Consejo de Administración

Pasos para mejorar la reunión del Consejo de Administración

El Consejo de Administración se reúne, de manera ordinaria, con la periodicidad estimada por parte del Presidente, respetando siempre el mínimo de ocho reuniones anuales. También se reúne cuando un tercio de los Consejeros solicite dicha reunión al Presidente, debiendo existir una causa justificada.

Si comparamos las empresas españolas con las del resto de Europa, estas son de las que más número de veces se reúnen y que más tiempo pasan juntos, lo que no garantiza la eficiencia, siendo este uno de los aspectos a los que más importancia debemos dar.

Sin embargo, sí existen una serie de pasos a seguir para sacar el máximo partido a las reuniones del Consejo de Administración, y que, por lo tanto, recomendamos sean aplicados.

¿Cómo mejorar las reuniones del Consejo de Administración?

1. Mejora de la documentación de la reunión del Consejo

El primero de estos tres pasos consiste en garantizar que los consejeros reciben la información necesaria, en un plazo de tiempo que les permite repasar dicha documentación. Asimismo, es esencial que se les presente la información estratégica con informes que respondan a las siguientes cuestiones:

  • ¿Qué necesidades presenta nuestro público objetivo y qué solución vamos a ofrecerles?
  • ¿Quiénes son nuestros competidores y cómo vamos a superarlos?
  • ¿Qué necesitamos para que nuestra estrategia genere beneficios?
  • ¿Cuál es el plan para mantener nuestra ventaja competitiva? O en su defecto, ¿cómo vamos a renovar nuestra estrategia?

Esta mejora de la documentación está estrechamente relacionada con la toma de decisiones estratégicas definidas por la empresa no solo para el corto y medio plazo, sino también con vistas al largo alcance de la misma.

2. Pertinencia de los aspectos estratégicos establecidos en la agenda

Esta pertinencia consiste en verificar que tales puntos del día son tanto adecuados como oportunos, siendo necesaria de la misma manera la atención por parte de los miembros del Consejo. Adicionalmente, debe añadirle otros aspectos de vital importancia a incorporar en sus reuniones si quiere conseguir una buena dinámica en estas.

En primer lugar, planifique con antelación el calendario anual de reuniones del Consejo y el orden del día de cada uno de estos. De esta manera, podrá tanto avanzar hacia un Consejo eficiente como entregar la información adecuada a los miembros con la suficiente antelación, como ya mencionamos en el primer paso a seguir.

Asimismo, el establecimiento del tiempo que ha de dedicarse a cada reunión deberá discutirse en un foro de debate, siendo, por lo tanto, una decisión bilateral entre las partes que constituyen estas reuniones. Esto responde ante el deseo mayoritario, por parte de los consejeros, de ampliar el tiempo de las reuniones, con la finalidad de poder debatir más claramente y en profundidad tanto la estrategia en sí misma como la monitorización de esta.

También será necesario lograr crear un ambiente en el que primen la confianza y el respeto, pudiendo plantear cuestiones críticas en lo que respecta a las vías que han de establecerse para convertir las reuniones del Consejo en un foro de buenas preguntas.

Y, por último, toda diversidad basada no solamente en el género, sino también en la experiencia profesional, la trayectoria de cada miembro o incluso en las propias vivencias personales, contribuye a la creación de reuniones altamente efectivas.

3. Utilización de la tecnología adecuada

El tercer paso que planteamos está relacionado con el aprovechamiento de todas las herramientas que están al alcance, y que facilitan las tareas. En este caso, nos referimos al imparable avance tecnológico disponible en el mercado para fomentar tanto la colaboración como la comunicación. Los Consejos de Administración deben de beneficiarse de los avances en este sentido, para ofrecer los mejores resultados a las empresas que representan.

En cuanto a las herramientas a utilizar, Diligent Boards, el portal para el Consejo de Administración más utilizado del mundo, permite llevar a cabo la colaboración más eficiente pudiendo preparar, gestionar y enviar la documentación a los órganos de gobierno corporativo de manera segura. Como muestra de la eficacia de Diligent Boards, nuestra tasa de fidelización de cliente se mantiene en el 98,8%, por encima de todos los competidores.

La puesta en marcha de estos tres pasos le permitirá sacar el máximo partido a sus reuniones del consejo, siendo estas claves para la adecuada evolución de la empresa.

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