Gobierno corporativo

La digitalización: responsabilidad de los miembros del Consejo de Administración

Hace tan solo unas semanas explicamos la responsabilidad creciente de la Secretaría del Consejo, siendo este un puesto que ha evolucionado desde la programación de reuniones y la redacción de actas hasta un puesto de mayor relevancia para las organizaciones, y cuya influencia en determinadas cuestiones es acorde a la responsabilidad de los miembros del Consejo de Administración.

Y entre las nuevas tareas de la Secretaría, destaca la importancia de promover la digitalización del Consejo de Administración, mediante la incorporación de herramientas enfocadas en lograr la máxima eficiencia de este órgano de gobierno.

Ahora bien, a muchos secretarios del Consejo les ocurre que, pese a estar convencidos del valor de digitalizar este órgano, no saben cómo presentar un proyecto de digitalización. Por este motivo, ofrecemos a continuación algunas ideas clave para preparar este proyecto.

Guía para presentar tu proyecto de digitalización al Consejo

La guía ofrecida consta de 3 pasos fundamentales que permiten recopilar información clave que ha de presentarse al Consejo de Administración.

1.       Encuesta a los miembros del Consejo para averiguar cómo se sienten

Aunque no parezca una prioridad, lo es, ya que muchos consejeros pueden considerar que los procesos de la compañía son inseguros, aunque no hayan compartido esa información o pensamiento en las reuniones del Consejo.

Además, puede ocurrir que los consejeros tengan dificultades o frustraciones con las herramientas y procesos actuales que tampoco hayan compartido, especialmente aquellos miembros del Consejo recién incorporados, que, en lugar de cuestionar todos los procesos de la compañía, con el objetivo de realizar un análisis de estos para mejorarlos, decide asimilarlos.

Y, para terminar, esta encuesta tiene como objetivo conocer cuál es la opinión de estos consejeros con respecto al software que se pretenda implementar, ya que, al final, son ellos quienes deberán estar cómodos trabajando con dicha herramienta.

En este sentido, el proveedor del software debe ser quien explique a todas las partes implicadas cómo utilizar su tecnología. Desde Diligent, se organizan reuniones grupales e individuales con consejeros, secretarios, etc. para garantizar que todos conocen el funcionamiento de la herramienta.

2.       Opinión de los consejeros que forman parte de varios Consejos

De igual forma que la responsabilidad de los miembros del Consejo de Administración puede variar de unas entidades a otras, los procesos o herramientas utilizadas también pueden hacerlo. Por este motivo, es fundamental preguntar a aquellos miembros que formen parte de otros Consejos por las herramientas y softwares utilizados en estas otras compañías.

Esto tiene una doble perspectiva: por un lado, conocer cuáles son las herramientas utilizadas y mejor valoradas por los consejeros. Pero, por otro, identificar aquellas herramientas que no son del agrado de los consejeros.

3.       Pida la opinión de los proveedores de servicios

Podemos asegurar que si solicita ayuda a sus proveedores de servicios no será ni la primera ni la última persona en hacerlo, ya que la búsqueda e introducción de una herramienta de digitalización puede presentar numerosas dificultades.

Por este motivo, nuestra recomendación es que solicite a su proveedor de servicios documentos de soporte, como vídeos cortos que le ayuden a presentar la solución, así como listas de verificación que le permitan comparar las prácticas actuales con la funcionalidad de dicha herramienta. Además, ouede ser de gran ayuda solicitar testimonios de clientes actuales o pasados.

Estas tres cuestiones, por supuesto, contribuirán a facilitar la introducción de una herramienta para el Consejo de Administración y la digitalización de la compañía.

Descubra los requisitos y la tecnología adecuada para que la Secretaría pueda mejorar el rendimiento de su Consejo en este documento. Logre un buen gobierno corporativo en su Consejo de Administración.

Importancia de invertir en una herramienta de digitalización del Consejo de Administración

Parte de la responsabilidad de los miembros del Consejo de Administración consiste en liderar a través del ejemplo, digitalizando sus procesos.

Una de las necesidades más importantes del Consejo es la comunicación a tiempo real, por lo que es imprescindible sustituir el papel por una herramienta digital que permita una comunicación instantánea las 24 horas del día. Y, aunque herramientas como WhatsApp o el correo electrónico también permiten a los consejeros comunicarse en cualquier momento, no son para nada recomendables en entornos laborales, ya que provocan brechas en la ciberseguridad que pueden perjudicar considerablemente a las organizaciones.

Además de la comunicación (segura) a tiempo real, otra necesidad del Consejo que justifica la inversión en una herramienta de digitalización es el envío de la documentación. Con las herramientas ofrecidas por Diligent, la Secretaría puede tanto enviar como modificar los documentos, a la par que se envían notificaciones con cada cambio que se produce en la documentación.

Y otras funcionalidades que podría incorporar su herramienta de digitalización del Consejo son: la posibilidad de llevar a cabo evaluaciones de los consejeros, acceso a la documentación desde cualquier dispositivo (incluso sin conexión a Internet), incentivar la colaboración entre los miembros del Consejo, centralizar la información de diferentes departamentos o almacenar en un entorno digital y de manera sencilla y eficiente toda la documentación.

Descubra hoy mismo en una demostración cuáles son las soluciones de Diligent que se ajustan a las necesidades de su Consejo de Administración.

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