Mejores prácticas

La transparencia, clave en los Consejos de Administración

El correcto funcionamiento del Consejo de Administración de una empresa es uno de los aspectos que más relación guardan con el éxito o fracaso de esta. Por ello, es necesario prestar una especial atención a la función que cumple este órgano.

Entre sus funciones, destacan la orientación de la empresa hacia los objetivos establecidos o la actuación como órgano intermedio entre accionistas y directivos, para las cuales es fundamental que exista una correcta transparencia, con la que lograr una Administración más eficaz, abierta y democrática.

Para conseguir esta claridad, es necesaria la aportación de todas las partes implicadas, pues en ocasiones se tiende a pensar que el correcto funcionamiento de este órgano depende de unas pocas personas, lo cual se aleja completamente de la realidad.

Por todo ello, es evidente la importancia que tiene la transparencia en los Consejos de Administración, motivo por el cual esta debe convertirse en un requisito de obligatorio cumplimiento. Te presentamos, a continuación, las principales vías con las que conseguir un Consejo transparente.

Asegúrese de que no existe ningún fallo en la convocatoria

Es fundamental que todos los miembros reciban la convocatoria. Esto incluye recibir esta con la suficiente antelación, de tal manera que sea posible revisar toda la información previamente a cada reunión.

Cuando esto no ocurre, y los consejeros no han podido revisar toda la documentación, las reuniones se estancan y su eficiencia se reduce notablemente, como consecuencia de la falta de transparencia.

Antiguamente toda esta información se enviada a través de cartas, aunque en la actualidad la vía a través de la cual hacerlo ha sido el correo electrónico. Sin embargo, existe un elevado riesgo cuando información confidencial se envía a través de esta herramienta, pues el riesgo de ciber ataque es muy elevado.

Por este motivo, existen algunos métodos que permiten asegurar la entrega a tiempo de toda documentación, evitando además los riesgos de ciber ataque, como pueda ser un portal especializado en la actividad de los Consejos, ya utilizado por la mayoría de empresas.

De igual forma, este proceso permite evitar toda situación en la que un miembro alegue que no ha recibido la documentación.

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Una manera muy sencilla de que el Consejo de Administración y los órganos de gobierno demuestren su apoyo a las políticas de RSC, es digitalizar todos los procesos de la gestión del gobierno corporativo. Diligent ofrece soluciones intuitivas y seguras que le permitirán ser mucho más eficaz y dar ejemplo al resto de la empresa. Solicite una demostración aquí.

Clara planificación del orden del día

Una vez enviada toda la documentación, el deber de diligencia de cada consejero debe ser la causa por la que toda decisión que se tome esté justificada en el conocimiento de la información recibida.

De esta manera, y con una clara definición del orden del día, es posible asegurarse del conocimiento por parte de los consejeros de todos los temas que van a tratarse en dicha reunión.

Estos dos aspectos mejoran considerablemente la eficiencia de cada reunión, pero no son los únicos factores influyentes.

Visibilizar la opinión de cada consejero

En tercer lugar, visibilizar la opinión de cada consejero permite mejorar no solo la transparencia, sino la cohesión entre los miembros, pues se demuestra la importancia que tienen todas las opiniones de los miembros que forman el Consejo.

Transparencia del CEO

Por último, gran parte de la transparencia reside en la claridad y sinceridad del CEO con todos los miembros que forman parte del Consejo.

Este último consejo puede incluso llegar a ser el más determinante.

Estos 4 aspectos permiten fomentar la transparencia de los Consejos, que como hemos señalado, supone poder alcanzar, o no, los objetivos establecidos por las empresas.

Sin embargo, como consecuencia de la digitalización, actualmente es mucho más fácil lograr cumplir con estos gracias a los portales de comunicación, cuyas ventajas principales son:

Ciberseguridad

En primer lugar, la ciberseguridad, pues como ya hemos mencionado, los portales son mucho más eficientes a la hora de evitar ataques cibernéticos.

Mayor eficiencia

Este incremento en la eficiencia se produce como consecuencia de la entrega de la documentación a tiempo, lo cual es un factor determinante de la transparencia de los Consejos de Administración.

También lo es la revisión de toda esta documentación previamente a cada reunión, agilizando además estas reuniones.

Disminución del gasto

Otra ventaja que supone la utilización de un portal con el que gestionar todas las relaciones que se producen en torno al Consejo y la Dirección es la reducción de costes, especialmente los relacionados con los costes de impresión de documentos.

A modo de conclusión, destacamos que la utilización de un portal supone grandes beneficios, desde el incremento en la transparencia hasta la mayor eficiencia en la empresa, lo que repercute positivamente en los resultados obtenidos.

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