Governance

Zurück ins Büro – darauf kommt es jetzt an

Die Navigation durch die COVID-19-Pandemie und ihre Folgen wird eine der größten privaten wie geschäftlichen Herausforderungen unserer Zeit sein. Um den Betrieb aufrechtzuerhalten und gleichzeitig das Risiko für die Mitarbeiter zu minimieren, haben die meisten Unternehmen neue, virtuelle Arbeitsweisen eingeführt. Auf einmal ist das Verständnis für die Arbeitswelt 4.0 präsenter denn je – dank der Krise.

Wie aber sieht die Rückkehr an den Arbeitsplatz aus? Denn dorthin möchten seit vielen Wochen schon vermehrt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich nach Normalität sehnen. Für Unternehmen gibt es diesbezüglich zahlreiche Anforderungen zu beachten und somit stehen viele Fragen im Raum:

  • Werden die Arbeitsplätze in neuen, weiter entfernten Abständen angeordnet oder ist eine Maximalbelegung pro Büro vorzuschreiben?
  • Wird der Zugang zu Küche, Pausenbereich und Toiletten auf eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern zu einem bestimmten Zeitpunkt beschränkt?
  • Werden „Einbahnstraßen“ eingerichtet, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Mitarbeiter in unmittelbarer Nähe aneinander vorbeigehen?
  • Wird der Zugang von Besuchern in den Büroräumen eingeschränkt?
  • Wird persönliche Schutzausrüstung wie Masken und Handschuhe zur Verfügung gestellt?
  • Wie werden gemeinsam genutzte Oberflächen wie bei Druckern oder Tastaturen sicher bereitgestellt?
  • Wird es eine Beschränkung der Personenanzahl geben, die einen Aufzug nutzen wollen?
  • Werden die Mitarbeiter ermutigt (oder aufgefordert), das Mittagessen von zu Hause mitzubringen?
  • Werden ausgewiesene „Händedesinfektionsstationen“ eingerichtet und neue Büroreinigungsprotokolle hervorgehoben?

Etablierung eines Koordinationsteams

Unternehmen müssen Teams benennen, die für die Entwicklung, Kommunikation, Umsetzung und regelmäßige Neubewertung von Plänen zur Rückkehr an den Arbeitsplatz verantwortlich sind.

Zu den Teammitgliedern sollten die Unternehmensleitung mit Vertretern der Personalabteilung, Betriebsrat, Rechtsabteilung und IT gehören. Unternehmen sollten auch erwägen, externe Berater wie beispielsweise Experten für die öffentliche Gesundheit hinzuzuziehen. Diese können zusätzliche Beratung bieten, insbesondere in Einrichtungen, die möglicherweise umgestaltet werden müssen, um eine bessere Distanz zwischen den Mitarbeitern zu wahren. Angesichts der Ungewissheit bezüglich der dauerhaften Auswirkungen von COVID-19 sollte das Planungsteam fortlaufend bestehen bleiben, um Fragen zu klären, die nach der Rückkehr der Belegschaft in das Büro auftreten.

Der Plan für die Rückkehr zur Arbeit wird für jedes Unternehmen einzigartig sein, und je nach Standort, örtlichen Anforderungen und Funktion sind unterschiedliche Pläne erforderlich. Zu den Schlüsselfaktoren, die es zu berücksichtigen gilt, gehören die Lage des Arbeitsplatzes, die Anzahl der Mitarbeiter am Standort, die Möglichkeit eine angemessene soziale Distanzierung innerhalb des Arbeitsplatzes zu gewährleisten, und die Abhängigkeit der Mitarbeiter von öffentlichen Verkehrsmitteln.

 

Hybrider Ansatz als ersten Schritt

Viele Pläne zur Rückkehr an den Arbeitsplatz sehen vorerst nur einen bestimmten Prozentsatz (z.B. 25% oder 50%) der Belegschaft hierfür vor. Einige Unternehmen halten sich an Rotationspläne, damit die physische Anzahl der Mitarbeiter im Büro überschaubar bleibt. Das richtige Gleichgewicht hängt von den betrieblichen Erfordernissen eines Unternehmens und den vorhandenen Räumlichkeiten und Möglichkeiten ab, die genutzt werden können, um einen engen Kontakt zwischen den Mitarbeitern zu vermeiden.

Entscheider stehen vor der Herausforderung, genau zu bestimmen, welche Abteilungen unternehmenskritisch sind. Einige Rollen, wie z.B. der Vertrieb, wo angenommen wurde, dass dort eine physische Interaktion von Angesicht zu Angesicht erforderlich ist, stehen vor großen Veränderungen. Ein Umdenken ist gefordert angesichts der ständig wechselnden Gesundheitsrichtlinien und Kundenpräferenzen sowie der Abwägung von Geschäftsreisen zu nicht wesentlichen Zwecken.

Andere Aufgaben hängen unbestreitbar von den Tools oder Technologien vor Ort ab und können ohne diese nicht effektiv erledigt werden.

Darüber hinaus sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass es eine klare Meldepolitik für den Fall gibt, dass Mitarbeiter glauben, dass sie während ihres Aufenthalts am Arbeitsplatz ansteckend waren oder gewesen sein könnten. Unternehmen werden entscheiden müssen, wie sie ihre Protokolle für die Benachrichtigung von Mitarbeitern und die Ergreifung von Abhilfemaßnahmen in diesem Fall gestalten werden.

 

Safety first

Auf dem Weg zur Normalisierung sollte die Gesundheit und Sicherheit der Belegschaft für das Management oberste Priorität haben. Dies ist ein moralisches, ethisches und rechtliches Anliegen für alle Unternehmen. Und aus geschäftlicher Sicht ist der Schutz des Wohlergehens der Mitarbeiter von größter Bedeutung, denn kein Plan zur Wiederaufnahme des normalen Betriebs kann ohne sie gelingen.

Die Arbeitnehmer zählen darauf, dass ihre Unternehmen ihnen dabei helfen, sicher an ihre Arbeit zurückzukehren. Die Koordinationsteams müssen die Einhaltung von Bundes-, Landes- und lokalen Anordnungen verstehen und sicherstellen bzw. anpassen, wenn Einschränkungen gelockert werden. Da diese Vorschriften von Ort zu Ort unterschiedlich sind und wahrscheinlich nicht einheitlich angepasst werden, sollten Führungskräfte eine Reihe von Szenarien einplanen, abhängig davon, wo geschäftskritische Arbeiten stattfinden.

Sobald es möglich ist, Büros, Fabriken und Vertriebszentren wieder zu eröffnen, stehen die Führungsteams vor der Herausforderung, diese sicher und virenfrei zu halten. Möglicherweise werden neue Protokolle für Tiefenreinigung und Desinfektion erforderlich sein. Das könnte auch zu Änderungen des gewohnten Arbeitsumfelds führen, wie z.B. die Verlegung von Arbeitsplätzen in größere Entfernungen oder die Änderung des Zeitplans der Mitarbeiter, um die Anzahl der Personen in den Gebäuden auf einmal zu reduzieren.

In manchen Unternehmen macht es Sinn, Schutzbereiche aufzubauen. Das Virus breitet sich meist über große Atmungströpfchen aus, so dass die Verwendung von Plexiglas oder anderen Arten von Barrieren einen Teil der direkten Ausbreitung dieser Tröpfchen blockieren kann.

Unternehmen könnten auch erwägen, Richtlinien für die Verwendung von persönlicher Schutzausrüstung wie Gesichtsmasken und Handschuhen aufzustellen, beim Betreten des Arbeitsplatzes Fieber zu messen und Regeln zu definieren, wann Mitarbeiter nach der Infektionsgenesung an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können. Angesichts der Allgegenwart mobiler Geräte ist es außerdem möglich, Technologien bzw. Apps einzusetzen, um die Kontaktverfolgung zu erleichtern. Wann immer solche Schritte in Erwägung gezogen werden, ist es jedoch wichtig, sicherzustellen, dass Protokolle zum Schutz der persönlichen Daten der Mitarbeiter vorhanden sind.

 

Chance für die Digitalisierung

Selbst wenn es im Büro wieder langsam nach Normalität aussieht, sollten Unternehmen den Kontakt von Angesicht zu Angesicht minimieren, indem z.B. virtuelle Treffen auch weiterhin durchgeführt werden.

Die letzten Wochen und Monate haben Unternehmen gezeigt, dass Digitalisierung keine Angst machen muss, sondern vielmehr Chancen bringt. Mit einer Selbstverständlichkeit wurden Tools und Software von Zuhause genutzt und diesen Schwung gilt es beizubehalten. Das papierlose Büro, der digitale Boardroom und vieles mehr können nun umso intensiver vorangetrieben werden, denn das Verständnis ist an vielen Stellen nun neu priorisiert.

Gerade Management Assistenzen können hier ihre Chancen wittern: Haben sie in der Vergangenheit doch oftmals chancenlos für das moderne Büro mit digitalen Sitzungsunterlagen etc. gekämpft.

 

Empathie und Kommunikation

Ohne die Beteiligung der Mitarbeiter werden selbst die besten Pläne nicht gelingen. Management-Teams sollten mit Einfühlungsvermögen führen und Verständnis dafür zeigen, dass zwar all ihre Mitarbeiter diese Krise erlebt haben, aber nicht alle auf die gleiche Weise. Einige Mitarbeiter haben möglicherweise ein höheres Risiko an einer schweren COVID-19-Infektion zu erkranken, und zögern, in das Büro zurückzukehren. Andere möchten die Arbeit im Homeoffice vielleicht gerne hinter sich lassen, haben aber zusätzliche Betreuungsaufgaben, die es ihnen schwer bis unmöglich machen, dies zu tun. Sensibilität für diese Realität ist ein Muss.

Ebenso ist es wichtig zu erkennen, dass die Belegschaft Zeit braucht, um sich an neue Arbeitsweisen nach einer Pandemie anzupassen. Beschäftigte werden möglicherweise feststellen, dass sich die physische Anordnung ihres Arbeitsplatzes und ihr Schichtplan verändert. Um sich in diesen hier zurechtzufinden, sollte das Management sicherstellen, dass die Mitarbeiter verstehen, was von ihnen verlangt wird und welche Schritte das Unternehmen einleiten muss, um Arbeitsplätze und Gesundheit zu schützen.

An dieser Stelle unterstützen ebenfalls Assistenzen, die als People Manager Empathie und Zusammenarbeit fördern und Entscheidungsträgern mit Rat und Tat zur Seite stehen. Einmal mehr zeigt sich hier, dass Assistenzen überall eingesetzt werden können und dass sie fester Bestandteil von Change Prozessen sind.

 

MÖCHTEN SIE MEHR ÜBER BOARD SOFTWARE ERFAHREN?

Lesen Sie mehr über Diligents Sitzungsmanagement Software und finden Sie heraus, wie Diligents Modern Governance Lösungen Ihnen dabei helfen können sicher und effektiv zusammenzuarbeiten. Fordern Sie noch heute eine Demo an.

VORGESTELLTE BLOGS