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Los peores errores de los Consejos al redactar las actas del Consejo de Administración

Con el tiempo, la redacción del acta de sesión del Consejo de Administración se convierte en una rutina. Lo ha hecho tantas veces que parece un procedimiento sencillo, aprendido a base de repetición. Pues bien, es justo esta automatización la que provoca que deje de prestar atención y aparezcan los errores.

En estos tiempos de constante amenaza de las brechas de seguridad y de crisis de reputación, el acta de sesión del Consejo de Administración constituye una herramienta importantísima, cuya redacción debe de ser meticulosa, dado que es el único registro oficial de los temas discutidos durante las reuniones, así como de las decisiones que se han tomado en ellas.

Acta de sesión del Consejo de Administración: decisiva para la defensa de un Consejo

En el acta de sesión del Consejo de Administración no debe faltar detalle. De esta forma, ante cualquier problema o imprevisto, se dispondrá de toda la información necesaria, con detalles sobre quién dijo qué o qué miembro votó en contra y qué propuso en su lugar.

Contar con esta información, detallada y dentro de su contexto, constituye todo un seguro para todo el Consejo en un momento determinado.

Escribir pocos detalles, el peor error de un acta de sesión del Consejo de Administración

En ocasiones, debido a diversos motivos, la redacción del acta de sesión del Consejo de Administración es muy escueta. Cuando esto se da, en general, no se detallan los puntos y se pasa sobre cada tema del orden del día con un par de líneas.

Lo que puede parecer un ahorro de tiempo es, en realidad, un problema, de la misma forma que lo sería detallar en exceso cada uno de los puntos. Como consecuencia de lo afirmado, una redacción correcta, en su justa medida, necesita que se encuentre un equilibrio.

¿Dónde reside dicho equilibrio? Sin duda, en seguir estas pautas:

  • Los temas de rutina (el día a día de las operaciones y de las finanzas) pueden redactarse sin demasiado detalle
  • Otros asuntos, como las acciones o la búsqueda de nuevo capital, deberán redactarse con el mayor detalle posible, situando el contexto y las discusiones. De esta forma, se leerá y comprenderá con más facilidad

En pocas palabras, la redacción del acta de sesión del Consejo de Administración debe proporcionar una idea muy clara de la duración y en qué términos se discutió cada asunto.

Es, por ello, que los temas de mayor importancia para la compañía también deberán redactarse con mucho más detalle. Esta parte depende de cada empresa, pero resulta esencial saber qué asuntos son sensibles y necesitarán de una comprensión mayor durante la lectura.

Tampoco es mala idea anotar las opiniones diferentes de cada director en este tipo de temas sensibles. De esta forma, quedará constancia de sus palabras.

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Otro error común en el acta de sesión del Consejo de Administración: el desorden

Del mismo modo que cada sesión del Consejo de Administración presenta un guion preestablecido, es imprescindible que el acta que recoge el contenido de cada punto se redacte de forma estructurada, respetando un orden concreto.

En este sentido, como puede deducirse, resulta imperativo seguir una estructura en la redacción de las actas. Así, los puntos deben redactarse acorde a la reunión, ya sea siguiendo el orden del día u ordenando la información por la importancia o sensibilidad de cada tema.

Si contamos con una estructura ordenada, el encargado de redactar el acta logrará transmitir mejor la información, facilitando la lectura y la comprensión.

Otro punto a favor de estructurar el contenido está vinculado con la posibilidad, para el lector, de saltar de punto en punto, en caso de estar buscando uno concreto en el orden día. De esta forma, en caso de acceder al acta del Consejo de Administración, en busca de información, podrá hallar de forma sencilla lo que esté buscando.

En temas sensibles, deberán recogerse con detalle las opiniones de cada consejero

Siempre que un miembro del Consejo manifieste un desacuerdo con alguno de los puntos del día, este deberá quedar registrado en la redacción del acta.

Eso sí, la mera cita no sirve y, por ello, se tendrá que ofrecer tanto detalle como sea posible: por qué está en desacuerdo y, si es posible, plasmarlo palabra por palabra. Además, si el consejero ofrece una alternativa al punto, esta también deberá quedar plasmada en el acta de sesión del Consejo de Administración.

Siguiendo estas pautas, si surgen problemas con algún punto, quedará constancia de las opiniones de cada uno de los miembros del Consejo de Administración. Esta es una parte relevante y no debería pasarse por alto con un simple “alguien dijo esto y alguien contestó lo otro”.

Así, la redacción del acta de sesión del Consejo de Administración deberá mostrar claramente que no todos los miembros estaban de acuerdo en un punto concreto de la reunión.

Además, en reuniones en las que no se alcanza la unanimidad, los consejeros que disienten pueden requerir información para su protección y seguridad, por lo que el acta debe reflejar con todo detalle este tipo de situaciones.

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