Gestión de entidades

Las ventajas de un sistema de gestión de entidades y registro corporativo

Las personas de relevancia dentro de la organización que se encargan de los asuntos relacionados con el cumplimiento normativo, el gobierno corporativo y las actividades jurídicas son a menudo los más ocupados y sujetos a interrupciones de toda la empresa. No solo velan por que la empresa conserve su buena reputación y pueda continuar funcionando dentro de la legalidad mediante el cumplimiento de los reglamentos, sino que también deben responder a preguntas constantes acerca del registro corporativo, buscar archivos y elaborar informes para otros departamentos de la empresa. 

Cuando este trabajo se lleva a cabo manualmente o por medio de una plataforma que no ha sido creada específicamente como sistema de gestión de entidades, ello añade un gran trabajo extra a la carga que ya de por sí supone para el equipo jurídico el cumplimiento normativo. Las ventajas de un sistema de gestión de entidades (uno desarrollado específicamente para tal fin) son numerosas, dado que el sistema puede tener un impacto clave sobre las actividades comerciales y en materia de cumplimiento. Echemos un vistazo a las ventajas que representa trabajar con un sistema de gestión de entidades y a cómo este software puede propiciar que los miembros de un equipo sometido a todo tipo de presiones puedan tener más tiempo para pensar. 

Las seis ventajas de un sistema de gestión de entidades 

  • Más tiempo para desarrollar un pensamiento más estratégico 

Todas esas solicitudes de informes –y su propia ejecución– no solo requieren tiempo y esfuerzo, sino que desvían la atención del director jurídico de su propio trabajo de gestión. Esto puede dar lugar a que el cumplimiento y el gobierno corporativo sean muy reactivos, lo que a su vez puede favorecer la comisión de errores y la aparición de incidencias que podrían haber sido identificadas con unos procesos más eficientes. Una de las grandes ventajas que ofrecen los sistemas de gestión de entidades es el incremento de la eficiencia: mayor rapidez en la elaboración y presentación de informes, automatización de elementos de los flujos de trabajo y empleo de notificaciones y calendarios para solicitar la intervención de los interesados. Todo esto da más tiempo al gerente de la entidad para ser más proactivo en lo que respecta al gobierno corporativo y el cumplimiento normativo, en lugar de ir siempre dos pasos por detrás. 

  • Datos de la entidad de mejor calidad 

Cuando los datos de la entidad están almacenados en un repositorio central, en un sitio seguro en la nube, su integridad queda protegida. Existe un riesgo menor de que se produzca un error humano o de que se dupliquen al introducirlos en el registro corporativo; y esto significa que los datos a los que se acceda para la redacción de informes serán exactos, estarán actualizados y su calidad será mayor que si hubieran sido gestionados manualmente. A su vez, unos datos de la entidad de mejor calidad implican un menor riesgo de omisión en cuanto a cumplimiento normativo e incrementan la eficacia y la buena marcha de las auditorías. 

  • Garantía de cumplimiento normativo para cada entidad y marco jurídico 

Esta ventaja parece muy obvia en un sistema de gestión de entidades, pero resulta igualmente importante señalarla: los flujos de trabajo de cumplimiento normativo ganan en eficiencia y en fluidez, y al final del proceso se incluye la presentación automática a las autoridades locales (al menos, a aquellas que permitan la presentación electrónica) según sea necesario. Al llevar a cabo la presentación automática basada en unos datos de la entidad de mejor calidad y un registro corporativo más exacto, los equipos jurídicos son capaces de garantizar el cumplimiento normativo de cada entidad sin necesidad de ir buscando información almacenada en diversos sistemas. 

  • Gestión del riesgo de la entidad 

A su vez, este repositorio central que alberga el registro corporativo, las opciones de presentación automática y la mayor eficiencia de los procesos ayudan a la empresa a gestionar el riesgo de la entidad. Los responsables de la gestión en las diversas áreas de la empresa tienen acceso a datos en tiempo real, y las notificaciones permiten alertar a los interesados cuando llega su hora de intervenir en el flujo de trabajo. Un calendario de cumplimiento normativo puede indicar cuándo deben presentarse los documentos, y un panel de control específico permite utilizar esas notificaciones y calendarios para señalizar su estado mediante un sencillo indicador en forma de semáforo, a fin de visibilizar aquellas cuestiones que pueden suponer riesgos. 

  • Mayor accesibilidad del registro corporativo 

Al comentar las ventajas que aporta un sistema de gestión de entidades, la accesibilidad es una de las principales. Con un sistema de gestión de entidades podrá facilitar la información adecuada a las personas pertinentes en el momento preciso y en el formato que necesiten; un sistema de gestión de entidades basado en la nube va un paso más allá, ya que no está vinculado a la red corporativa, lo que significa que cualquier parte interesada puede tener acceso —incluso durante un tiempo limitado— a cualquier dato que necesite ver o documento que necesite aprobar. Esta es una de las grandes ventajas que presentan los sistemas de gestión de entidades frente a, por ejemplo, un archivo o un sistema SharePoint, además de evitar al responsable de TI tener que configurar cuentas corporativas seguras para el personal externo. 

  • Creación de una única fuente de información fiable en un registro corporativo

Todas estas ventajas que presenta un sistema de gestión de entidades no serían nada sin esta última: permite crear una única fuente fiable de la que extraer toda la información relacionada con la entidad. Cada una de las ventajas que hemos resaltado podrían obtenerse presumiblemente con otros sistemas, pero eso introduce un mayor riesgo para la gestión de entidades, ya que los datos corruptos, los archivos no presentados y los problemas de ciberseguridad se convertirían en algo habitualUna única fuente de información fiable significa que todos los implicados en la gestión de entidades —desde el equipo de cumplimiento normativo a los interesados externos, pasando por el Consejo de Administración— pueden consultar los mismos datos de la entidad a partir de la misma fuente. A su vez, esto permite a las personas pertinentes acceder a la información adecuada en el momento oportuno, y ayuda a garantizar el cumplimiento normativo en todas y cada una de las entidades gestionadas. Una única fuente de información fiable para acabar con las deficiencias de comunicación garantiza la escalabilidad, permite la innovación y proporciona todo lo necesario a aquellos que deben tomar decisiones. 

Si se está planteando comprar un software para la gestión de entidades y mantener un registro corporativo preciso, le animamos a leer la siguiente guía en la que le indicamos cómo seleccionar el software que se adapta mejor a sus necesidades. Lea la guía aquí.

Ventajas de utilizar el sistema de gestión de entidades adecuado 

Por supuesto, las ventajas de un sistema de gestión de entidades son limitadas si se adquiere una tecnología que no está diseñada para sus necesidades particulares. Existen multitud de soluciones tecnológicas que afirman dar soporte a la gestión de entidades, pero que lo hacen como parte de un grupo de soluciones más amplio, en ocasiones reconvirtiendo tecnología antigua para adaptarla a las necesidades de la gestión de entidades. 

Por tanto, merece la pena considerar los beneficios de utilizar el sistema de gestión de entidades adecuado. Cuando elige un sistema de gestión de entidades experto en gestión de entidades –que ha sido creado para ese fin específico y para nada más– está optando por una tecnología capaz de incrementar la eficacia sin necesidad de una inversión excesiva en complementos o widgets adicionales. 

Diligent Entities es uno de esos sistemas. Este sistema de gestión de entidades presenta numerosas ventajas, ya que ha sido creado específicamente para ayudar a los responsables de las áreas de cumplimiento normativo y gobierno corporativo, así como a los equipos jurídicos, a centralizar, gestionar y estructurar de manera eficaz su registro corporativo: 

  • Almacene información de la entidad, como documentos, contratos y organigramas en un formato de máxima seguridad. 
  • Elabore informes de uso interno para responder a requisitos de gobierno corporativo y cumplimiento normativo. 
  • Presente electrónicamente formularios legales ante órganos reguladores de todo el mundo directamente desde el sistema de gestión de entidades. 
  • Utilice los calendarios, los recordatorios y los flujos de trabajo de cumplimiento normativo para gestionar de forma continua la exactitud del registro corporativo y generar datos de la entidad de mejor calidad. 

Póngase en contacto con nosotros y programe una demostración para comprobar cómo puede ayudarle Diligent Entities a crear una única fuente de información fiable para su empresa y para conocer más detalles acerca de las ventajas que puede ofrecerle un sistema de gestión de entidades que responda a sus circunstancias particulares. 

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