Tecnología para el Consejo de Administración

¿Necesita mi Consejo de Administración un “portal”?

La digitalización de la comunicación corporativa ha dado lugar a nuevas oportunidades para que las organizaciones racionalicen los procesos internos y mejoren las prácticas obsoletas. Las tecnologías diseñadas para la eficiencia, la seguridad y la velocidad están transformando la forma en que las empresas trabajan, y en ningún punto es tan evidente como en la implantación de “portales para el consejo de administración”.

¿Qué es un “portal” para el consejo de administración?

En esencia, un “portal” para el consejo de administración es una plataforma de software que permite al consejo de administración y a la dirección de una compañía, comunicarse, colaborar e intercambiar información de manera más segura y efectiva. Estas herramientas son esenciales para las secretarías del consejo, los ejecutivos y los equipos de gestión. En el pasado, los secretarios se limitaban a producir y distribuir los materiales del consejo de administración,  como el orden del día y los paquetes de información, de forma manual y en formato impreso.

Con los consejeros a menudo esparcidos por todo el mundo, los secretarios tenían que confiar en los servicios de mensajería para enviar a los consejeros los materiales para preparar la reunión. Otra opción es recurrir al correo electrónico, a pesar de que no proporciona el nivel de seguridad necesario para  la distribución de la información del consejo. Si tenemos en cuenta las inevitables actualizaciones y cambios de última hora, la situación se vuelve aún más compleja.

Sin embargo, con un “portal” para el consejo de administración los consejeros pueden acceder a toda esta información, leerla y revisarla en tiempo real, y compartir fácilmente los documentos digitales resultantes con los asistentes a la reunión. Los “portales”  de consejo han revolucionado la forma en que operan los equipos de soporte del consejo de administración, proporcionando más control sobre el ciclo de la reunión, el proceso de preparación y distribución del material de la reunión y la comunicación general entre los miembros. Estos “portales” han cambiado la forma de relacionarse en el consejo, proporcionando una solución segura y sin papel a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento.

Ventajas de los “portales” para el Consejo de Administración

Los beneficios de un “portal” son muchos, pero nos gustaría hacer especial hincapié en los siguientes:

  1. Optimice la comunicación del consejo y mejore la productividad

El estudio Tendencias en la adopción del  “portal del consejo”  demostró que el 33 % de los Consejeros de Administración tiene al menos un miembro que participa en reuniones a remoto una cuarta parte del tiempo. Además, el 30 % afirmó que una cuarta parte de sus consejeros no viven en la ciudad donde se encuentra su compañía. Los “portales” del consejo de administración ayudan a los administradores y a los ejecutivos a gestionar las complejidades de un grupo de consejeros geográficamente dispersos.

  1. Reduzca la carga del personal administrativo

La administración de la documentación de las reuniones de los consejos de administración (los libros de documentación, actas de reuniones, registros corporativos, transmisión de acciones y la participación de los accionistas),  implica que las secretarías del consejo tienen una enorme responsabilidad y, a menudo, cuentan con muy poco tiempo para cumplir con sus obligaciones.

Al agilizar el flujo de trabajo y permitir a los usuarios revisar, publicar y distribuir materiales sin demora, los “portales” maximizan la productividad del personal administrativo y mitigan las complicaciones innecesarias. La secretaría puede otorgar o limitar el acceso a los datos corporativos, lo que facilita sus tareas en períodos de transición, de incorporación y de salida de consejeros. Todas estas soluciones benefician tanto al personal administrativo como a los miembros del consejo de administración.

  1. Mantenga segura la información confidencial de la compañía

Deloitte expone en el documento Cyber ​​en la sala de Consejos: ¿es hora de un consejero especialista en riesgo cibernético? que la pérdida anual relacionada con las sustracciones cibernéticas asciende a aproximadamente 500 mil millones de USD en todo el mundo, Más que nunca la ciberseguridad se está convirtiendo en una prioridad para las organizaciones.

Dado que los “portales” del consejo albergan información altamente confidencial, la seguridad del portal es otro asunto a tener en cuenta al seleccionar el “portal”. Los “portales” del consejo de administración tienen que garantizar la seguridad de los datos y realizar pruebas de seguridad y penetración, obtener certificaciones de terceros que demuestren que emplean un enfoque sistemático para administrar y proteger la información confidencial de clientes y empresas, y usar un mínimo de cifrado de 128 bits para el cliente  en los materiales para el consejo de administración.

Nuestro compromiso con los Consejos de Administración

Después de una década y media de éxito, Diligent continúa mejorando su oferta con nuevos productos y características que proporcionan una mejor utilización, seguridad y valor a los esfuerzos de gobierno corporativo de nuestros clientes. Ahora contamos con la confianza de más de 140,000 miembros de consejo de administración y continuamos incorporando clientes cada día.

En Diligent, contamos con una presencia global, un equipo de desarrollo de producto de más de 60 personas, la capacidad de ofrecer atención al cliente en ocho idiomas y múltiples premios y apariciones en Technology Fast 500 de Deloitte. El compromiso de Diligent con nuestros clientes va más allá de proporcionar tecnología líder.

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Artículo escrito por Diligent Corporation y adaptado para el mercado español por Eduardo Muela.

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