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Was ist ein eigentlich ein Board Portal?

Ein Board Portal? Kennen Sie nicht? Keine Sorge, ich schaffe gerne für Aufklärung in diesem Blog Artikel. Denn auch mir sagte dieser Begriff vor einigen Jahren noch gar nichts. Viele Assistenzen und Office Manager haben sich mit dem Thema tatsächlich noch nicht im Detail beschäftigt, aber die zunehmende Digitalisierung, die Arbeitswelt 4.0 und insbesondere der digitale Arbeitsplatz lassen kaum zu, dass man diese Software nicht beachtet. Spart sie doch in vielerlei Sicht Zeit als auch Kosten. Was aber genau steckt dahinter?

Eigenschaften eines Board Portals

Ein Board Portal ist eine Software zur sicheren digitalen Kommunikation zwischen Mitgliedern eines Führungsgremiums inklusive des Sekretariats des Unternehmens. Es bietet eine Plattform für den sicheren Austausch von Dokumenten und Informationen, wodurch die Kommunikation zwischen der Führungsetage und der Assistenz verbessert wird. Board Portale tragen durch benutzerfreundliche Dashboards, Sitzungsvorlagen und die einfache Verteilung von Unterlagen zur Optimierung der Sitzungsverwaltung bei.

Die richtige Sitzungsmanagement Software für Ihre Unternehmung kann die Kommunikation vereinfachen und die Effizienz Ihres Führungsgremiums steigern. Kurz: Mit einem Board Portal sparen Vorstände, Aufsichtsräte sowie deren Assistenzen wertvolle Zeit.

Wichtig bei einem Board Portal ist folgendes:

  • Hohe Sicherheit: Aufgrund der Sensibilität von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratsdokumenten ist Sicherheit ein zentrales Thema. Papier ist leider nicht sicher und auch E-Mails oder Post können ganz einfach bei einem falschen Empfänger landen. Mithilfe von Board Portalen wie Diligent Boards, können Dokumente sowohl beim Versenden, beim Empfang und in jeder dazwischenliegenden Phase verschlüsselt werden.
  • Zusammenstellung und Verteilung von Dokumenten: Assistenzen können mithilfe eines Board Portals Sitzungsunterlagen einfach und unkompliziert zusammenstellen, bei Bedarf aktualisieren und die Dokumente an die Teilnehmer verteilen. Bearbeitungen, Aktualisierungen sowie Löschungen von Dokumenten können online und offline erledigt werden, und diese sind sofort für alle Teilnehmer verfügbar. Das erspart den Druck, das Zusammenstellen und den Versand der Sitzungsunterlagen.
  • Online-Verfügbarkeit: Das Führungsgremium kann die Unterlagen elektronisch einsehen und jederzeit auf einem sicheren Kanal mit anderen Entscheidungsträgern kommunizieren.
  • Offline-Verfügbarkeit: Die involvierten Parteien können die Dokumente auf ihre Endgeräte herunterladen und auch unterwegs offline bearbeiten. Board Portale stellen zugleich sicher, dass auch offline verfügbare Dokumente gemäß den zentral eingestellten Sicherheitsstufen geschützt bleiben.
  • Archivierung: Sitzungsunterlagen von vergangenen Sitzungen werden über mehrere Jahre gespeichert und erfüllen damit die gesetzlichen Anforderungen der mehrjährigen Aufbewahrung- und Dokumentationspflicht.

 

Alle Vorteile auf einen Blick

  • Sitzungsunterlagen können schneller zusammengestellt und elektronisch zirkuliert werden
  • Globaler Zugriff trägt der erhöhten Mobilität von Entscheidungsträgern Rechnung
  • Hohe Sicherheit dank verschlüsseltem Zugriff
  • Weniger bis gar kein Papier
  • Archivierung und Suchfunktion vergangener Sitzungsunterlagen
  • Zeitnahe Kommunikation zwischen allen involvierten Parteien des Gremiums

 

Welche Schritte müssen Sie beachten?

Schauen Sie sich in aller Ruhe Ihre aktuelle Sitzungsmanagement Software an und identifizieren Sie die Dinge, die gut laufen und zugleich die Punkte, wo Sie Optimierungsbedarf sehen. Ein Board Portal kann u.a. für Sicherheit sorgen und Versandkosten reduzieren. Erstellen Sie als nächstes Ihre Funktionsliste sprich alle die Punkte, die das Board Portal besitzen muss. Hier kommt das Thema Sicherheit sicherlich für viele von Ihnen direkt ins Spiel. Aber auch Hilfe bei der Protokollführung und ein 24/7 Kundenservice sind für Sie mitunter wichtige Kriterien, die in Ihre Entscheidungsfindung einfließen.

Wir alle wissen, dass Assistenzen in mühevoller Arbeit Sitzungsunterlagen erstellen, drucken und aktualisieren müssen. Die Technologie ist jedoch weitergewachsen und als digitaler Pionier kann gerade das Sekretariat auf der Chefetage ein Treiber der Sitzungsmangement Software sein. Finden Sie den für sich passenden Partner und schauen sich alle Funktionalitäten in Ruhe an. Binden Sie vor allem von Anfang an die IT sowie die Compliance Abteilung aktiv in Ihre Recherche ein. Gerade im Hinblick von DSGVO ist dies ein wichtiger Faktor.

Das Ziel jeder versierten und zukunftsgerichteten Assistenz ist die Entlastung des Managements, die Schaffung von mehr Produktivität und Effizienz und natürlich nicht zuletzt mehr Zeit. Die Einführung eines für Sie passenden Board Portals kann ein wunderbares Projekt werden, in dem Sie sich einmal mehr mit den technologischen und innovativen Themen des Sitzungsmanagements auseinandersetzen. Die Entwicklung von Sitzungsmanagement Software und die mittlerweile weit verbreitete Nutzung von leistungsstarken, benutzerfreundlichen Tablets haben papierlose Sitzungen auf Führungsebene zur Realität werden lassen.

Allerdings sollte die Einführung einer Portal Lösung sorgfältig geplant und nutzerorientiert gestaltet werden. Nur so können Sie in Ihrem Unternehmen das Leistungsversprechen eines Board Portals optimal für sich nutzen.

 

Diligent als kompetenter Partner

Diligent bietet Unternehmen Corporate-Governance-Tools für optimale Sicherheit und Compliance. Eines der Kernprodukte ist Diligent Boards. Ein Board Portal ist eine sichere Plattform, über die ein Führungsgremium seine Sitzungsmappen teilen kann – ohne das Risiko und die Zusatzkosten einer gedruckten Sitzungsmappe. Assistenzen und Office Manager können Sitzungsmappen einfach und bequem überarbeiten und zudem eine sichere Kommunikation in Form von Notizen, Unterschriften, Anmerkungen, Tagesordnungen und mehr für alle Beteiligten gewährleisten.

Nutzen Sie Ressourcen wie den Diligent Kaufratgeber, um das optimale Board Portal für Ihr Unternehmen und Führungsgremium zu finden.

Weitere Informationen zu einem konsequent nutzerorientierten Umgang mit Kunden bei einem Umstieg finden Sie in unserem Whitepaper „Die (vollkommen) papierlose Vorstands- und Aufsichtsratssitzung: Technologischer Wandel aus menschlicher Sicht“.

Lesen Sie zudem mehr über die Erfahrungsberichte zufriedener Diligent-User in diesem Blogbeitrag und überzeugen sich selbst, warum ein Board Portal zu mehr Produktivität und Effizient bei Ihrem Sitzungsmanagement beitragen kann: „Warum benutzen Sie Diligent Boards?“

Und abschließend gibt es hier noch ein nützliches Webinar zum Board Portal von Diligent. Schauen Sie einmal vorbei: „Diese 5 Eigenschaften sollte jedes Board Portal besitzen“ und teilen es gerne mit Ihren Teams.

Viel Erfolg bei der Implementierung Ihres Board Portals.

Ihre Office Expertin

Diana Brandl

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