Gobierno corporativo

Facilite la convocatoria a reunión del Consejo de Administración

En anteriores ocasiones, en Diligent, hemos explicado y subrayado la necesidad de un adecuado control en las reuniones de su empresa, sobre todo, desde el punto de vista de las que tienen lugar entre consejeros del Consejo de Administración. De hecho, es obligación del Secretario estar al tanto de todo y velar por el cumplimiento de la normativa a todos los niveles.

Para complementar toda esa información ya detallada, hoy nos detenemos en todo aquello que facilita la convocatoria a reunión del Consejo de Administración de su compañía.

Digitalizar la labor del Secretario, un must en los tiempos que corren

La convocatoria y la agenda de las reuniones del Consejo de Administración son responsabilidad del Secretario general del órgano. Como consecuencia, es su deber notificar a los presentes, es decir, enviar los puntos del orden del día y, además, presentar actas e informes de estas.

En tiempos pasados, la citada labor se realizaba de forma manual hasta que, hace unos años, el empleo del correo electrónico comenzó a agilizar los procesos. Sin embargo, todavía queda mucho camino por recorrer para que las obligaciones del Secretario estén totalmente digitalizadas.

Según el Informe Anual del Gobierno Corporativo para 2017, el promedio de reuniones anuales del Consejo continuó en línea con el nivel de años anteriores de un 10,7% (10,6% en 2016 y 10,7% en 2015).

Asimismo, el 69,1% de las sociedades ha celebrado, al menos, 9 reuniones del Consejo en este periodo de tiempo. Ello demuestra que se cumple el promedio mínimo de, por lo menos, 8 reuniones al año, recomendado por el Código de Buen Gobierno en la Recomendación 26. Sin embargo, en el año 2017 en las sociedades del Ibex 35 también ha destacado el ligero aumento del número de reuniones del consejo celebradas (11,3 en 2017 frente a 11,1 en 2016). Asimismo,  las sociedades con capitalización superior a 500 millones de euros también han aumentado el número de reuniones (11,1 en 2017 frente a 10,9 en 2016).

Eso sí, lo más revelador es que en hasta 18 sociedades se ha exigido reforzar la manera en la que adoptan los acuerdos relevantes. Y este es un punto que se puede corregir digitalizando la labor del Secretario del Consejo.

Digitalización, esencial para la convocatoria a reunión del Consejo de Administración

Lo hemos dicho en artículos anteriores y lo enfatizamos, de nuevo: resulta imperativo que se adopten mecanismos digitales para agilizar el manejo del Consejo de Administración.

A la hora de poner en marcha la convocatoria a reunión del Consejo de Administración, la optimización del tiempo es esencial. De hecho, las dificultades para organizar agendas no son pequeñas, sino todo lo contrario.

Precisamente porque las reuniones no suceden frecuentemente es común que muchos de los consejeros tengan planes u olviden su compromiso. Por ello, una herramienta digital puede simplificar mucho su trabajo y hacerles recordar que ya tienen marcada la convocatoria a reunión del Consejo de Administración.

De esto se desprende la necesidad de invertir en tecnología, como en Diligent Boards, para que los consejeros tengan presente la reunión. ¡Dígale adiós al correo tradicional, que tarda en llegar, o al email, que se recibe en spam, y lleve su empresa al siglo XXI con una aplicación personalizada, que recuerde las citas a los consejeros. Así, además, recibirán notificaciones diarias, mensuales, semanas y anuales, con el recordatorio de la reunión.

Utilice usted, también, en su papel de Secretario, el sistema de calendarización para saber cuándo disponer de sus compañeros. Así se valdrá de un sistema eficaz, que le permitirá mejorar la convocatoria a reunión del Consejo de Administración, así como su coordinación y la transparencia cuando tenga lugar dicha reunión.

En definitiva, aproveche las opciones tecnológicas que el mercado presenta y mejore, con ellas, la eficacia de todos los procesos vinculados con su labor de Secretario del Consejo de Administración.

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Si se plantea invertir en un portal para el Consejo de Administración, para digitalizar por fin las reuniones y los procesos de sus órganos de gobierno corporativo, lea la guía “Recomendaciones para comprar un portal para el Consejo de Administración” y descubra porqué todas las opciones no son iguales.

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