni sustituye ninguna condición adicional o complementaria que pudiera estar recogida en nuestros contratos con clientes.

  1. Datos personales que tratamos

Por lo general usted puede visitar nuestras páginas web sin proporcionar de forma activa ningún dato personal sobre usted. No obstante, en determinadas secciones de esta página web, podremos pedirle que se ponga en contacto con nosotros en caso de que tenga cualquier duda o comentario, o si desea más información sobre nuestros Servicios. En tales casos, recabaremos sus datos personales directamente de usted, tal y como se describe a continuación.

Es posible que debamos recabar determinados datos personales por imperativo legal o como consecuencia de la relación contractual que hayamos entablado con usted. La negativa a proporcionar dichos datos personales podrá impedir o retrasar el cumplimiento de dichas obligaciones. Al recabar sus datos personales, le informaremos con respecto a la obligatoriedad de proporcionar dichos datos así como de las consecuencias de no hacerlo.

1.1 Datos personales que recabamos directamente de usted

Las categorías de datos personales que recabamos directamente de usted son:

  • Datos identificativos (por ejemplo: nombre, cargo, empleador u organización)
  • Datos de contacto (por ejemplo: número de teléfono, dirección de correo electrónico o dirección postal)
  • Información adicional sobre su organización (por ejemplo: presupuesto operativo anual, número de miembros del consejo, número de miembros del comité)
  • Información demográfica (por ejemplo: edad, estudios, etc.)
  • Información sobre usted que recabamos de forma automática, incluyendo los datos recabados a través de cookies y otras tecnologías de identificación de dispositivos («Cookies y Tecnologías de Seguimiento»). Podrá encontrar información adicional sobre el uso de las Cookies y Tecnologías de Seguimiento consultando nuestra Política de Cookies.
  • Otros datos que usted proporcione durante el uso de los Servicios.

1.2 Información que recabamos de otras fuentes:

 Recabamos datos personales sobre usted a través de su empleador u organización o de nuestros socios comerciales.

Las categorías de datos personales que recabamos de otras fuentes incluyen:

  • Datos identificativos (por ejemplo, nombre, cargo, empleador u organización)
  • Datos de contacto (por ejemplo, número de teléfono, dirección de correo electrónico o dirección postal)
  • Información adicional sobre su organización (por ejemplo, presupuesto operativo anual, número de miembros del consejo, número de miembros del comité)
  • Información demográfica (por ejemplo, edad, estudios, etc.)
  • Otros datos personales que tratamos sobre usted

Asimismo podremos recabar información sobre usted a lo largo de su relación con nuestros Servicios y esta página web. Las categorías de datos personales que recabamos en este contexto incluyen:

  • Información de la cuenta (como ID de usuario, datos de contacto o respuestas a preguntas de seguridad); e
  • Información sobre el uso que usted hace de nuestros Servicios o de las páginas web (por ejemplo, peticiones de asistencia o información que nos proporciona para resolver dichas peticiones de asistencia).
  • Categorías especiales de datos personales

Algunas de las categorías de datos personales que tratamos exclusivamente en calidad de encargados del tratamiento de cara a la prestación de nuestros Servicios pueden constituir categorías especiales de datos personales (también conocidas como datos personales sensibles). En particular, podremos tratar datos personales que revelen su origen racial o étnico, sus convicciones religiosas o filosóficas, o su afiliación sindical o datos relativos a la salud si dichos datos se proporcionan en el contexto de la prestación de nuestros Servicios. No trataremos dichos datos personales sensibles con ningún otro fin distinto del de prestar los Servicios, de conformidad con lo dispuesto en los términos de uso del Servicio.

  1. ¿Cómo y con qué bases tratamos sus datos personales?

Tratamos sus datos personales para:

  • Identificarle y autentificarle: Tratamos su información de identificación para verificar su identidad cuando accede a, y utiliza, nuestros Servicios, así como para garantizar la seguridad de sus datos personales. Lo hacemos para cumplir con las obligaciones contractuales que mantenemos con usted o con su organización.
  • Prestarle servicios: Tratamos sus datos personales para prestarle los servicios que usted o su organización hayan solicitado. Lo hacemos para cumplir con las obligaciones contractuales que mantenemos con usted o con su organización.
  • Mejorar nuestros Servicios: Analizamos información sobre la manera en que usted utiliza nuestros Servicios para mejorar la experiencia de nuestros clientes en relación con todos nuestros Servicios, incluyendo pruebas de los productos y análisis de las páginas web. Tratamos dicha información sobre la base de nuestro interés legítimo con la finalidad de poder entender cualquier problema que surja en relación con nuestros Servicios y poder mejorar los mismos.
  • Comunicarnos con usted: Podremos tratar sus datos personales cuando nos pongamos en contacto con usted, por ejemplo, si le facilitamos información sobre cambios realizados con respecto a los términos y condiciones, o si se pone usted en contacto con nosotros para realizar cualquier consulta. Para ello nos amparamos en nuestro interés legítimo en poder proporcionarle soluciones adecuadas y enviarle notificaciones acerca de nuestros Servicios.
  • Comercializar nuestros Servicios: Podremos tratar sus datos personales para elaborar un perfil sobre usted y clasificarle en función de determinados segmentos de marketing con la finalidad de entender mejor sus preferencias y personalizar adecuadamente las comunicaciones comerciales que le enviamos. Nos amparamos en nuestro interés legítimo para proporcionarle comunicaciones comerciales personalizadas y de su interés. En caso de ser necesario, recabaremos su consentimiento antes de enviarle dichas comunicaciones comerciales.
  • Ejercitar nuestros derechos: Podremos tratar sus datos personales para ejercitar nuestros derechos legales cuando ello sea necesario, por ejemplo, para detectar, prevenir y responder a reclamaciones por fraude, reclamaciones por infracciones de derechos de propiedad intelectual o incumplimientos legales o de nuestros términos y condiciones contractuales aplicables.
  • Cumplir con nuestras obligaciones: Podremos tratar sus datos personales para, por ejemplo, llevar a cabo controles de prevención del fraude o cumplir otros requisitos legales o reglamentarios, cuando así lo exija de manera explícita la ley.
  • Personalizar su experiencia: Podremos tratar sus datos personales para mejorar su experiencia en relación con los Servicios cuando usted utilice los mismos, por ejemplo, proporcionándole elementos interactivos o personalizados en los Servicios y ofreciéndole contenido basado en sus intereses.

Podremos obtener su consentimiento para recabar y tratar determinadas categorías de datos personales cuando sea necesario por ley (por ejemplo, en relación con nuestras acciones de marketing directo, Cookies y Tecnologías de Seguimiento o cuando tratemos datos sensibles). Si le solicitamos su consentimiento para tratar sus datos personales, podrá revocar dicho consentimiento en cualquier momento poniéndose en contacto con nosotros a través de los datos de contacto indicados al final de la presente Política de Privacidad.

Opiniones de clientes

Podremos publicar en nuestras páginas web las opiniones de los clientes, las cuales podrían contener datos personales. Antes de publicar una opinión, obtendremos el consentimiento del cliente vía correo electrónico, para poder publicar su nombre, cargo y nombre de la organización junto con su opinión. Si desea actualizar o eliminar su opinión, puede ponerse en contacto con nosotros a través de marketing@diligent.com.

  1. Qué información recopilamos en nombre de nuestros clientes

Cuando un cliente nos contrata para prestarle Servicios y nos proporciona información personal o nos solicita que recopilemos información personal en su nombre en relación con los Servicios proporcionados, utilizamos dicha información exclusivamente para ofrecer los Servicios contratados.

En las circunstancias descritas en esta Sección, no mantenemos ninguna relación directa con las personas cuya información personal procesamos. En caso de que sus datos se procesen en nombre de uno de nuestros clientes, debe ponerse en contacto con el cliente directamente para abordar cualquier cuestión. Podemos transferir información personal a las empresas que nos ayudan a proporcionar nuestro servicio. La transferencia de datos personales a terceras partes se rige por acuerdos de servicio con nuestros Clientes.

Las personas cuyos datos se estén procesando en las circunstancias aquí descritas deben dirigir cualquier pregunta relativa al acceso, corrección, modificación o eliminación de datos inexactos a nuestro cliente (el responsable del tratamiento de los datos). Cuando una persona solicite la eliminación de sus datos, le responderemos dentro de un plazo razonable.

La información personal procesada de acuerdo con lo estipulado en esta Sección se conservará tanto tiempo como sea necesario para proporcionar los servicios a nuestros clientes. Conservaremos esta información personal durante el período de tiempo necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales, resolver litigios y hacer cumplir nuestros acuerdos.

  1. Sus derechos en relación con sus datos personales

Sin perjuicio de lo dispuesto en la legislación local, usted tiene determinados derechos en relación con sus datos personales, que incluyen el derecho a:

  • acceder a sus datos personales
  • rectificar los datos personales que tenemos sobre usted
  • suprimir sus datos personales
  • limitar el tratamiento de sus datos personales
  • oponerse a nuestro tratamiento de sus datos personales
  • recibir sus datos personales en un formato electrónico de uso común y transmitírselos a un tercero (derecho a la portabilidad de los datos)
  • presentar una reclamación ante la autoridad local de protección de datos.

Si usted desea ejercitar dichos derechos o tiene alguna inquietud con respecto a los mismos, por favor póngase en contacto con nosotros a través de los datos de contacto que se indican a continuación.

Le recomendamos que se ponga en contacto con nosotros para actualizar o rectificar sus datos personales si se producen cambios en los mismos o si los datos personales que tenemos sobre usted son inexactos.

Nos pondremos en contacto con usted si necesitamos información adicional para poder atender sus solicitudes.

  1. Intercambio de Información

Podremos compartir sus datos personales con terceros en las siguientes circunstancias:

  • Prestadores de servicios y socios comerciales. Podremos compartir sus datos personales con nuestros prestadores de servicios y socios comerciales que prestan servicios de marketing y otras operaciones comerciales para nosotros. Por ejemplo, podemos asociarnos con otras empresas para enviarle su pedido o prestar el servicio de atención al cliente. Estas empresas están autorizadas a tratar sus datos personales únicamente en la medida necesaria para prestar dichos servicios.
  • Entidades del Grupo Diligent. Diligent Corporation colabora de forma estrecha con otros negocios y entidades del grupo Diligent. Podremos compartir determinada información sobre sus datos identificativos y datos de contacto, información recabada a través de cookies, información sobre el uso de los Servicios o de nuestra página web, con otras entidades del Grupo Diligent para la prestación de servicios de asistencia al cliente en virtud de un contrato, con fines de marketing, elaboración de informes internos y conocimiento del cliente y optimización del servicio. Puede consultar un listado de las entidades del Grupo Diligent con las que se pueden compartir sus datos personales aquí.
  • Fuerzas y cuerpos de seguridad, jueces y tribunales, entidades reguladoras, autoridades gubernamentales u otros terceros competentes. Podremos compartir sus datos personales con dichos terceros cuando consideremos que ello es necesario para cumplir con una obligación legal o reglamentaria, así como para proteger nuestros propios derechos o los derechos de cualquier tercero. En la medida que la normativa lo permita y sea razonablemente posible, intentaremos notificarle en relación con dichos requerimientos.
  • La entidad u organización que le haya designado como usuario autorizado de los servicios.
  • Compradores de activos. Podremos compartir sus datos personales con cualquier tercero que compre, o al que transfiramos, la totalidad o la casi totalidad de nuestros activos y negocios. En caso de que se produzca dicha venta o transferencia, emplearemos todos los esfuerzos razonables para garantizar que la entidad a la que transferimos sus datos personales los trate de manera consistente con la presente Política de Privacidad. Se le notificará por correo electrónico y/o mediante una notificación visible en nuestras páginas web sobre cualquier cambio en la titularidad o en relación con el tratamiento de sus datos personales.

Dado que operamos como parte de un negocio global, los destinatarios anteriormente mencionados pueden encontrarse fuera de la jurisdicción en la que usted se encuentra (o en la que prestamos los Servicios). Consulte la sección «Transferencias Internacionales de datos» a continuación para más información.

  1. Seguridad y conservación de sus datos personales

Implementamos medidas técnicas y organizativas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo para los datos personales que tratamos. Dichas medidas tienen por objeto garantizar la integridad y la confidencialidad de los datos personales de forma continuada. Evaluamos estas medidas periódicamente a fin de garantizar la seguridad del tratamiento.

Conservaremos sus datos personales durante el tiempo que se mantenga la relación con usted. Una vez finalizada dicha relación con usted, conservaremos sus datos personales durante un período que nos permita:

  • Mantener registros comerciales con fines de análisis y/o auditoría
  • Cumplir los requisitos de conservación de registros de conformidad con la normativa aplicable
  • Defender o presentar cualquier demanda, tanto existente como potencial
  • Tramitar cualquier reclamación relativa a los Servicios
  • Cumplir con nuestros acuerdos comerciales.

Procederemos a suprimir sus datos personales cuando dejen de ser necesarios para tales fines. En caso de que haya cualquier información que, por razones técnicas, no podamos suprimir completamente de nuestros sistemas, adoptaremos las medidas adecuadas para impedir cualquier tratamiento o uso posterior de los datos.

  1. Transferencias Internacionales de datos

Sus datos personales podrán ser transferidos a, almacenados y tratados en diversos países, incluidos aquellos países que no proporcionen un nivel adecuado de protección de datos personales en virtud de la legislación de la Unión Europea o según la Comisión Europea. Hemos implementado garantías adecuadas (tales como los compromisos contractuales) de conformidad con los requisitos legales aplicables a fin de garantizar que sus datos estén adecuadamente protegidos. Para obtener más información sobre las garantías adecuadas aplicadas, póngase en contacto con nosotros a través de los datos de contacto indicados a continuación.

  1. Escudo de Privacidad UE-EE. UU.

Diligent Corporation («Diligent») y BoardEffect LLC («BoardEffect») participan en y han certificado su cumplimiento con el Marco de Escudo de Privacidad UE-EE. UU. y el Marco de Escudo de Privacidad Suiza-EE. UU. Diligent y BoardEffect se comprometen a que todos los datos personales recibidos de los Estados miembros de la Unión Europea (UE) y Suiza, respectivamente, estén sujetos a cada uno de los Marcos de Escudo de Privacidad, sobre la base de los Principios aplicables en virtud de dichos Marcos. Para obtener más información sobre el Marco de Escudo de Privacidad y comprobar nuestra certificación, consulte la Lista del Escudo de Privacidad del Departamento de Comercio de los Estados Unidos: https://www.privacyshield.gov/list.

Diligent y BoardEffect son responsables del tratamiento de los datos personales que reciben, conforme a cada Marco de Escudo de Privacidad, y que se transfieren ulteriormente a un tercero que actúa como agente en su nombre. Diligent y Board Effect cumplen los Principios del Escudo de Privacidad con respecto a cualquier transferencia ulterior de datos personales procedentes de la UE y Suiza, incluyendo las disposiciones relativas a la responsabilidad por transferencias ulteriores.

En relación con los datos personales recibidos o transferidos en virtud de los Marcos del Escudo de Privacidad, Diligent y BoardEffect están sujetos a las competencias regulatorias de cumplimiento de la Comisión Federal de Comercio de los Estados Unidos. En determinadas situaciones, se podrá exigir a Diligent y a BoardEffect que comuniquen datos personales en respuesta a requerimientos legítimos de las autoridades públicas, así como para cumplir con las exigencias en materia de seguridad nacional y cumplimiento de la ley.

Si tiene alguna duda en relación con la privacidad o el tratamiento de datos que no hayamos resuelto de forma satisfactoria, por favor contacte con nuestro proveedor externo de resolución de disputas ubicado en los EE. UU. (de forma gratuita) a través de la siguiente dirección: https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Bajo determinadas condiciones, descritas de manera más detallada en el página web del Escudo de Privacidad https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint, usted tiene derecho a recurrir a un arbitraje vinculante una vez se hayan agotado otros procedimientos de resolución de disputas.

  1. Enlaces a otros sitios web

Nuestra página web incluye enlaces a otros sitios web cuyas prácticas de privacidad pueden ser diferentes a las nuestras. Si usted proporciona datos personales que permitan identificarle a cualquiera de dichos sitios web, sus datos se regirán por las políticas de privacidad de estas últimas. No somos responsables de las prácticas de privacidad ni del contenido de ningún sitio web con el que enlacen nuestras páginas web. Le recomendamos que lea atentamente la política de privacidad de cualquier sitio web que visite.

Complementos (Widgets) de redes sociales

Nuestras páginas web incluyen Funcionalidades de Redes Sociales, como el botón «Me gusta» de Facebook, y Widgets, como el botón de Compartir o mini programas interactivos que se ejecutan en nuestras páginas web (las «Funcionalidades»). Dichas Funcionalidades pueden recabar su dirección de protocolo de Internet (IP), la sección que visita a través de nuestra página web, y pueden configurar una cookie para que permita que la Funcionalidad funcione correctamente. Las Funcionalidades y los Widgets de redes sociales se encuentran alojados bien por un tercero, o bien directamente en nuestra página web. Sus interacciones con dichas Funcionalidades se rigen por la política de privacidad de la compañía que las proporcione.

  1. Póngase en contacto con nosotros

Diligent Corporation y, en relación con consultas o relaciones individuales específicas para cada servicio, las entidades del Grupo pertinentes disponibles aquí, son los responsables del tratamiento de los datos personales que recabamos y tratamos.

Nuestro representante en la Unión Europea es Diligent Boardbooks Limited, con domicilio social en 1 Strand, Grand Buildings, First Floor, London, WC2N 5HR Reino Unido.

Puede ponerse en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos en: privacy@diligent.com.

Si tiene preguntas o dudas en relación con el tratamiento de sus datos personales, póngase en contacto con privacy@diligent.com. Si tiene inquietudes relacionadas con las solicitudes de acceso del interesado, póngase en contacto con subjectaccessrequest@diligent.com.

Nos comprometemos a colaborar con usted para resolver de manera justa cualquier reclamación o duda que tenga en relación con su privacidad. No obstante, si considera que no hemos podido ayudarle con su reclamación o duda, usted tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos.

  1. Cambios a la presente Política

Usted puede solicitarnos una copia de la presente Política de Privacidad utilizando los datos de contacto indicados anteriormente. Podremos modificar o actualizar periódicamente la presente Política de Privacidad.

En caso de que modifiquemos la presente Política de Privacidad, le notificaremos los cambios realizados. Cuando los cambios a la presente Política de Privacidad tengan un impacto fundamental en la naturaleza del tratamiento o de algún otro modo tengan un impacto sustancial sobre usted, se lo notificaremos con suficiente antelación para que tenga la oportunidad de ejercitar sus derechos (por ejemplo, para oponerse al tratamiento).

Última actualización: 25 de noviembre de 2019