Política de privacidad

  1. La información personal que utilizamos
    • 1. Información que recopilamos
    • 2. Categorías especiales de datos personales
  2. Cómo usamos su información personal y con qué fines
  3. Qué información recopilamos en nombre de nuestros clientes
  4. Sus derechos sobre su información personal
  5. Intercambio de información
  6. Almacenamiento y seguridad de la información
  7. Transferencia internacional de datos
  8. Escudos de privacidad entre UE-EE. UU. y Suiza-EE. UU.
  9. Enlaces a otros sitios
  10. Contacto
  11. Cambios en la política

La presente política de privacidad es de aplicación en nuestros sitios web y en la cartera de productos y servicios de gobierno corporativo y de gestión en línea de los Consejos de Administración (así como en cualquier otra interacción relacionada con lo anterior), entre ellos:

  • Diligent Boards – com
  • BoardDocs® – com
  • BoardEffect – com
  • BoardPad – com
  • Diligent Entities (antes Blueprint OneWorld) – com
  • EquityEffect (antes TruEquity) – com/
  • iCompass – icompasstech.com/
  • Manzama – com/
  • CGLytics – cglytics.com/

A lo largo de todo el contenido de la presente política de privacidad, (1) nuestros servicios de gobierno corporativo y nuestra cartera de productos reciben el nombre de “servicios”, mientras que (2) nuestros sitios web son denominados “sitios web”.

Los sitios web y los servicios son propiedad de Diligent Corporation y las empresas de su grupo, tal y como se enumeran aquí (conjuntamente, “nosotros” o “nuestro”), quienes se encargan de su funcionamiento. En esta política de privacidad se describe cómo recopilamos, utilizamos, compartimos y protegemos la información personal que proporciona a través de los servicios o los sitios web. Además, también se describen sus opciones respecto al uso, el acceso y la corrección de su información personal. La información personal es información, o una combinación de diferentes tipos de información, que podría permitir su identificación. Para evitar cualquier duda, la presente política de privacidad no sustituye ni reemplaza ningún requisito adicional que pueda haber en los contratos de nuestros clientes.

  1. La información personal que utilizamos

Por lo general, puede visitar nuestros sitios web sin introducir de forma activa ningún dato personal sobre usted. No obstante, puede que en algunos apartados de este sitio se le solicite contactar con nosotros a través de preguntas o comentarios, o bien introducir más información acerca de nuestros servicios. En estos casos, recopilaremos su información personal directamente como se describe a continuación.

Es posible que se nos solicite recopilar cierta información personal sobre usted, ya sea por ley o como consecuencia de cualquier relación contractual que tengamos con usted. No proporcionar esta información puede impedir o retrasar el cumplimiento de estas obligaciones.  En el momento en que se recopile su información, le informaremos si ciertos datos son obligatorios y las consecuencias de no facilitarlos.

1.1. Información que recopilamos

Recopilamos las siguientes categorías de información:

  • Datos personales (p. ej., nombre, cargo, empresa o información profesional o laboral similar relacionada).
    • Por ejemplo, podemos recopilar estos datos para verificar su identidad y compartirlos con otras empresas del grupo Diligent.
  • Detalles de contacto (p. ej., número de teléfono, dirección de correo electrónico, dirección postal u otra información identificativa similar).
    • Por ejemplo, podemos recopilar estos datos para contactar con usted en referencia a los servicios que solicite y compartirlos con los proveedores que gestionan nuestros archivos.
  • Otra información comercial sobre su empresa (p. ej., el presupuesto operativo anual, el número de miembros que forman el Consejo de Administración o el número de miembros de una comisión).
    • Por ejemplo, podemos recopilar estos datos para elaborar informes, que constituye una de nuestras áreas de trabajo, y compartirlos con los destinatarios de nuestros servicios.
  • Información demográfica (p. ej., edad, nivel educativo, sexo, etc., incluidas las clasificaciones protegidas).
    • Por ejemplo, podemos recopilar estos datos de su empresa para complementar su información y compartirlos con los destinatarios de nuestros servicios.
  • Información que recopilamos automáticamente de usted, incluida su actividad en Internet o en otras redes electrónicas recopilada a través de cookies y otras tecnologías de identificación de dispositivos (“cookies y tecnologías de seguimiento”). Puede encontrar más información sobre el uso que hacemos de las cookies y de las tecnologías de seguimiento en nuestra política de cookies.
    • Por ejemplo, recopilamos estos datos cuando visita nuestro sitio, con el fin de poder mejorarlo. Además, es posible que compartamos los datos con nuestros proveedores.
  • Información de la cuenta (como el ID de usuario, los detalles de contacto, las respuestas a las preguntas de seguridad o identificadores similares).
    • Por ejemplo, recopilamos estos datos cuando inicia sesión en nuestro sitio, con el fin de poder identificarlo. Además, es posible que compartamos los datos con nuestros proveedores.
  • Información comercial sobre el uso que hace de nuestros servicios o de los sitios web (como solicitudes de soporte técnico, grabaciones o información de las llamadas telefónicas con nuestros equipos de ventas o soporte técnico, o la información que se nos proporciona para resolver dichas solicitudes).
    • Por ejemplo, recopilamos estos datos cuando realiza una solicitud de servicio técnico o cuando interactúa con nuestros equipos de ventas o soporte técnico, con el fin de poder dar respuesta a su solicitud. Además, es posible que compartamos los datos con nuestros proveedores.

 

Recopilamos datos personales directamente de usted, de su empresa o de nuestros socios comerciales.

1.2. Categorías especiales de datos personales

Puede que algunas de las categorías de información que procesamos únicamente en nombre de nuestros clientes en relación con la prestación de nuestros servicios constituyan categorías especiales de datos personales (también llamadas información personal confidencial o clasificaciones protegidas de datos). En concreto, podemos procesar datos personales que revelen el origen racial o étnico, las creencias religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, así como datos relativos a la salud, si dicha información se carga en nuestros servicios. No procesaremos dicha información con ningún otro fin que no sea proporcionar los servicios de acuerdo con los términos de uso del servicio.

  1. Cómo usamos su información personal y con qué fines

Utilizamos su información personal para:

  • Identificarlo y autenticarlo: usamos su información de identificación para verificar su identidad cuando accede a nuestros servicios y hace uso de ellos, así como para garantizar la seguridad de su información personal, a fin de cumplir con nuestras obligaciones contractuales con usted o su empresa.
  • Proporcionarle servicios: procesamos su información personal para proporcionarle los servicios solicitados, a fin de cumplir con nuestras obligaciones contractuales con usted o su empresa.
  • Mejorar nuestros servicios: analizamos la información referente al uso que hace de nuestros servicios con el fin de ofrecer a nuestros clientes una experiencia mejorada, incluidas las pruebas de productos y el análisis de los sitios. Es de nuestro legítimo interés hacer uso de la información proporcionada con tal propósito, a fin de conocer cualquier problema relacionado con nuestros servicios y poder mejorarlos.
  • Comunicarnos con usted: podemos utilizar su información personal cuando nos comuniquemos con usted, por ejemplo, al proporcionarle información sobre los cambios realizados en los términos y condiciones o cuando nos contacte para realizarnos alguna pregunta. Es de nuestro legitimo interés proporcionarle las respuestas adecuadas y enviarle notificaciones acerca de nuestros servicios.
  • Promocionar nuestros servicios: podemos usar su información personal para crear un perfil sobre usted y ubicarlo en segmentos de mercado concretos a fin de conocer mejor sus preferencias y personalizar adecuadamente los mensajes de marketing que le mandemos. Es de nuestro legítimo interés enviarle mensajes publicitarios más relevantes e interesantes. Cuando sea necesario, solicitaremos su consentimiento antes de proceder al envío de dichos mensajes.
  • Ejercer nuestros derechos: podemos utilizar su información personal para ejercer nuestros derechos legales cuando sea necesario, por ejemplo, para detectar y evitar reclamaciones por fraude o de violación de la propiedad intelectual, o infracciones de la ley o de los términos y condiciones de nuestros contratos vigentes, así como para responder ante ellas.
  • Cumplir con nuestras obligaciones: podemos procesar su información personal para, por ejemplo, llevar a cabo controles de prevención de fraudes o cumplir con otros requisitos legales o normativos, cuando así lo exija la ley de manera explícita.
  • Personalizar su experiencia: cuando haga uso de los servicios, podemos utilizar su información personal para mejorar su experiencia con ellos, por ejemplo, proporcionando elementos interactivos o personalizados y ofreciendo contenido basado en sus intereses.

Podemos solicitar su consentimiento para recopilar y utilizar ciertos tipos de información personal cuando la ley así lo exija (por ejemplo, en relación con nuestras actividades de marketing directo, las cookies y las tecnologías de seguimiento o el procesamiento de información personal confidencial). En caso de que le solicitemos consentimiento para procesar su información personal, podrá retirarlo en cualquier momento contactando con nosotros a través de la información de contacto que aparece al final de esta política de privacidad.

Testimonios de clientes

Puede que en nuestros sitios web publiquemos testimonios de clientes, los cuales pueden contener información personal. Antes de publicarlos, solicitaremos al cliente su consentimiento para publicar su nombre, su cargo y el nombre de su empresa.  Puede solicitar la modificación o eliminación de su testimonio a través del correo electrónico marketing@diligent.com.

  1. Qué información recopilamos en nombre de nuestros clientes

Cuando un cliente nos contrata para prestarle Servicios y nos proporciona información personal o nos solicita que recopilemos información personal en su nombre en relación con los Servicios proporcionados, utilizamos dicha información exclusivamente para ofrecer los Servicios contratados.

En las circunstancias descritas en esta sección, no mantenemos ninguna relación directa con las personas cuya información personal procesamos. En caso de que sus datos se procesen en nombre de uno de nuestros clientes, debe ponerse en contacto con el cliente directamente para abordar cualquier cuestión. Podemos transferir información personal a las empresas que nos ayudan a proporcionar nuestro servicio. La transferencia de datos personales a terceras partes se rige por acuerdos de servicio con nuestros clientes.

Las personas cuyos datos se estén procesando en las circunstancias aquí descritas deben dirigir cualquier pregunta relativa al acceso, corrección, modificación o eliminación de datos inexactos a nuestro cliente (el responsable del tratamiento de los datos). Cuando una persona solicite la eliminación de sus datos, le responderemos dentro de un plazo razonable.

La información personal procesada de acuerdo con lo estipulado en esta sección se conservará tanto tiempo como sea necesario para proporcionar los servicios a nuestros clientes. Conservaremos esta información personal durante el periodo de tiempo necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales, resolver litigios y hacer cumplir nuestros acuerdos.

  1. Sus derechos sobre su información personal

Tiene ciertos derechos respecto a su información personal, con sujeción a la legislación local. Entre ellos pueden incluirse los derechos a:

  • acceder a su información personal;
  • rectificar la información que tenemos de usted;
  • borrar su información personal;
  • restringir el uso que hacemos de su información personal, incluida la limitación de las divulgaciones de información remuneradas;
  • oponerse al uso que hacemos de su información personal;
  • recibir su información personal en un formato electrónico útil y transmitirla a un tercero (derecho a la portabilidad de datos);
  • recibir información sobre cómo hemos recopilado y utilizado su información personal;
  • presentar una queja ante la autoridad local de protección de datos.

Si desea ejercer estos derechos o hablar sobre ellos, póngase en contacto con nosotros a través de la información que se detalla más abajo. Le pediremos que nos proporcione información para que podamos verificar su identidad y procesar su solicitud. Una vez procesada, la atenderemos en la medida en que lo exija la legislación vigente. Tenga en cuenta que, en algunos casos, puede que no se nos permita revelar cierta información, como los números de la Seguridad Social, o que se nos permita retener información, por ejemplo, para realizar la transacción para la que se ha proporcionado.

Le recomendamos que se ponga en contacto con nosotros para corregir o modificar su información si esta es inexacta o ha cambiado.

Contactaremos con usted en caso de que necesitemos más información para poder atender sus solicitudes.

Si usted es residente de California, no le negaremos ningún bien o servicio, ni le cobraremos un precio o tarifa diferente ni le proporcionaremos un nivel o una calidad diferente de bienes o servicios como consecuencia de su decisión de ejercer cualquiera de los derechos anteriores que se le puedan aplicar.

  1. Intercambio de información

Podemos compartir su información personal con terceros en las siguientes circunstancias:

  • Proveedores y socios comerciales. Podemos compartir su información personal con nuestros proveedores de servicios y socios comerciales que realizan servicios de marketing y otras operaciones comerciales para nosotros. Por ejemplo, podemos asociarnos con otras empresas para enviar su pedido u ofrecer servicio al cliente. Estas empresas están autorizadas a usar su información personal solo cuando sea necesario para proporcionarnos estos servicios.
  • Empresas del grupo Diligent. Diligent Corporation trabaja en estrecha colaboración con otras organizaciones y empresas que pertenecen al grupo de empresas de Diligent. Podemos compartir cierta información sobre sus datos personales y de contacto, así como información relativa a las cookies y el uso del servicio o de nuestro sitio web, con otras empresas del grupo Diligent a fin de prestar los servicios de asistencia técnica de conformidad con un contrato, con fines comerciales o con relación a la creación de informes, la recopilación de información del cliente y la optimización del servicio. Puede consultar aquí una lista de las empresas del grupo Diligent con las que podemos compartir su información personal.
  • Agencia de seguridad, tribunal, órgano regulador, autoridad gubernamental u otro tercero. Podemos compartir su información personal con estas partes cuando lo estimemos oportuno a fin de cumplir con una obligación legal o normativa, o bien para proteger nuestros derechos o los derechos de cualquier tercero. Intentaremos notificarle dichos requisitos siempre que lo permitan la ley o la regulación y sea razonablemente posible.
  • La empresa u organización que le ha autorizado para usar cualquiera de los servicios.
  • Compradores de activos. Podemos compartir su información personal con cualquier tercero que compre, o al que transfiramos, todos o gran parte de nuestros activos y negocios. En caso de producirse dicha venta o transferencia, haremos todo lo posible, dentro de lo razonable, para tratar de garantizar que la entidad a la que transfiramos su información personal la utilice de acuerdo con la presente política de privacidad. En caso de producirse algún cambio en la propiedad o el uso de su información personal, se le notificará por correo electrónico o mediante una notificación destacada en nuestros sitios web.

Dado que formamos parte de una empresa que opera de forma global, los destinatarios mencionados anteriormente pueden ubicarse fuera de la jurisdicción en la que usted se encuentre (o en la que proporcionemos los servicios). Consulte la sección “Transferencia internacional de datos” más abajo para obtener más información.

Hemos compartido las siguientes categorías de información personal sobre los consumidores a título oneroso durante los 12 meses anteriores a la publicación de esta política de privacidad:

  • Identificadores
  • Información profesional o relacionada con el empleo
  • Detalles de contacto
  • Información demográfica
  • Información educativa
  • Clasificaciones protegidas
  • Información comercial
  • Información sobre la actividad en Internet u otra red electrónica
  • Inferencias extraídas de cualquiera de la información identificada anteriormente

Hemos compartido las siguientes categorías de información personal sobre los consumidores con fines comerciales durante los 12 meses anteriores a la publicación de esta política de privacidad:

  • Identificadores
  • Información profesional o relacionada con el empleo
  • Detalles de contacto
  • Información demográfica
  • Información educativa
  • Clasificaciones protegidas
  • Información comercial
  • Información biométrica
  • Información sobre la actividad en Internet u otra red electrónica
  • Datos de geolocalización
  • Información sonora, electrónica, visual, térmica, olfativa o similar
  • Inferencias extraídas de cualquiera de la información identificada anteriormente

 

  1. Almacenamiento y seguridad de la información

Implementamos medidas técnicas y organizativas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo de la información personal que procesamos. Estas medidas tienen como objetivo asegurar en todo momento la integridad y confidencialidad de la información personal. Realizamos evaluaciones de estas medidas de forma regular a fin de garantizar la seguridad del procedimiento.

Almacenaremos su información personal durante todo el tiempo que dure nuestra relación. Una vez que esta finalice, conservaremos su información personal durante un periodo de tiempo que nos permita:

  • actualizar los registros de la empresa con fines de análisis o auditorías;
  • cumplir con los requisitos de conservación de registros que establece la ley;
  • defender o presentar cualquier reclamación legal;
  • tratar cualquier queja relacionada con los servicios;
  • hacer cumplir nuestros acuerdos comerciales.

Borraremos su información personal cuando ya no sea necesaria para estos fines. En caso de haber alguna información que, por razones técnicas, no podamos borrar por completo de nuestros sistemas, adoptaremos las medidas adecuadas para evitar el procesamiento y uso de dichos datos.

  1. Transferencia internacional de datos

Su información personal puede transferirse, almacenarse y procesarse en varios países, incluidos aquellos que no se consideran que garanticen un nivel adecuado de protección de la información personal en virtud de la legislación de la Unión Europea o de la Comisión Europea. A fin de garantizar la protección adecuada de sus datos, hemos implementado las medidas de seguridad adecuadas (como compromisos contractuales) de acuerdo con los requisitos legales pertinentes. Para obtener más información sobre estas medidas, póngase en contacto con nosotros a través de la información que se detalla más abajo.

  1. Escudos de privacidad entre UE-EE. UU. y Suiza-EE. UU.

Diligent Corporation (“Diligent”) y Manzama LLC (“Manzama”) participan en los marcos de Escudo de privacidad entre UE-EE. UU. y Suiza-EE. UU. y certifican su cumplimiento. Diligent y Manzama se comprometen a someter todos los datos que reciban de los Estados miembros de la Unión Europea (UE), del Reino Unido (RU) y Suiza, respectivamente, en dependencia de cada uno de los marcos de Escudo de privacidad, a los principios aplicables del marco. Si desea obtener más información sobre el marco de Escudo de privacidad o consultar nuestra certificación, visite la lista de Escudos de privacidad del Departamento de Comercio de EE. UU. (https://www.privacyshield.gov/list).

Diligent y Manzama son responsables del procesamiento de los datos personales que reciben, bajo cada marco de Escudo de privacidad, y que posteriormente transfieren a un tercero, que actúa como agente en su nombre. Diligent y Manzama cumplen con los principios del Escudo de privacidad en todas las transferencias de datos personales que se realicen desde la UE, el Reino Unido y Suiza, incluidas las futuras disposiciones de responsabilidad de transferencia.

Con respecto a los datos personales recibidos o transferidos bajo los marcos del Escudo de privacidad, Diligent y Manzama están sujetos a los poderes de sanción por incumplimiento normativo de la Comisión Federal de Comercio de EE. UU. En algunos casos, Diligent y Manzama pueden verse obligados a revelar datos personales en respuesta a solicitudes legítimas de las autoridades públicas, incluso para cumplir con los requisitos de seguridad nacional o de aplicación de la ley.

Si tiene alguna duda no resuelta acerca de la privacidad o del uso de los datos que no hayamos abordado a su entera satisfacción, puede contactar (de forma gratuita) con nuestro proveedor de resolución de disputas con terceros con sede en EE. UU. a través de la página web https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Bajo ciertas circunstancias que se describen con más detalle en el sitio web del Escudo de privacidad (https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint), usted puede tener derecho a invocar un arbitraje vinculante cuando se agoten otros procedimiento de resolución de disputas.

 

  1. Enlaces a otros sitios

Nuestro sitio incluye enlaces a otros sitios web cuyas prácticas de privacidad pueden diferir de las nuestras. Si introduce información de identificación personal en cualquiera de esos sitios, dicha información se regirá por las políticas de privacidad de estos. No somos responsables de las prácticas de privacidad ni del contenido de dichos sitios. Le recomendamos que lea detenidamente la declaración de privacidad de cualquier sitio web que visite.

Widgets de redes sociales

Nuestros sitios web incluyen funciones de redes sociales, como el botón Me gusta de Facebook, y widgets, como el botón Compartir esto o miniprogramas interactivos que se ejecutan en los sitios web (las “funciones”). Estas funciones pueden recopilar su dirección de protocolo de Internet o la página que está visitando en nuestro sitio web, y pueden establecer una cookie para permitir el correcto funcionamiento de la función. Los widgets y las funciones de redes sociales las aloja un tercero o bien se alojan directamente en nuestro sitio web. Cualquier interacción que establezca con dichas funciones se rige por la declaración de privacidad de la empresa que las proporciona.

  1. Contacto

Diligent Corporation y, con respecto a las relaciones o las consultas específicas de servicios, las empresas del grupo descritas aquí son los controladores responsables de la información personal que recopilamos y procesamos.

Nuestro representante en la Unión Europea es Diligent Boardbooks Limited, cuyo domicilio social se encuentra en 1 Strand, Grand Buildings, First Floor, Londres, WC2N 5HR Reino Unido.

Puede comunicarse con nuestro delegado de protección de datos a través del correo electrónico    privacy@diligent.com.

Si tiene alguna duda sobre el uso de su información personal, escriba un correo electrónico a privacy@diligent.com. Si tiene alguna pregunta sobre las solicitudes de acceso a los datos, contacte a través del correo electrónico subjectdatarequest@diligent.com. Si lo prefiere, puede llamar al número de teléfono de soporte técnico (+34 900 838915) o visitar nuestra página web, y nuestros representantes le ofrecerán ayuda. Si no desea recibir ciertas comunicaciones, haga clic en No vender mi información personal.

Nos comprometemos a trabajar de forma conjunta con usted para obtener una resolución justa ante cualquier queja o consulta acerca de la privacidad. No obstante, si cree que no hemos podido ayudarle al respecto, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad de protección de datos.

  1. Cambios en la política

Puede solicitar una copia de esta política de privacidad mediante las vías de contacto mencionadas. Puede que cada cierto tiempo la modifiquemos o actualicemos.

Le notificaremos cualquier cambio que realicemos en la presente política de privacidad. Cuando dichos cambios influyan de manera determinante en la naturaleza del procesamiento de los datos o en usted, le avisaremos con suficiente antelación para que tenga la oportunidad de ejercer sus derechos (por ejemplo, oponerse al procesamiento).

Última actualización: 1 de enero de 2020