Consejo de Administración

Las herramientas para la Secretaría del Consejo de Administración de Diligent

El gobierno corporativo es uno de los factores que más influyen en el devenir de una organización, motivo por el que las empresas no dejan de buscar la forma de lograr que este sea lo más eficiente posible. Para ello, es fundamental el papel de la Secretaría, encargada de mejorar la comunicación de los órganos de gobierno corporativo, tal y como explicamos en nuestra guía para la Secretaría del Consejo.

Ahora bien, mejorar esta comunicación no es una tarea sencilla, especialmente en aquellas empresas que no cuentan con las herramientas adecuadas. Por este motivo, desde Diligent ponemos a disposición 3 herramientas para la Secretaría del Consejo de Administración que permiten lograr la máxima eficiencia en la gestión del gobierno corporativo.

Además, teniendo en cuenta el actual periodo de transformación que estamos viviendo a causa del COVID-19, utilizar estas herramientas es aún más importante, garantizando que las comunicaciones se producen en vías confidenciales. No debemos olvidar que, con demasiada frecuencia, aquellas organizaciones con brechas en la ciberseguridad sufren ciberataques que dejan su información expuesta, aunque esta no es la temática que trataremos a continuación, sino que profundizaremos en las 3 herramientas para la Secretaría del Consejo de Administración. Todas estas, a continuación:

Diligent Secure File Sharing para preparar la información para el Consejo

La primera de estas 3 herramientas para la Secretaría del Consejo de Administración es Diligent Secure File Sharing, un entorno de colaboración seguro que permite almacenar documentación y dar acceso a documentos a ciertos usuarios. En lo relativo a la Secretaría, se trata de una herramienta clave para aumentar la eficacia en la preparación de la información para el Consejo de Administración.

Las tres ocasiones en las que una empresa podría utilizar esta herramienta son las siguientes:

  • Fusiones y adquisiciones: durante estos procesos garantizar la máxima confidencialidad es clave, pero ni mucho menos sencillo. Esta herramienta permite controlar los accesos, distribuir los documentos de forma automatizada y gestionar los derechos digitales.
  • Gestión de una crisis corporativa: no es posible adelantar cuando se producirá un episodio de crisis, pero sí crear una estructura que permita responder ante este de forma inmediata, controlada y deliberada.
  • Protección de datos corporativos confidenciales: permite restringir y proteger las comunicaciones y propiedad intelectual confidencial.

Y en cuanto a las mejores prácticas asociadas a Diligent Secure File Sharing, destacan las dos siguientes:

Permite establecer una sala de datos virtuales

En las comunicaciones entre la empresa y terceros, como auditores, consultores o gestores, es fundamental enviar la información a través de entornos seguros. A través de esta herramienta, las empresas pueden crear una sala de datos virtual como canal a dichas comunicaciones, controlando los accesos como ya hemos señalado. Sin embargo, esta no es su única ventaja. También proporciona un control de versiones, configuración avanzada de los permisos y notificaciones cuando se publican nuevos documentos. En definitiva, se logra que la información sensible fluya y se controla a través de los derechos otorgados.

Limita las comunicaciones a canales encriptados

A menudo la Secretaría y demás partes interesadas envían y reciben la información a través de herramientas poco seguras como el correo electrónico. Sin embargo, las empresas pueden sustituir esta práctica ineficiente e insegura a través de Diligent Secure File Sharing. Esta herramienta para la Secretaría del Consejo de Administración permite preparar y enviar la documentación a través de canales encriptados.

Y lo mismo ocurre cuando se intercambian datos financieros, legales o de auditoría con terceros.

Diligent Messenger para enviar notificaciones al Consejo y la colaboración de los consejeros

Diligent Messenger se trata de una herramienta enfocada en la comunicación, tanto por parte de la Secretaría al Consejo como entre los propios miembros de este órgano y sus comités. Permite también mantener los documentos confidenciales en privado, evitando riesgos innecesarios como los asociados a la comunicación por correo electrónico, herramienta utilizada en muchas empresas para que la Secretaría envíe la documentación a los miembros del Consejo.

En definitiva, las funcionalidades más destacadas de Diligent Messenger son las siguientes:

  • Comunicación segura en el Consejo de Administración.
  • Contactos: permite crear grupos y añadir contactos como si se tratase del correo electrónico, con la diferencia de que se trata de un entorno seguro.
  • Control de envíos: evitando que se comparta información confidencial.
  • Seguridad y privacidad
  • Notificaciones: podrá recibirlas cuando se envíen y lean los mensajes, lo que permite conocer que los miembros del Consejo han leído estos.

Y en cuanto a los casos en los que se debería usar esta herramienta destacan:

El establecimiento de un canal seguro y encriptado

De esta forma las empresas permiten a los comités compartir información y comunicaciones en canales seguros y encriptados.

El envío de información confidencial entre miembros del Consejo

Los miembros del Consejo puede comunicarse y compartir opiniones y documentos en este canal seguro.

Diligent Boards para la distribución de los materiales del Consejo

La tercera herramienta para la Secretaría del Consejo de Administración, Diligent Boards, utilizada por más de 19.000 empresas, es la más indicada para la Secretaría, ya que se trata de un portal para la gestión del Consejo de Administración que permite incrementar la eficiencia y eficacia del gobierno corporativo gracias a las siguientes funcionalidades:

  • Permite a la Secretaría gestionar el orden del día, anotaciones, documentos, debates y actas de las reuniones del Consejo.
  • Actualización a tiempo real de los materiales del Consejo desde cualquier dispositivo.
  • Colaboración en un entorno de trabajo seguro.

Además, destacamos dos de los motivos por los que deberíá invertir en esta herramienta para la Secretaría del Consejo de Administración:

Eliminación de todas las comunicaciones sensibles por correo electrónico

Uno de los objetivos de la Secretaría y el Consejo ha de ser evitar que las comunicaciones se produzcan a través de vías inseguras, lo que puede desencadenar brechas en la ciberseguridad. Por lo tanto, para las empresas que recurren a la tecnología de Diligent, recomendamos que toda la comunicación se produzca a través de este canal de comunicación encriptado.

Prestar atención a los estándares de protección de datos

El volumen y flujo de datos de empleados hacia y desde la C-Suite ha aumentado. En este sentido, las organizaciones deben garantizar que los datos compartidos cumplen con las regulaciones de privacidad de datos, eliminando la información confidencial almacenada en el correo.

En definitiva, estas 3 herramientas para la Secretaría del Consejo de Administración están enfocadas en lograr la máxima eficiencia y eficacia del Consejo de Administración y demás órganos de gobierno, fomentando así la adecuada gestión del gobierno corporativo y la confidencialidad de la información.

Visite el centro de recursos para la Secretaría del Consejo de Diligent y acceda a los recursos para ayudarle a mejorar la prácticas de gobierno corporativo desde la Secretaría del Consejo.

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