Interview

Warum benutzen Sie Diligent Boards – 3 kurze Interviews mit aktuellen Nutzern

Im Rahmen der digitalen Transformation und Arbeit 4.0 kommt man am digitalen Arbeitsplatz heute nicht mehr vorbei. Und das ist auch gut so. Denn Unternehmen und Mitarbeiter stellen sich mehr und mehr digital auf und selbstverständlich betrifft dies auch den Arbeitsplatz von Office Professionals. Und dabei taucht immer gerne mal wieder die gleiche Frage auf: Wie führen Sie Ihre Meetings durch? Mit Papier oder digital?

https://diligent.com/de/blog/drucken-sie-noch-oder-klicken-sie-bereits-vorstandssitzungen-in-der-arbeitswelt-4-0/

Führungsgremien, Vorstände und Aufsichtsräte auf der ganzen Welt verlassen sich auf das marktführende Board Portal von Diligent und nutzen die sicherste und benutzerfreundlichste Lösung, um effektiv zusammenzuarbeiten. Die wichtigen Keyplayer sind jedoch die Assistenzen und Office Manager, die das Tool oftmals ins Unternehmen holen und somit am meisten nutzen.

Daher möchten wir heute einmal drei begeisterte Assistenznutzer vorstellen und zur Zusammenarbeit mit Diligent befragen. Wir konnten dafür zwei Executive Assistants aus den USA sowie eine aus der Schweiz gewinnen.

 

Bethany M. arbeitet als Executive Assistant für ein Unternehmen, welches sich in der Nähe von Chicago in den USA befindet. Sie begann direkt nach ihrer Einstellung damit, Diligent zu nutzen. Das war vor etwa mehr als zwei Jahren. Sie verwendet derzeit nicht alle angebotenen Funktionen, liebt aber die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz, die Diligent bei der Erstellung von Board-Paketen bietet.

Für die Vorstandsmitglieder ist es unglaublich einfach, auf die Informationen zuzugreifen und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn bestimmte Dokumente im Paket mit neuen Informationen aktualisiert werden. Diese Aktualisierungen erfolgen meist über Bethany.

Generell ist ihr Unternehmen eine äußerst digitale Organisation und Bethany betrachtet sich selbst als bestens digital aufgestellt. Ein Programm, welches sie insbesondere anderen Assistenzen empfehlen kann, ist OneNote. „Das OneNote-Programm ist großartig, um meinen Tagesablauf und meine Zeit zu organisieren. Es kann auch unter anderen im Büro zwischen Kollegen geteilt werden und erlaubt uns allen, an einem Thema als Team zu arbeiten.“

 

Joley H. ist seit über 20 Jahren Assistentin und seit über 18 Jahren bei ihrer jetzigen Firma tätig. Sie arbeitet für ein Healthcare Real Estate Investment Trust mit Hauptsitz in Kalifornien.

Im Januar 2012 erzählte eines der Vorstandsmitglieder wie sie Diligent in einem anderen Board benutzt hat und Joley war sehr interessiert, die Software auch bei LTC einzusetzen. Seit der Einführung sind alle nicht enttäuscht worden und äußerst zufriedene Nutzer.

„Die Unterschriften Funktion ist ganz klar mein Lieblings-Feature“, sagt Joley. Die Signaturen jedes Direktors und Managers können in das Diligent-Programm eingescannt werden. Dann lädt man das Dokument hoch, legt seinen Signaturblock dort ab, wo es hingehört und der Direktor loggt sich einfach ein und autorisiert die Signatur auf dem Dokument. Joley verwendet dies u.a. für einstimmige schriftliche Zustimmungen, Ausschussberichte und andere Dokumente, die Unterschriften erfordern. Keine E-Mails / Scans / Faxe mehr. Joley schätzt die unglaublich schnelle Umsetzung.

Das Diligent Board-Portal ist äußerst effizient, jedes geänderte Element kann blitzschnell ersetzt werden und man kann die Änderung allesamt notieren und festhalten, anstatt herumzulaufen und zu versuchen, Seiten zu drucken, zu kopieren und auszutauschen. In der Lage zu sein, innerhalb weniger Minuten, Unterschriften zu erhalten und eine Führungskraft nicht zu belästigen, ist wunderbar, besonders, wenn diese auf Reisen sind.

Joley schreibt Notizen direkt auf das Dokument. Diligent ist bei weitem ihre Lieblingsanwendung. Den Kundenservice beschreibt sie als fantastisch.

Ihr Unternehmen ist klein, sie bewegen sich im Allgemeinen aber mehr und mehr in digitalere Anwendungen, aber meist macht man viele Dinge von Hand oder bereitet sie in Excel für unterschiedliche Zwecke auf.

Joley liebt es, digital und online zu arbeiten und schätzt dabei die Bequemlichkeit und die Schnelligkeit.

 

Tanja B. arbeitet als Executive Assistant bei einem Schweizer Unternehmen. Seit Juli 2015 arbeitet sie bereits mit den Produkten von Diligent.

Das BoardBook an sich ist bereits eine große Hilfe für Tanja. Allerdings ist auch der Messenger mittlerweile zu einem der wichtigsten Tools zum Austausch von gesicherten Inhalten geworden. Hier bietet das Web-Tool eine große Erleichterung.

Die einfache und intuitive Benutzeroberfläche erleichtert das unkomplizierte Veröffentlichen von vertraulichen Unterlagen. Die einfache Handhabung erspart wertvolle Arbeitszeit und ermöglicht unkompliziertes Aktualisieren und Austauschen von Themen und Dokumenten.

Als Mitglied des Advisory Boards kann Tanja als Anwender (Admin) von Diligent dazu beitragen, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und auf fehlende Features etc. hinzuweisen. Das Thema Digitalisierung ist für Tanja’s Unternehmen sehr wichtig. Aus diesem Grunde finden regelmässige Workshops statt, um über die Wichtigkeit und den Fortschritt zu diskutieren und Innovationen aufzuzeigen.

Tanja selbst nutze diverse Apps auf ihrem iPhone und iPad zur Erleichterung ihres privaten und beruflichen Alltags.

Hier kommen ihre persönlichen Tipps: Skype for Business, Hangouts, Workday, Currency, Leo, Diligent, Skyscanner, booking.com sowie andere ReiseApps, FluglinienApps (LH etc.), Dateien (iCloud), Linked-in, Xing, AroundMe, OpenTable, Book a Table, GoogleMaps, Bank-Apps, Uber, FAZ u.a. News Portale, To Do, etc.

 

Auch Sie wollen Ihr Unternehmen in der Digitalisierung unterstützen und suchen nach relevanten Softwares wie Diligent? Die perfekte Anleitung für Assistenzen und Management zur Einführung papierloser Board-Meetings finden Sie hier.

Ich wünsche viel Erfolg bei der Digitalisierung Ihres Arbeitsplatzes.

Ihre Office Expertin

Diana Brandl

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