Consejo de Administración

Los beneficios de Diligent Boards para la Secretaría del Consejo

El papel de la Secretaría del Consejo no ha dejado de evolucionar en estas últimas décadas hasta convertirse en uno de los puestos de mayor relevancia en las organizaciones. Sus funciones no se limitan, ni mucho menos, a la programación de reuniones y a la redacción de actas, y su influencia en el Consejo de Administración es cada vez mayor. A todo ello hay que sumarle que a la Secretaría se le exige que trabaje de forma más rápida y eficiente, contando incluso con menos recursos financieros y humanos. Pero, ¿cómo es posible que la Secretaría cumpla e incluso supere dichas expectativas? Para explicarlo, es necesario conocer qué es y cuáles son los beneficios de los portales para el Consejo de Administración como Diligent Boards.

Los portales para el Consejo de Administración son soluciones para aumentar la eficiencia de la Secretaría del Consejo. Son una herramienta clave para reducir el tiempo que la Secretaría debe dedicar a tareas como la preparación de la documentación, el envío de esta a los consejeros o la redacción de actas. Pudiendo dedicar menos tiempo a estas tareas, el secretario tiene la oportunidad de ampliar y consolidar su influencia como asesor estratégico de los órganos de gobierno.

En definitiva, son muchos los beneficios de portales para el Consejo como Diligent Boards. A continuación, repasaremos algunos de los más importantes en relación a las tareas de la Secretaría.

Dedicar tiempo a actividades de mayor valor

Si hay un recurso que no se puede recuperar es el tiempo, de ahí su importancia. Durante décadas, los secretarios tuvieron que preparar y enviar toda la documentación a través del papel. El problema de este formato era que cualquier pequeño cambio que tuviese que realizarse en la documentación requería que se imprimiese y enviase de nuevo toda esta. Y, aunque el correo electrónico supuso un ahorro de tiempo en comparación al papel, la realidad es que este formato sigue siendo muy ineficiente, ya que cada cambio en la documentación también requiere enviar de nuevo toda esta. Por no hablar de las brechas en la ciberseguridad que provoca este formato.

Y estos cambios en la documentación ocurren incluso en aquellas empresas cuyo equipo de Secretaría está muy bien organizado, ya que siempre hay departamentos o ejecutivos que requieren cambios de última hora en los materiales que han presentado.

Sin embargo, Diligent Boards funciona de la siguiente manera: el secretario prepara y publica la documentación en la plataforma, y cualquier cambio realizado en esta se actualiza a tiempo real en la documentación del resto de miembros. Además se puede escoger si se quiere enviar una notificación a los miembros del Consejo sobre dicho cambio.

Además, la impresión, recopilación y distribución de la información impresa no solo reduce el tiempo de la Secretaría, sino que también es muy costosa. Por su parte, con el portal de Diligent, todos estos costes de papel, franqueo o mensajería desaparecen.

Otro de los beneficios de portales para el Consejo como Diligent Board es la facilidad que ofrece la herramienta. Además de ser una plataforma muy intuitiva, permite a los consejeros acceder a la documentación las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para revisar y tomar notas antes de cada reunión. Esta flexibilidad es especialmente valiosa en aquellas empresas que se reúnen telemáticamente, ya que la Secretaría puede organizar y dar soporte a estas reuniones a través de una única plataforma digital. También pueden acceder a este portal incluso sin conexión.

En definitiva, nunca se debe infravalorar la importancia del tiempo como recurso clave en cualquier organización. Y en lo pertinente a las tareas de la Secretaría, el objetivo de la plataforma de Diligent es reducir el tiempo que esta tiene que dedicar a la administración, de forma que pueda dedicar su tiempo a otras tareas más importantes y consolidar su influencia como asesor estratégico de los órganos de gobierno.

GUÍA PARA LA SECRETARÍA DEL CONSEJO

Descubra en esta guía para la Secretaría del Consejo cuáles son las herramientas que le ayudarán a ser más eficiente.

Coherencia en el registro corporativo

Dejando a un lado el tiempo como recurso clave, entre los beneficios de portales para el Consejo destacamos que el uso de tecnología para respaldar los mejores procesos del Consejo de Administración ayuda a la Secretaría a cumplir con su deber de garantizar un alto nivel de coherencia en el registro corporativo. Las plantillas de la agenda que Diligent ofrece pueden ser rellenadas rápidamente, conservando los elementos permanentes de unas reuniones a otras. Y, a través del portal de Diligent se simplifica el proceso de toma, circulación y archivo de las actas de las reuniones, garantizando la efectividad de este proceso.

Mantener la comunicación confidencial

El número de ciberataques sufridos por las empresas no deja de incrementarse, entre otros motivos por las brechas en la ciberseguridad provocadas por los propios trabajadores de forma inconsciente. Aunque debería parecer anecdótico, la realidad es que muchas empresas todavía utilizan herramientas como el correo electrónico o la nube para enviar y almacenar su información, o el propio WhatsApp para mantener conversaciones confidenciales.

Y por situaciones como estas, los últimos datos revelados señalan que en España las amenazas de tipo «ransomware», cuyo objetivo es robar información, han crecido un 160% durante el último trimestre.

Ante esta perspectiva, no existe mejor alternativa para las empresas que incorporar el portal de Diligent, que garantiza la seguridad de los materiales y las comunicaciones del Consejo. De esta forma, la Secretaría podría afrontar su creciente responsabilidad como protector de la información.

El COVID-19: Un punto de inflexión

Sin lugar a dudas, la crisis mundial que estamos atravesando ha provocado grandes cambios en mercados y organizaciones. Y dentro de estos cambios se puede comprobar como la transformación digital esperada para los próximos años se ha producido en tan solo unos meses.

El trabajo a remoto y las reuniones virtuales ya son una realidad para el Consejo de Administración, que debe adaptarse de la forma más eficiente posible a uno de los mayores desafíos de los últimos setenta años.

Recientemente, una encuesta a secretarios del Consejo realizada por los especialistas en la búsqueda de ejecutivos Leathwaite dio a conocer cómo el 41% de estos consideraba que la digitalización y la automatización eran áreas clave en el enfoque del secretario en el clima actual.

Además, el 61% consideró que la tecnología y los datos eran las áreas en las que más necesitaban mejorar, de cara a que la empresa pudiera reforzarse tras la actual crisis. Esto es una prueba clara de la oportunidad que actualmente tienen los secretarios para digitalizar sus organizaciones.

En definitiva, el papel e importancia estratégica de la Secretaría es cada vez mayor, y sin lugar a dudas, su desempeño es clave para conseguir un buen gobierno corporativo, para lo que las empresas deben digitalizarse y aprovechar los beneficios de portales para el Consejo de Administración como Diligent Boards.

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