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Siete mejores prácticas para obtener lo que promete un software para juntas directivas

Los software para juntas directivas prometen un escape del “abismo del sin papel” al tiempo que mejoran la colaboración y la seguridad. Esto permite a las empresas dejar de usar papel y soluciones de bajo costo como compartir correos electrónicos y archivos, lo cual compromete la seguridad, integridad y puntualidad de la información crítica. (Consulte “Trampas que hay que evitar: Atrapado en el abismo del sin papel”). No obstante, lograr tener una sala de juntas realmente efectiva y sin papel requiere más que seleccionar el software para juntas directivas correcto. También exige que la instalación de la nueva solución se ejecute de manera cuidadosa. Basándonos en nuestra experiencia ofreciendo soporte técnico a miles de juntas directivas de todos los tipos y tamaños en todo el mundo, en Diligent hemos identificado siete mejores prácticas que le ayudarán a asegurar que un software cumpla su promesa:

1. Estar comprometido. Para que la transición tenga éxito, es necesario que los directores estén comprometidos. Modificar hábitos será difícil si algunos directores no apoyan el cambio a una nueva manera de obtener información. Para que la instalación sea efectiva, por lo general usted querrá seleccionar un proveedor y comenzar a capacitar a los directores aproximadamente dos meses antes de la primera reunión.

2. Hacer un mapa con el flujo de su información. Comience con una sólida comprensión de cómo y cuándo se compilan, se distribuyen y se actualizan los paquetes de su junta directiva actualmente. Posteriormente, la nueva plataforma se puede diseñar para que duplique el proceso actual de la manera más similar posible mientras se agregan numerosas mejoras. Su organización tendrá requisitos únicos, de modo que no se conforme con una solución estándar. Por ejemplo, FirstRand, una firma de servicios financieros de Sudáfrica, genera más de 8.700 paquetes de material para su junta directiva al año y, por lo tanto, requería un software para juntas directivas que pudiera manejar con fiabilidad ese nivel de producción.

3. No escatimar capacitación. La calidad y exhaustividad de la capacitación que se les da a los administradores, directores y miembros de la junta directiva representan un importante factor que determina si se adopta o no un software. La correcta capacitación en el nuevo sistema debe ser sencilla y se puede hacer en línea o por teléfono. Asegúrese de que su proveedor también brinda capacitación ilimitada cuando se integren nuevos miembros a la junta directiva o los directores necesiten realizar consultas.

4. Insistir en soporte técnico las 24 horas del día, los 7 días de la semana durante todo el año. Asegúrese de que el personal de soporte técnico esté disponible inmediatamente para ayudarle cuando sea necesario. Cuando tenga problemas de conectividad justo antes de abordar un avión, por ejemplo, usted no desea esperar a que alguien le devuelva la llamada horas después. El equipo de soporte técnico de Diligent responde las llamadas que reciba de directores y administradores a cualquier hora del día. Contar con un humano al otro lado de la línea telefónica cuando no tiene mucho tiempo es una salvación.

5. Asegurar flexibilidad para diferentes formatos. Una solución de primera categoría le dará la flexibilidad de utilizar un formato que satisfaga sus necesidades, independientemente del tipo de documento. En un paquete de junta directiva podría ser necesario incluir documentos de formato grande que no se prestan tan fácilmente para verlos en una tableta. Asegúrese de que su solución contemple estas situaciones. Por ejemplo, uno de nuestros clientes es un concejo municipal que incluye diseños arquitectónicos en sus paquetes y luego utiliza monitores de pantalla plana grandes para mostrarlos desde la aplicación de Diligent.

6. Tomarse el tiempo necesario. Dese a usted y a los directores de su junta directiva el tiempo necesario para adaptarse al nuevo sistema; no existe necesidad de presionar para que la transición ocurra de manera abrupta. Con frecuencia escuchamos que los miembros de las juntas directivas solicitan una copia impresa del paquete junto con su iPad para la primera reunión con un software para juntas directivas. Por lo general, estas historias terminan con un documento impreso que jamás se usó, que se devuelve al administrador, mientras el director dice: “Creo que ya no necesitaré más papel”.

7. Dejar que la presión de los colegas motive la adopción. Es aceptable complacer a los pocos renuentes que aún puedan querer los paquetes impresos después de la primera reunión sin papel. Estos se unirán a tiempo a sus colegas que no usan copias de papel. Una vez que observen lo fácil que sus pares navegan por la información, no desearán ser responsables de retrasar la reunión. Por ejemplo, cuando una importante compañía de seguros se cambió a un software para juntas directivas, unos pocos miembros de la junta directiva insistieron en usar copias de papel. Pero después de algunos meses de ver a todos los demás usar la solución basada en iPad de Diligent Boards, dejaron el papel sin resquicio de duda.

En nuestro próximo artículo, hablaremos sobre cómo jugar un rol más activo en la gobernanza de los datos, y compartiremos cinco preguntas de alto nivel que puede plantearle a su director de seguridad de la información.

El desarrollo de software para juntas directivas y la adopción extendida de tabletas de alto poder de procesamiento y fáciles de usar finalmente han hecho posible la ausencia de papel en la sala de la junta directiva. Pero una planificación meticulosa y un enfoque centrado en el usuario para la instalación de un software para juntas directivas son esenciales si se desea asegurar que su empresa tenga acceso a lo que realmente promete un software. Para saber cómo mantener al usuario en el centro de la transición, consulte “Lograr la (verdadera) sala de junta directiva sin papel: El lado humano del cambio tecnológico”.

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