Gobierno corporativo

¿Qué debe tener en cuenta sobre los Informes del Consejo de Administración?

El nuevo paradigma social somete al mundo empresarial a un gran estrés. De hecho, el Consejo de Administración se enfrenta a más desafíos que nunca y las compañías cambian a un ritmo sin precedentes, casi día a día. Para poder realizar sus deberes y afrontar los cambios y desafíos, los consejeros necesitan estar bien informados y recibir cada informe del Consejo de Administración a tiempo.

De hecho, cada informe del Consejo de Administración permite a la compañía prepararse para cualquier imprevisto, además de proveer al Consejo de la información adecuada para prevenir y adelantarse a cualquier crisis y será la mejor herramienta para planificar nuevos objetivos a medio y largo plazo. Dicho de otra manera, cada informe debe ser los ojos y oídos del Consejo.

Como consecuencia, cada informe del Consejo de Administración tendrá una redacción clara y concisa. Además, no resulta conveniente que sea demasiado extenso, pero tampoco demasiado breve, pues deben contener toda la información necesaria para que el Consejo comprenda y evalúe cada situación. Para ello, resulta imperativo redactarlos de forma inteligible, breve y aportando la información más relevante posible para que el citado organismo pueda hacerse las preguntas necesarias y tomar las decisiones correctas para encaminar a la empresa en la dirección correcta.

El informe del Consejo de Administración, la garantía para que se cumplan los puntos del Buen Gobierno Corporativo

Lograr seguir las directrices del Código de Buen Gobierno Corporativo implica que el Consejo y los directivos dispongan de una comunicación clara y fluida y… no existe mejor forma de comunicarse que mediante el informe del Consejo de Administración.

Los directivos de empresa, al estar siempre en primera línea de fuego, deben ser los encargados de observar de primera mano los problemas y desafíos a los que se enfrenta la compañía a diario. Son ellos los que deben lidiar con estos problemas y, por tanto, dispondrán de una visión clara de los asuntos más relevantes.

Es por este motivo que deberán ser ellos los que redacten los informes de administración y se los hagan llegar al Consejo, mediante el Secretario, para que se evalúe la situación y se tenga en cuenta lo leído de cara a futuras planificaciones. Estos informes son vitales para el funcionamiento a largo plazo de cualquier compañía, pues sirven como una radiografía de la situación, que facilitan la realización de un diagnóstico a medio y largo plazo.

Para mejorar y fortalecer la comunicación entre los directivos y el Consejo de Administración, se hace necesario que el informes de este último sea digital. De esta forma, se podrá acceder a él desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo electrónico, lo que facilitará la toma de decisiones y agilizará los procesos.

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Si es consejero y le preocupa la seguridad de los documentos confidenciales del Consejo de Administración, además de perder mucho tiempo revisando las diferentes versiones de los materiales de las reuniones, le animamos a leer nuestro libro blanco y descubrir cómo puede liderar la transformación digital de los procesos del Consejo.

Otros rasgos exigibles a cualquier informe del Consejo de Administración

Como decíamos al inicio, a la hora de redactar un informe del Consejo de Administración, resulta esencial ser exhaustivos, pero no extensos, es decir, se debe ser muy concreto con la información a tratar y no divagar.

Para que la comunicación entre las partes funcione, no se debe proporcionar información de más, pero tampoco debe faltar nada. En el informe se debe detallar lo más esencial para que el Consejo pueda tomar las decisiones pertinentes y acertadas.

El tiempo de entrega del informe del Consejo de Administración será otro punto a tener en cuenta: dentro de las fechas correctas, ya que los Consejeros deben disponer de la información con tiempo suficiente para poder revisarla y meditar las decisiones que se deben tomar.

Asimismo, el informe del Consejo de Administración debe estar relacionado y tratar el orden del día. Todo ello, se comentará en las reuniones y permitirá que se tomen las decisiones adecuadas durante el Consejo. Por este motivo, la persona responsable de crear el orden del día debe asegurarse de que todos los documentos enviados serán discutidos en la reunión y que los temas más urgentes se tratarán con prioridad.

El encargado de que se cumplan estos cuatro puntos esenciales en un Informe del Consejo será el Secretario.

Así que, en definitiva y a modo de conclusión, para agilizar los procesos y realizar la documentación de forma más sencilla y segura, lo mejor es disponer de herramientas como Diligent Boards, que ofrece un entorno de trabajo completamente seguro, que permite una comunicación en tiempo real, y la revisión de los informes del Consejo de Administración desde cualquier lugar del mundo, con o sin connexión.

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