Mejores prácticas

Consejos para redactar el acta del consejo de administración

El acta del consejo de administración es esencial para capturar la esencia de los problemas tratados y las soluciones derivadas de las reuniones del Consejo de Administración. Es obligatorio guardar copias de las actas para poder revisarlos en el futuro y por asuntos legales. Sin el acta del consejo de administración, los detalles de las decisiones de las reuniones de los directivos y consejeros y las tareas derivadas de las reuniones pueden olvidarse, lo que podría poner al Consejo de Administración en riesgo jurídico. Las actas de las reuniones son la prueba del porqué y el cómo ha llegado el Consejo de Administración a una decisión. Por ello, la ley obliga a guardar el acta del Consejo de Administración.

Cuando el acta del consejo de administración está bien redactada, nos aseguramos de que todos los participantes comprenden a la perfección los resultados de la reunión y lo que se espera de ellos, al salir de la reunión.

Con un modelo de acta de la reunión del consejo de administración que sea claro, y con un proceso que defina los pasos que se deben seguir para redactar bien el acta del consejo de administración, la tarea resulta mucho menos estresante. Por este motivo, hemos redactado una guía a continuación para explicarle cómo debe redactar el acta del consejo de administración para maximizar la productividad de las reuniones del Consejo de Administración y le ofrecemos un modelo de acta de la reunión del consejo de administración.

  1. El acta del consejo de administración antes de la reunión

Si conoce al dedillo los detalles que se van a tratar en la reunión, la tarea de redactar las actas es mucho más sencilla. Trabaje con el consejero delegado o la persona que va a moderar la reunión para asegurarse de que la reunión está bien estructurada y va a ser productiva.

Cuando sea posible, obtenga una copia de los temas a tratar en la reunión para poder definir el orden del día, identificar los temas principales y empezar a estructurar sus notas. La estructura de sus notas debería tener suficiente espacio entre los puntos como para que pueda añadir una breve explicación de lo discutido, cualquier acción derivada de ese punto y la fecha límite para realizar dichas acciones. Durante la reunión, puede organizar sus notas dando a cada punto un número con el que podrá identificar los temas tratados y saber con exactitud a qué punto de la reunión pertenecen las notas. Así podrá saber claramente a qué punto hacen referencia las notas sin tener que adivinarlo cuando se haya acabado la reunión.

El orden del día suele permitir que nos hagamos una idea de cuáles serán los detalles principales que debemos incluir en el acta del consejo de administración, como por ejemplo el nombre de los asistentes a la reunión. Materiales suplementarios, como presentaciones o documentos que se envíen con el orden del día, deben aparecer también en la sección correcta de las actas. Se deberán guardar las copias de dichos documentos con las actas de la reunión para aquellos que necesiten recordar lo que se trató en la reunión o aquellos que no pudieron asistir a la reunión.

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Además, si usa la herramienta adecuada para redactar el acta del consejo de administración podrá mejorar la eficiencia y precisión de las actas. Habrá quien prefiera escribir en el ordenador o Tablet, porque son rápidos escribiendo en teclados, y quien prefiera escribir con papel y bolígrafo. No se recomienda usar aplicaciones de móvil para transcribir las actas desde una grabación debido a que se captura más información de la necesaria. De todos modos, no importa qué herramienta se esté usando, siempre hay que tener un plan alternativo. Quiere evitar estar en la tesitura de no poder redactar las actas porque su herramienta le falló. Además, si cuenta con una plataforma segura para guardar y enviar sus actas, podrá enviárselas al resto de consejeros para que las revisen antes de que las aprueben en la siguiente reunión.

Descargue aquí el modelo de acta de la reunión del consejo de administración.

  1. Durante la reunión

Si conoce a los participantes de la reunión, podrá tacharles de su lista de asistentes a medida que entre por la puerta de la reunión. Si no les conoce, siempre puede pasar una hoja para que confirmen su asistencia, o empezar la reunión con una breve introducción de los asistentes. Así podrá identificar fácilmente a aquellos que no asistieron a la reunión.

Cuando empieza la reunión, use el modelo de acta de la reunión del consejo de administración que ya ha preparado para guiar la redacción de las actas. Céntrese en los principales aspectos de la reunión, y sea objetivo y claro con los detalles. Use siempre el mismo tiempo verbal a lo largo de sus actas, y abrevie las palabras cuando sea posible. Hay dos cosas que debe evitar: no tome apuntes de cada palabra. Céntrese en los temas comentados y los resultados de cada conversación. Es importante que se fije en cuál es el voto de cada consejero para cada resolución. Si se concentra en todos los detalles seguramente se perderá el contexto de la conversación. Le sugerimos asimismo que evite grabar la reunión, por evitarse problemas legales. Nunca sabe quién podrá acceder a esas grabaciones en el futuro, y tener un registro palabra por palabra de lo sucedido en la reunión es contraproducente.

Como norma general, el acta del consejo de administración debe incluir lo siguiente:

  • La fecha, hora y lugar de la reunión
  • Los nombres completos del líder de la reunión y de la Secretaría del Consejo de Administración
  • Los nombres completos de todos los asistentes, aunque no formen parte del Consejo.
    • Si hay alguien que llegue tarde es importante anotarlo (sobre todo si se han votado mociones antes de su llegada).
  • Un resumen de las actas de la reunión anterior y los resultados de esta.
  • Decisiones tomadas para cada aspecto del orden del día:
    • Acciones que se deben tomar o se han tomado
    • Las peticiones palabra por palabra, el resultado de las mismas y el nombre de la persona que la ha realizado.
    • El voto de los consejeros para cada una de las mociones.
    • Cualquier conflicto de interés y el modo en que se han tratado los conflictos de intereses.
  • Temas tratados y temas desestimados.
  • Nuevos asuntos que se han comentado.
  • La hora en que se ha clausurado la reunión, la fecha y el lugar de la reunión.
  • Indique también si se ha llevado a cabo una reunión de dirección. Normalmente no se redactan actas de dichas reuniones, pues es el momento en el que se tratan los temas sobre empleados y juicios pendientes.

Durante la reunión, aclare todos los puntos que no le queden claros, sobre todo si no se ha tomado una decisión claramente o si los siguientes pasos no se han establecido manifiestamente. Recuerde que debe anotar las decisiones que se toman y las acciones que derivan de estas mientras se comentan, y no es necesario tener todos los detalles sobre estas. Si se centra en los detalles en exceso, acabará redactando actas que no son precisas y dejando de lado los puntos importantes. No escriba notas muy detalladas de las discusiones, céntrese en los resultados acordados. Es común leer en las actas notas como: “un breve debate de las diferentes opciones resultó en…”.

  1. Tras la reunión

Procure escribir la versión final del acta del consejo de administración cuando se acabe la reunión, ya que así tendrá todos los detalles frescos. Repase los borradores de las actas que ya ha redactado, y añada notas o aclaraciones donde sea necesario. Asegúrese de que cada acción que el Consejo haya tomado tiene una explicación breve, y los motivos de la decisión. Si se han aportado otros documentos a la reunión, haga un apunte sobre dónde es posible encontrarlos o añádalos al apéndice, pero no los resuma en las actas. Envíe de manera segura las actas a los consejeros para que las revisen antes de enviarlas para aprobarlas. Puede enviar las actas de varias maneras:

Correo electrónico. Puede usar el correo electrónico si usa un procesador de texto para redactar las actas, como por ejemplo Microsoft Word. Los documentos de Microsoft Word se pueden guardar como PDF y enviarse por email con otros documentos de la reunión adjuntos. Asegúrese de que el documento está protegido con contraseña, y envíe la contraseña en un email a parte (o incluso, evite enviarlo por correo electrónico. Asegúrese de que todos los consejeros han recibido correctamente los archivos enviados.

Herramientas de colaboración. Las herramientas de colaboración seguras permiten compartir las actas de manera confidencial con los consejeros. Además permiten añadir documentos adicionales tratados en la reunión del Consejo de Administración. Las plataformas para gestionar los Consejos de Administración le permiten redactar las actas, además de compartirlas en un entorno seguro, donde también podrá distribuir y almacenar el resto de documentos del Consejo de Administración. De este modo podrá ahorra tiempo y mantener todos los documentos seguros.

Copias impresas. Necesitará guardar una copia final de las actas como referencia de los asuntos tratados. Además, deberá imprimir copias para los consejeros para que aprueben las actas de la reunión.

Cuando distribuya la versión final del acta del consejo de administración, asegúrese de tener una copia de seguridad por si acaso, a no ser que esté usando una plataforma que incluya servicios de recuperación de documentos. En muchas ocasiones, las actas contienen información confidencial, por lo que es imprescindible guardarlos en un lugar seguro y protegidos con contraseña. Solo los miembros dl Consejo de Administración deben tener acceso a las actas aprobadas. Las actas se aprobarán formalmente en la siguiente reunión del Consejo de Administración.

Las actas de las reuniones no deberían ser una carga. Con atención al detalle, un buen modelo de acta de la reunión del consejo de administración y un proceso exhaustivo que especifique cómo redactar las actas, la redacción de las mismas será eficiente y sencilla. El acta del consejo de administración demuestra que usted y el Consejo de Administración pasan el tiempo necesario para debatir y tomar decisiones objetivas. En caso de que la empresa se vea involucrada en algún juicio, las actas demostrarán que han tratado todos los asuntos con profesionalidad y extremo cuidado.

Si desea descubrir otras maneras de optimizar la redacción de las actas del Consejo de Administración, descargue aquí la guía “Recomendaciones clave para redactar las actas de las reuniones del Consejo de Administración”

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