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Beneficios de usar un software para juntas directivas

Quizás estemos en la era digital, pero los sistemas de distribución de información que usan muchas empresas para comunicarse con sus juntas directivas aún son bastante tradicionales. De hecho, estas prácticas obsoletas a menudo implican personal dedicado a compilar montañas de documentos y a enviarlos alrededor del mundo o asistentes que se esfuerzan por compaginar el material de la junta directiva.

¿La solución? Los software para juntas directivas pueden ayudar a modernizar las comunicaciones, ahorrando tiempo (y dinero) en las horas del personal al reducir los costos de envío por correo, el tiempo que toma reunir la información y la necesidad de verificar las entregas, por citar unos pocos ejemplos. Los software también permiten ahorrar tiempo (y dinero) a los directivos, quienes no deben revisar montañas de papeles, buscar respuestas en medio de informes impresos o a través de miembros del personal o considerar asuntos empresariales sin la información más reciente. A continuación presentamos algunas formas en las que los software benefician a los miembros de la junta directiva y administradores:

Disminución de la carga del personal

Rob Bellhouse, ex secretario de la compañía de Lonmin, una empresa minera que cotiza en el FTSE 250, señala que tenía un equipo que trabajaba todo el tiempo para manejar el papeleo y la logística de entregar paquetes con información de la junta directiva a los directores a tiempo para las reuniones. “Teníamos unas seis personas trabajando bajo presión, y aun así había problemas inevitables y conexiones perdidas cuyo resultado era que algunos directores se presentaban a las reuniones de la junta directiva sin el material más reciente”, relata a Diligent.

En el libro de texto de gerencia, Managing the Challenges in Human Service Organizations: A Casebook, un director ejecutivo admitió que él y su personal solían enviar correos electrónicos a cada miembro de la junta directiva y llamarlos solo para asegurarse de que habían recibido los paquetes que les habían enviado por correo tradicional. A pesar de todos sus esfuerzos adicionales, había ocasiones en que miembros de juntas directivas no recibían información crucial.

Soluciones de software: Un software tiene la capacidad de abordar muchos de estos problemas. La información se almacena en un lugar al que se tiene acceso instantáneo, y los empleados no tienen que planificar con semanas de antelación solo para hacer llegar la información a quienes corresponde. No tiene complicación crear sistemas de archivo detallados de la organización ni hay necesidad de dedicar una gran cantidad de tiempo a hacerle seguimiento a los miembros de la junta directiva. Un sistema de fácil uso ahorra horas, quizás días, de tiempo del personal.

Disminución de la carga de la junta directiva

Bellhouse dijo a Diligent que ha enviado a ejecutivos informes en papel a distancias de hasta casi 13.000 kilómetros. Imagine a un miembro de junta directiva que empaca cientos de páginas de informes y datos financieros en su maleta, en un avión, en camino a sus vacaciones. El papel equivale a un gran desperdicio y también representa un riesgo de seguridad, dado que alguien podría tomar el paquete o revisarlo. No hace falta decir que no es el mejor sistema.

Además, cuando un número tan elevado de páginas se registra manualmente, es un desafío rastrear dónde y cuándo se escribieron las notas. En un artículo publicado en la revista Harvard Business Review, Maggie Wilderotter habla sobre sus períodos en las juntas directivas de P&G y Xerox y señala que si bien las reuniones son cruciales, también es importante comunicarse con la base entre las reuniones para mantenerse al día con la información financiera y de otra índole. Después de todo, ¿cómo pueden los directivos hacer recomendaciones si la información que están revisando no es la versión más reciente o requiere actualizaciones? El tiempo que se pierde en logística es tiempo que no se dedica al liderazgo de visión panorámica, que es el motivo original por el cual las corporaciones emplean a los miembros de la junta.

Soluciones de software: Estos desafíos se pueden disminuir mediante el acceso inmediato a la información que brinda un software, especialmente cuando ese software está disponible en una variedad de dispositivos electrónicos. Los software aseguran que los miembros de la junta directiva tengan acceso a la información más actualizada y no pierdan tiempo haciendo malabares con montañas de papel. El personal puede actualizar los documentos a través del software, y los miembros de la junta directiva también pueden tomar notas allí.

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