En defensa de las juntas directivas

El Harvard Business Review publicó recientemente un artículo que hace reflexionar y que cuestiona la efectividad de las juntas directivas en su rol supervisor de empresas. Los autores advierten que “en los últimos años ha venido creciendo la brecha entre lo que esperan los accionistas y los entes reguladores de las juntas directivas y lo que estos pueden hacer, según lo demuestran las investigaciones académicas”. Un ejemplo pertinente de ello es ¿cómo puede un miembro de la junta directiva que trabaja a tiempo parcial estar a la par de una gigantesca firma que tiene cientos de miles de empleados, que recibe miles de millones en ingresos anuales y que presta servicios a una miríada de industrias?

La verdad es que, los miembros de la junta directiva no son omniscientes. No se les puede exigir que ofrezcan información valiosa y objetiva sobre el rendimiento y la dirección de una empresa si dedican todo su tiempo a perseguir información o a intentar evaluar los movimientos estratégicos basándose en datos desactualizados. Si las juntas directivas deben supervisar de manera efectiva, necesitan que los accionistas y los entes reguladores compartan la información correcta de manera oportuna; además, necesitan tecnología actualizada que les permita reunirse con más frecuencia. Su capacidad para realizar sus tareas de manera efectiva, especialmente en la actualidad, cuando las industrias están más interconectadas y se han vuelto más competitivas, depende cada vez más de qué tan efectivamente estén equipados.

A continuación, encontrará cuatro pasos que ayudarán a que los miembros de la junta directiva estén informados y organizados, y que cuenten con datos pertinentes.

1. Planifique las reuniones regulares con la mayor anticipación posible. Los miembros de las juntas directivas tienden a retener sus cargos por más tiempo que los presidentes y directores ejecutivos y otros directores de las empresas, según un estudio de la publicación trimestral de McKinsey&Company, siendo que la misma persona ocupa su típica posición dentro de la junta directiva durante más de nueve años. Esta permanencia en sus cargos significa que los miembros de las juntas directivas pueden planificar con anticipación.

Las empresas pueden aprovechar esta situación de dos maneras. Primero, planificar las reuniones regulares con la mayor anticipación posible. Se recomienda que sea un año. De esta manera, tanto la junta directiva como el personal responsable de proporcionar la información a la junta directiva conocerán sus plazos con bastante anticipación. Segundo, permitir que los miembros de la junta directiva se preparen para el futuro. No espere que se pronuncien a propósito de los asuntos cotidianos del director de seguridad de la información, por ejemplo. Más bien; escuche a medida que ofrezcan información sobre adónde ven que se dirigen las tendencias tecnológicas y cómo ello podría tener un impacto potencial en el negocio.

2. Comparta información con la mayor anticipación posible, ya que los software para juntas directivas le permiten enviar material y actualizaciones de manera rápida y sencilla. Por otra parte, los servicios comunes de correo electrónico y para compartir archivos sólo le permiten enviar archivos con “todo o nada”, lo que con frecuencia se traduce en el envío del material en el último minuto o incluso después de la fecha límite.

Estos formatos tampoco están en capacidad de ofrecer el vasto conjunto de servicios que ofrecen los software para juntas directivas, que van desde permitir que voten los miembros de la junta directiva hasta compartir notas y archivar documentos anteriores, todo organizado en un mismo espacio. Si el objetivo es optimizar las comunicaciones para que los miembros se puedan enfocar en utilizar su experiencia, los software para juntas directivas pueden jugar un rol vital en mantener a todos organizados y atentos a sus responsabilidades.

Los miembros de la junta directiva necesitan tiempo para revisar y digerir toda la información pertinente de la empresa, y además, necesitan a alguien interno que sea sus ojos y oídos para asegurar un flujo preciso y oportuno de información. Las juntas directivas no pueden hacer su trabajo a menos que el personal de las empresas haga el suyo. No tema ser estricto en cuanto a exigir plazos para la entrega de información. Los miembros de su junta, por no mencionar el futuro de su empresa, dependen de ello.

3. Priorice información para ayudar a los directores a entender a qué dedicar su tiempo. Considere el siguiente escenario adverso: se improvisa una agenda en el último minuto en función del orden en que los directores de la empresa envían la información, sin dar mucha importancia a priorizar el tiempo de los miembros de la junta directiva. Este es tiempo valioso desperdiciado y, como resultado, los miembros de la junta no pueden hacer el trabajo que se espera que hagan. El ejemplo anterior pertenece a otro artículo de Harvard Business Review de 2004.

Un material específico y organizado que ayude a los miembros de la junta directiva a priorizar su tiempo, aprovechar su experiencia y cumplir la misión de la empresa puede hacer que las reuniones sean más fructíferas y que las juntas directivas puedan, por su parte, ser más pertinentes y ofrecer una mejor participación.

Asegúrese de que la información de la junta directiva refleje lo que los gerentes utilizan para manejar su negocio. Los miembros de juntas directivas que utilizan parámetros desactualizados o diferentes corren el riesgo de tomar decisiones inapropiadas o, aún peor, fútiles.

Además, considere realizar encuestas a la junta directiva para determinar sus principales intereses. Con las herramientas integradas para realizar encuestas que ofrece un software para juntas directivas, resulta sencillo obtener una rápida orientación por parte de la junta directiva en lo que se refiere a los temas que desean abordar primero y aquellos con menor relevancia.

4. Mantenga un centro de recursos nutrido de información. Para asegurar que los miembros de la junta directiva tengan acceso a toda la información que sea pertinente, y no solo al más reciente paquete de material, considere la idea de contar con un “centro de recursos”. La información de dicho centro podría contener numerosos recursos valiosos, que incluyan reportes de analistas, información sobre la industria, información sobre los competidores, así como notas y material pertenecientes a reuniones anteriores de la junta directiva. Sin embargo, para que el centro de recursos sea útil, debe estar bien organizado y ser muy fácil de revisar.

No desperdicie el tiempo de las reuniones revisando todos los documentos y la información que se hayan enviado con anticipación. Si todas las comunicaciones anteriores a la reunión se realizan de manera oportuna y específica, los directores deberían llegar a la sala de juntas con la preparación suficiente para iniciar la discusión. Replantee la agenda de manera que se enfoque en maximizar el tiempo y el conocimiento de los miembros de la junta directiva. Los miembros de su junta directiva poseen una experiencia de alto nivel en la industria. Maximice el tiempo limitado para enfocarse en la sabiduría que puedan ofrecer, y verá que las juntas directivas están lejos de ser obsoletas.

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