Gestión de entidades

Departamento de operaciones legales y su papel en las empresas

Tradicionalmente, los abogados se han formado en torno a la resolución de problemas legales, dando una menor importancia a la gestión de los departamentos, de forma que siempre ha sido el abogado “in house” el encargado de solucionar los imprevistos relacionados con las operaciones legales de la compañía.

Sin embargo, el papel de estos profesionales lleva años evolucionando. Y, a día de hoy, las grandes empresas esperan de sus abogados internos que actúen como auténticos directivos, participando activamente en la estrategia de la compañía.

Ahora bien, en España, todavía queda un largo trayecto por recorrer, y solamente aquellas empresas que tienen una cultura legal, impulsada por su CEO o consejeros, entienden el valor de apostar por una asesoría jurídica integrada en el negocio. Por este motivo, a continuación, repasaremos en qué consisten las operaciones legales y su importancia, así como la necesidad de apostar por un software para la gestión de entidades.

¿Qué es el departamento de operaciones legales?

El departamento de operaciones legales se encuentra dentro del área de la asesoría jurídica (integrada en el negocio), y podría definirse como una “nueva” profesión, que consiste en la adopción de un enfoque basado en datos para la resolución de los problemas legales.

A modo de ejemplo, los profesionales del departamento de operaciones legales de una empresa deben utilizar los datos para medir las funciones legales de esta, el tiempo invertido en dar respuesta a un cliente desde que se recibe una petición, controlar el gasto de los asesores externos o los tiempos empleados en ejecutar un contrato. En definitiva, se trata de medir las tareas diarias desempeñadas por un abogado, en vistas a tomar decisiones basadas en datos verificables.

Importancia y papel de este equipo en las empresas

Sin lugar a dudas, el equipo de operaciones legales ha llegado para quedarse. Estos últimos años, esta profesión ha evolucionado considerablemente, y, a día de hoy, se adapta perfectamente a lo que se espera de una asesoría integrada en el negocio.

Por este motivo, se ha generado la comunidad mundial Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), que ha establecido un claro marco de trabajo para los encargados de las operaciones legales:

  • Planificación estratégica: los abogados tienen cada vez una mayor presencia. Y, dentro de sus funciones como asesores, destaca su influencia para definir qué actividades pueden estandarizarse o subcontratarse.
  • Formación empresarial: cada vez más abogados forman parte de la dirección y el Consejo de las empresas, dando así una mayor importancia al área jurídica.
  • Business intelligence: al analizar y comprender los datos, los abogados pueden ayudar a definir qué áreas de la empresa necesitan refuerzos.
  • Gestión financiera y de proveedores: actuando como asesores, en relación al impacto económico de las actividades del departamento legal, y ayudando a realizar los concursos de proveedores (tanto de servicios jurídicos como de otras áreas, como de tecnología).
  • Gobierno corporativa: adicionalmente deben contribuir al diseño de las políticas, manuales de procedimientos y buenas prácticas de la empresa.
  • Gestión del conocimiento: estableciendo procedimientos que mejoren la eficacia, como puede ser la automatización o estandarización de documentos.
  • Organización y bienestar: colaborando con el departamento de recursos humanos, con el objetivo de velar por el futuro de los abogados de la empresa y su bienestar. Además, entre sus tareas se encuentra la búsqueda y retención de talento para la gestión de las operaciones.
  • Project Management: actuando como planificadores de los proyectos (incluidos los plazos de estos), encontrando indicadores de mejora (en base a los datos) o estableciendo los mejores equipos para cada caso.
  • Generación de modelos de servicios eficientes entre departamentos y con los proveedores.
  • Optimización de la tecnología.

En relación a este último punto, el equipo de operaciones legales deben velar por la optimización y eficacia de la tecnología utilizada. Y, en este sentido, contar con un software para la gestión de entidades es una tarea primordial, como vemos a continuación.

Importancia de contar con un software para la gestión de entidades

Este último año, el entorno de trabajo ha sufrido una considerable transformación. La fuerza laboral ya no está ubicada por completo en la oficina, sino que muchos trabajadores desempeñan sus tareas desde el hogar. Y, este y otros cambios, han provocado una drástica caída en el desempeño de muchas empresas. Por este motivo, la principal tarea debe ser revisar el desempeño de cada área de trabajo.

A continuación, repasaremos 6 señales que advierten a las empresas de la necesidad de incorporar un software de gestión de entidades.

1.       Gestión del cumplimiento

¿Cómo revisa la empresa si se cumplen los requisitos y obligaciones legislativas, reglamentarias y contractuales? Si la empresa confía excesivamente en trabajos manuales para la realización de estos informes, tarde o temprano se producirá una brecha en el cumplimiento.

2.       Gestión del riesgo

¿Cómo gestiona la empresa el riesgo? En caso de utilizar una herramienta de gestión de riesgos, ¿está esta integrada con todas las áreas de negocio? La gestión del riesgo es un proceso delicado y complejo, por lo que resaltamos la importancia de contar con un software de gestión de entidades adecuado.

3.       Gestión de la calidad de los datos

¿Qué procesos de auditoría interna se aplican en la empresa? Es importante que exista una confianza total en la calidad de los datos. Y, en caso de no ser así, es necesario que la empresa apueste por un software que le proporcione datos de entidades, en tiempo real, que le ayuden a detectar posibles amenazas.

4.       Gestión de las herramientas utilizadas

¿Cómo gestiona la empresa su departamento de operaciones legales? ¿Utiliza una solución para el cumplimiento, el riesgo, la gobernanza, la auditoría y el seguimiento y almacenamiento de datos regulatorios? Todavía son muchas las empresas que utilizan hojas de cálculo, que claramente no están diseñadas para las actuales necesidades de las empresas.

5.       Gestión de la eficiencia

La utilización de tecnología robusta y anticuada es garantía de ineficiencia. Por el contrario, un software de administración de entidades garantiza la máxima eficiencia de las operaciones legales de la empresa, por medio de calendarios de cumplimiento, recordatorios y flujos de trabajo orientados a obtener los mejores resultados.

6.       Gestión de la continuidad del negocio

En tiempos de crisis e incertidumbre como el actual, la continuidad del negocio es más incierta que nunca. Por este motivo, es fundamental utilizar un software de gestión de entidades de calidad.

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