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Trampas que hay que evitar: Atrapado en el abismo del sin papel

La mayoría de las empresas reconoce que ya llegó la hora de pasar a comunicaciones sin papel en las juntas directivas. Pensar que todas las soluciones libres de papel son iguales, sin embargo, no podría ser más incierto. Además, cuando la realidad toca a la puerta, puede llegar con un precio alto en términos de vulnerabilidades de seguridad, funcionalidad digital inadecuada y un soporte técnico que deja mucho que desear para los miembros de las juntas directivas.

Ver la sala de juntas libre de papel como un espectro puede ayudarle a entender mejor cómo difieren las soluciones digitales para juntas directivas (consulte la Figura 1). En un extremo, está el entorno tradicional con uso de papel al 100 %, en el cual los paquetes de papel y el resto de la información se distribuyen en papel. En el otro extremo, la junta directiva se fía del software bien diseñado de un tercero. A través de esta aplicación segura, los miembros de la junta directiva pueden sincronizar sus tabletas o computadoras personales para acceder a una versión digital del paquete de la junta directiva, en la que pueden hacer anotaciones, discutir y votar usando herramientas digitales. Entre estos dos extremos del espectro, están los puntos intermedios, tales como el uso de correo electrónico o un sistema para compartir archivos. Si bien estas soluciones intermedias proporcionan una forma de comunicación electrónica, éstas también pueden comprometer la seguridad, la integridad y la puntualidad de la información crítica concebida para mejorar el rendimiento de la junta directiva.

El correo electrónico regresa al papel

El uso de direcciones de correo electrónico personales se presta para una infracción grave de la seguridad. Por ejemplo, Google admitió que no existe “expectativa razonable” de que el contenido de su servicio de Gmail sea privado.1 Una vez enviado un correo electrónico a un director, la empresa pierde control y no puede impedir que sea reenviado, descargado o desprovisto de cifrado en la computadora portátil de un miembro de la junta directiva. El correo electrónico puede regresar al papel, debido a que los miembros de las juntas directivas tienden a imprimir los archivos adjuntos de correo electrónico. Posteriormente, no solo deben lidiar con los inconvenientes del papel, sino que además pierden el formato del paquete encuadernado de la junta directiva o de la carpeta. Esto, a su vez, puede interrumpir el flujo de una reunión de la junta directiva e introducir sus propios riesgos de seguridad. Proporcionar a los directores una dirección de correo electrónico segura tampoco resuelve estos problemas, debido a que ellos pueden reenviar correos electrónicos confidenciales a cuentas no seguras, utilizar aplicaciones de lectura electrónica no seguras o recurrir a la impresión en el caso de documentos más extensos.

Las soluciones de tipo “hágalo usted mismo” tienen fallas

Si bien las soluciones de tipo “hágalo usted mismo” pueden parecer maneras poco costosas de evitar los riesgos de utilizar el correo electrónico, éstas también presentan serias deficiencias. Los servicios gratuitos o de bajo costo, como Box, permiten cargar y descargar a partir de almacenamiento basado en la nube. Si bien existen funciones de seguridad como el cifrado y la autenticación de dos factores que protegen a Box, también es cierto que partes sin autorización han tenido acceso a cuentas de Box y han comprometido potencialmente archivos privados y direcciones de correo electrónico.2 Al igual que con el correo electrónico, una vez que los usuarios descargan los archivos, finaliza la seguridad y ellos pueden hacer lo que les plazca.

Algunas empresas resuelven este inconveniente construyendo sus propias soluciones o utilizando productos como SharePoint, una herramienta de colaboración y administración de documentos. Ambas soluciones tienen numerosas fallas. Es posible que los directores necesiten conectarse a la red privada virtual (VPN, por sus siglas en inglés) de su organización antes de iniciar sesión en el software, sólo para darse cuenta de que no es sencillo de utilizar. Y una vez que los documentos salen del software, dejan de ser seguros. Además, los servicios de soporte técnico de cualquier solución interna para juntas directivas se deben construir y proporcionar internamente. La oficina del secretario de la empresa podría ser responsable de responder a las consultas básicas de los miembros de la junta directiva, pero la empresa puede carecer de las destrezas necesarias o del personal de TI dedicado para resolver y responder las preguntas de naturaleza técnica. En cualquier caso, es poco probable que el soporte técnico se proporcione las 24 horas del día, los 7 días de la semana durante todo el año.

Para leer más información sobre las carencias de las soluciones intermedias, consulte “Soluciones electrónicas para juntas directivas: El alto costo de soluciones más económicas”.

Software de terceros: Búsqueda de seguridad, simplicidad y servicio

En el extremo más seguro del espectro se encuentran los software de terceros para juntas directivas. Si bien cada uno de estos productos puede afirmar que resuelve por completo las carencias de otras soluciones libres de papel, también vale la pena revisar la parte técnica para determinar exactamente qué ofrecen. Por ejemplo:

1. ¿Ofrece el producto seguridad y privacidad robustas en todos los niveles, desde la infraestructura de almacenamiento de datos hasta el cifrado de contenido en tránsito y en el dispositivo? ¿Son realmente estrictos los procesos de seguridad que alega el proveedor?

2. ¿Otorga el software acceso instantáneo al material actualizado y archivado de las reuniones y a los recursos relacionados, además de la capacidad de compartir notas, votar y acceder a la misma aplicación segura con o sin conexión?

3. ¿Contará usted con un equipo de ejecutivos de cuentas dedicado y recibirá asesoría y capacitación ilimitadas, además de soporte técnico telefónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana durante todo el año?

En nuestro próximo artículo, examinaremos las siete mejores prácticas que pueden ayudarle a asegurar que su software para juntas directivas le ofrezca lo que promete.

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