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El impacto del COVID-19 en el funcionamiento de los órganos de gobierno y administración de las sociedades

Como no podía ser de otra forma en el contexto sanitario, social y económico que vivimos, me  gustaría compartir algunas reflexiones sobre el impacto que el COVID-19 está teniendo en algunas cuestiones clave de buen gobierno, como el funcionamiento de los órganos de gobierno y administración de las sociedades en plena temporada de Juntas.

Desde que estallara la crisis sanitaria en España, muchas han sido las dudas surgidas y las medidas adoptadas, que impactan de pleno en la temporada de Juntas y que han ido flexibilizando el funcionamiento de los órganos de gobierno y administración de las sociedades, con el objetivo de facilitar su funcionamiento en esta época en que todo se ha complicado.

En un primer momento, cuando ya vislumbrábamos lo que estaba por llegar a la luz de la experiencia en China e Italia, surgían las primeras dudas en torno a la celebración de las Juntas Generales de Accionistas, sobre todo, en el ámbito de las sociedades cotizadas donde los requisitos formales de convocatoria y celebración son más estrictos y que, además, suelen ser las más  concurridas.

Las compañías manifestaron en distintos foros su preocupación respecto a cómo habrían de  celebrarse las Juntas en un contexto en que las autoridades sanitarias ya recomendaban evitar las  reuniones de personas, frente al principio básico de buen gobierno de máxima participación de todos los accionistas y stakeholders.

En respuesta a las preocupaciones mostradas, el 10 de marzo de 2020, la CNMV publicó una serie de “consideraciones” sobre las Juntas Generales de las sociedades cotizadas. Se trataba simplemente de plasmar por escrito algunas cuestiones de sentido común: debía fomentarse la asistencia por representación, telemática o voto a distancia, eliminar la parte más social de las Juntas (como cócteles o desayunos) y dotar de la mayor flexibilidad posible a las compañías en cuestiones como la asistencia por videoconferencia de los consejeros. Nada que no se desprendiera ya de las normas en vigor y su necesaria interpretación conforme al momento que vivíamos.

No fue hasta una semana después, tras la declaración del Estado de Alarma, cuando se publicó el Real Decreto-Ley 8/2020 (“RDL 8/2020”) estableciendo una serie de medidas en el ámbito del funcionamiento de los órganos de gobierno y administración de las sociedades, que flexibiliza y facilita su funcionamiento durante este periodo de estado de alarma.

En particular, respecto a las sociedades en general:

  • Se permite a los órganos de gobierno y administración reunirse por videoconferencia y adoptar acuerdos por escrito y sin sesión (con determinados requisitos) aunque sus estatutos no lo prevean.
  • Se amplían los plazos para la formulación de cuentas (3 meses desde el fin del estado de
    alarma), aprobación de cuentas (3 meses siguientes a la formulación) y verificación de las cuentas por los auditores externos en aquellos casos en que las cuentas hubieran sido formuladas con anterioridad al estado de alarma (2 meses desde el fin del estado de alarma).
  • En relación con las Juntas que hubieran sido convocadas con anterioridad al estado de alarma y tenga prevista su celebración posterior, se prevén dos alternativas: (i) la posibilidad de modificar el lugar y la hora de la convocatoria; o (ii) la revocación del acuerdo de convocatoria para proceder a una nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que finalice el estado de alarma.
  • Finalmente, se permite a los Notarios levantar acta de la Junta mediante asistencia telemática
    a la misma.

Respecto a las sociedades cotizadas, el RDL 8/2020 establece también algunas particularidades aplicables durante todo 2020 y no sólo durante el estado de alarma:

  • Se amplían los plazos para publicación y remisión a CNMV de la información financiera
    anual y del informe de auditoría, así como de la declaración intermedia de gestión y el informe
    financiero semestral.
  • Se extiende el plazo para la celebración de la Junta General Ordinaria que podrá hacerse dentro de los 10 primeros meses del ejercicio (frente a los 6 habituales). Es decir, en compañías con cierre de ejercicio a 31 de diciembre, la Junta podrá celebrarse hasta el
    31 de octubre.
  • Respecto a las particularidades relacionadas con la celebración de la Junta en sí y en línea
    con las medidas de flexibilización que ya se habían apuntado, se establece lo siguiente,
    aunque ello no esté expresamente previsto en los estatutos de la sociedad:
    1. Se autoriza la asistencia a la Junta por medios telemáticos y el voto a distancia, así como la celebración de la Junta en cualquier lugar del territorio nacional. Si la Junta ya estuviera convocada, estos supuestos también podrán preverse en un anuncio complementario, que habrá de publicarse al menos cinco días naturales antes de la fecha prevista para la celebración de la Junta.
    2. En caso de que las medidas impuestas por las autoridades impidiesen celebrar la Junta
      en el lugar y sede física establecidos en la convocatoria: (i) si la Junta se hubiese constituido válidamente en dicho lugar y sede, podrá acordarse por ésta continuar la
      celebración en el mismo día en otro lugar y sede dentro de la misma provincia, estableciendo un plazo razonable para el traslado de los asistentes; y (ii) si la Junta no pudiera celebrarse, podrá convocarse nuevamente con el mismo orden del día y los mismos requisitos de publicidad que la no celebrada, con al menos cinco días de antelación a la fecha fijada para la reunión. En este caso, se podrá acordar también que se celebre por vía exclusivamente telemática, siempre que se ofrezca la posibilidad de participar en la reunión mediante asistencia telemática, representación conferida al presidente de la Junta por medios de comunicación a distancia y voto anticipado.
    3.  Asimismo, como ya adelantó la CNMV en sus “consideraciones”, se establece expresamente que los administradores podrán asistir a la reunión, que se considerará celebrada en el domicilio social con independencia de donde se halle el presidente, por audio-conferencia o videoconferencia.
  • Finalmente, El RDL 8/2020 también establece para las sociedades cotizadas la posibilidad de
    celebrar reuniones y adoptar acuerdos, tanto en sede de Consejo como de sus Comisiones,
    por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple.

En definitiva, se trata de un paquete de medidas de flexibilización que aclaran muchas de las dudas surgidas durante los primeros días de la crisis sanitaria. Ninguna duda cabe de que era necesario que todo esto fuera expresamente establecido por el legislador, con el objetivo de dotar al tráfico mercantil de seguridad jurídica y, sobre todo, asegurar que las Juntas de esta temporada, que ya de por sí están siendo complicadas, no acaben siendo impugnadas por defectos formales derivados de la necesaria adaptación a las extraordinarias circunstancias que vivimos.

Además, sería deseable que cuestiones tan básicas y actuales como la posibilidad de que las reuniones de los órganos de gobierno y administración se celebren por videoconferencia o multiconferencia se incorporen a nuestro ordenamiento sin necesidad de modificaciones estatutarias cuando ello no esté expresamente previsto. No cabe duda de que este tipo de medidas son la mejor forma de facilitar la participación de los consejeros en un contexto en que el fomento de la diversidad (y consecuencia de ello, con dispersión geográfica) es un objetivo declarado.

 

Susana Guerrero Trevijano
Adjunta a la Direccion del Centro y responsable del area de opinion y debate ESADE CGC

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