Consejo de Administración

Diligent Boards y la digitalización de los Consejos de Administración

Los efectos de la pandemia han situado a muchos Consejos de Administración en la necesidad de tener que liderar una transformación digital de sus empresas. Sin embargo, muchos de los órganos de gobierno de España siguen sin guiar con el ejemplo. En este artículo analizamos en detalle qué aspectos hay que tener en cuenta antes de digitalizar el Consejo.

La importancia de definir qué tareas requieren de una solución digital

El primer paso para afrontar una digitalización es definir cuáles son las tareas que requieren de una solución digital. En ese primer rastreo, es importante evaluar las soluciones que aportan diferentes proveedores en ese ámbito. El objetivo es averiguar (y constatar) si algún proveedor ofrece soluciones digitales para varias de las tareas que queremos poner al día, conforme a las posibilidades tecnológicas que ofrece nuestro tiempo. En este proceso de evaluación, se puede hablar con otros consejeros y secretarios del Consejo para conocer qué soluciones han escogido para su desempeño profesional diario y por qué, así como el grado de satisfacción que han logrado con esas soluciones.

El segundo paso en este proceso de digitalización consiste en evaluar los riesgos y los beneficios de implementar una solución digital. El capítulo de riesgos pasa por definir la creciente dependencia de todos los procesos de negocio en relación a la tecnología. En ese sentido, la ciberseguridad ocupa un lugar central y se ha convertido en una preocupación cada vez más relevante entre los consejeros. Se trata de un elemento primordial, por eso son tan importantes los mapas de riesgos, con independencia de la industria, del sector, de la antigüedad o cualquier otro factor que define a la empresa con la que trabajamos.

Factores clave: seguridad del producto, inversión en su mejora y satisfacción del cliente

También resulta crucial responder a una serie de preguntas que nos ayudarán a afinar en la elección del proveedor más adecuado para afrontar nuestra digitalización. Entre esas cuestiones deberemos esclarecer si el proveedor escogido es seguro, también resulta fundamental conocer si el CISO (Chief Information Security Officer), o lo que es lo mismo: el director de seguridad de información, la persona responsable de velar por la ciberseguridad de nuestra organización aprueba la seguridad del proveedor. También es importante averiguar en qué medida el proveedor escogido invierte en la mejora del producto. Así mismo, resulta esencial encontrar la estrategia para saber de primera mano si el proveedor ofrece un buen servicio al cliente, así como el grado de satisfacción de este. Esta información la podemos recopilar de manera indirecta, analizando opiniones públicas en internet sobre la empresa y el servicio que ofrece en el que estamos interesados en contratar, o consultando directamente al equipo directivo de aquellas empresas a las que ese proveedor está prestando servicio.

Mejoras que disfruta un Consejo de Administración con su digitalización

En cualquier caso, la digitalización de los consejos de administración ha contribuido a mejorar considerablemente los resultados de las empresas que han afrontado este cambio. En ese sentido, la introducción de un portal digital capaz de afinar las gestiones relacionadas con la tramitación de documentación o la mejora de la comunicación y la colaboración favorecen un desarrollo óptimo de nuestra empresa. Entre los principales beneficios de la digitalización sobresalen los siguientes:

  • Incremento de la eficiencia de los consejos. Por ejemplo, a través de la solución digital la secretaria del Consejo recibe de la manera más adecuada la documentación y se asegura de que los miembros de este la reciben con tiempo de antelación y también que todos sus integrantes revisan la versión final y no versiones previas, que encuentran antes en la bandeja de entrada del correo electrónico. De este modo, los miembros podrán interiorizar toda esa información antes de las reuniones y emplearán el tiempo de reunión para hacer preguntas pertinentes vinculadas a la información que han podido procesar o tomar decisiones estratégicas derivadas de la lectura de esa documentación. Además la digitalización permite agilizar algunas tareas como la aprobación de actas, que se pueden elaborar en los portales de consejo, en lugar de hacerlo de manera presencial. Lo mismo sucede con las evaluaciones del rendimiento del Consejo de Administración o con las votaciones de temas decisivos o secundarios. En síntesis, una adecuada digitalización en un Consejo de Administración favorece la revisión de los documentos del Consejo, garantiza la comunicación segura con el resto de los miembros del Consejo de Administración, la entrega de evaluaciones del Consejo y la aprobación de las actas en las reuniones anteriores.
  • Incremento de la seguridad. Los portales concebidos para el Consejo de Administración, como Diligent Boards, son soluciones mucho más seguras que sistemas como el correo electrónico. Gracias a esta plataforma, se minimizan las probabilidades de sufrir un ciberataque. También es posible asegurar que no haya filtraciones y que no se comprometa la confidencialidad de la información que se maneja en las reuniones.
  • Reducción de costes. La utilización de portales elimina los costes variables relacionados con los costes de impresión y de envío postal de la documentación. Además, la transmisión de información en papel supone la utilización de grandes cantidades de este material a largo un año, lo que resulta un perjuicio para las empresas tanto en términos económicos como en los relacionados con el deterioro del medio ambiente.

El tercer paso para posibilitar mejoras significativas en el proceso de digitalización de nuestra empresa es garantizarnos que, una vez hayamos escogida la solución que queremos implementar en nuestra organización, todos los miembros del Consejo dedican tiempo a la formación. De lo contrario, no se integrará exitosamente la nueva herramienta. Una vez se haya solucionado la transformación digital del Consejo, este pueda empezar a definir la estrategia de transformación digital de la empresa en su conjunto.

En este webinar dos consejeros y una Secretaria del Consejo nos explican los motivos por los que la digitalización del Consejo es imprescindible, sobre todo tras la pandemia. Vea el webinar en diferido aquí. 

Diligent Boards: herramienta clave para conocer mejor el mercado y el rendimiento general de nuestra empresa

La herramienta más eficiente que existe en el mercado es Diligent Boards. Se trata del portal para la gestión de los Consejos de Administración líder a nivel mundial. El software de gestión de Consejos de Administración de Diligent proporciona a los Consejos la información, los análisis y las herramientas adecuadas para hacer frente a los retos del gobierno corporativo moderno. Gracias al uso óptimo de Diligent Boards conoceremos mejor la situación del mercado y el rendimiento general de la empresa.

Nuestro portal para el Consejo de Administración es la solución más segura e intuitiva para distribuir y gestionar los documentos para las reuniones, aumentar la colaboración entre los consejeros, y llevar a cabo votos y resoluciones en el Consejo de Administración. Diligent Boards, parte del ecosistema de Governance Cloud, lo que se traduce en que almacena todos sus documentos en nuestros centros de procesamiento, que se encuentran en Alemania. De este modo, todos los documentos se encontrarán en un mismo lugar y podrá asegurarse de que simplifica las tareas del Consejo de Administración.

Además, con nuestro portal para el Consejo de Administración podrá tener acceso a los calendarios de los consejeros, compartir fácilmente los documentos y ver las anotaciones de todos los miembros del Consejo, así como iniciar debates entre los miembros del Consejo de Administración, y redactar los libros de actas de las reuniones del Consejo de manera segura y eficiente. Los consejeros tendrán acceso a la información y a los documentos más actualizados de manera instantánea, desde cualquier lugar y en el dispositivo que prefieran (teléfono, tabletas y ordenadores) con o sin internet. Clique aquí si quiere disfrutar de una demostración de este innovador producto, y lea en el siguiente enlace la opinión de algunos de nuestros clientes. 

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